Dokumentstyring: versioner, revisionsdatoer og godkendelse

Hvad dokumentstyring omfatter

Uanset hvilket system du bruger, handler dokumentstyring som regel om seks ting:

1. Et register over styrede dokumenter med ejer, version og næste revisionsdato.
2. Versioner, så du kan se, hvad der er ændret, hvornår og hvorfor.
3. Revisionsdatoer, så dokumenterne gennemgås i en fast cyklus og efter relevante ændringer eller hændelser.
4. Godkendelse af en person med beføjelse, registreret.
5. Distribution, så den gældende version ligger, hvor folk kigger, og gamle versioner trækkes tilbage.
6. Læsekvittering, hvor de personer, en ændring berører, bekræfter, at de har læst den.

Dokumentstyring er også noget, auditorer ofte ser på under standarder for ledelsessystemer som ISO 9001 (kvalitet), ISO 14001 (miljø) og ISO 45001 (arbejdsmiljø). Denne side beskriver kun praksis i generelle vendinger, ikke ordlyden af noget punkt i standarderne.

Versioner og revisionsdatoer

SharePoint og OneDrive gemmer allerede filers versionshistorik. Hvad de ikke gør af sig selv, er at fortælle ejeren, at en procedure skal revideres, eller opdage, at en procedure stadig henviser til en maskine, du solgte sidste år. Det er her, en AI-medarbejder hjælper:

• Den holder øje med revisionsdatoerne i dit dokumentregister, minder ejerne om dem i god tid og følger derefter op.
• Når en revision forfalder, kan den læse dokumentet og liste ting, der er værd at kontrollere, for eksempel henvisninger til roller, udstyr eller skemaer, der ikke længere stemmer med dine andre registreringer.
• Den laver et udkast til revisionen i Word, som ejeren kan acceptere eller afvise ændring for ændring. Word-tilføjelsesprogrammet i The Everything skriver udkast og redigerer i dit dokument, og hver ændring godkendes.
• Den opdaterer registret med den nye version, dato og et kort resumé af, hvad der er ændret, når dokumentet er godkendt.

Hændelser og auditfund er almindelige anledninger til en ikke-planlagt revision. Når de kobles til dokumentregistret, går en korrigerende handling fra en hændelse eller en audit ikke i stå.

Godkendelser og underskrift

AI'en kan sende et udkast til godkenderen med resuméet af ændringen og begrundelsen for den og rykke, indtil det er godkendt eller sendt retur. Den registrerer i dit register, hvem der godkendte hvad og hvornår. Den godkender ikke selv noget.

Nogle regulerede brancher har særlige regler for elektroniske registreringer og signaturer. I USA er virksomheder, der reguleres af FDA (den amerikanske fødevare- og lægemiddelmyndighed), underlagt 21 CFR Part 11 (amerikanske regler for elektroniske registreringer og signaturer), som i §11.10(e) kræver »sikre, computergenererede, tidsstemplede revisionsspor« og fastslår, at »ændringer af registreringer ikke må tilsløre tidligere registrerede oplysninger«. Hvis regler som disse gælder for dig, er dit validerede dokumentsystem fortsat stedet, hvor godkendelser registreres; en AI-assistent kan understøtte processen, men er ikke det system.

Læsekvittering

Når en procedure ændres, skal de personer, der bruger den, vide det. Rutinen er enkel og kedelig, hvilket gør den velegnet til en AI-medarbejder:

• Find ud af, hvem der berøres, ud fra en distributionsliste, du vedligeholder.
• Send hver person den nye version med et letforståeligt resumé af, hvad der er ændret.
• Registrér hver kvittering, for eksempel i en SharePoint-liste, og følg op over for alle, der ikke har svaret.
• Giv dokumentejeren en liste over, hvem der mangler.

At kvittere for et dokument er ikke det samme som at være kompetent i det. Hvor en ændring kræver uddannelse, så registrér den i din uddannelsesdokumentation.

Hvad der forbliver hos en person

• Indhold. Hvad en procedure siger, og om den er sikker og lovlig, afgøres af personer med viden og beføjelse.
• Godkendelse og frigivelse. En navngiven godkender godkender hver version.
• Tilbagetrækning af gamle versioner. AI'en kan liste, hvor en gammel version stadig optræder; at tage den ud af brug er en beslutning for ejeren.
• Opfølgning på manglende kvittering. Hvad der sker med en person, der ikke har læst en sikkerhedskritisk ændring, er en leders beslutning.

Før du begynder

The Everything kører i din Microsoft 365-tenant (din organisations Microsoft-miljø) med snævert afgrænsede tilladelser, men dine data forlader tenanten til AI-behandling. Privatlivspolitikken nævner Microsoft (Azure OpenAI) og OpenAI som AI-udbydere og oplyser, at udbyderne kan behandle oplysninger uden for dit land. Det offentlige websted påberåber sig ikke nogen certificering som SOC 2 eller ISO 27001 og nævner ikke, i hvilket land data hostes.

Tjek de regler for opbevaring, der gælder for dine styrede dokumenter, herunder hvor længe gamle versioner skal opbevares. Beslut, hvilke dokumentbiblioteker AI'en må læse og redigere, og behold dit dokumentregister som den eneste autoritative kilde.

Ofte stillede spørgsmål