Automatisér compliance-året uden at overlade beslutningerne

Det, der går igen i et compliance-år

At få en tilladelse eller en godkendelse er et projekt. At forblive compliant bagefter er rutine, og det er i rutinen, tingene glipper. Et register går seks måneder uden gennemgang. En underleverandørs forsikring udløber, og ingen opdager det. En rapporteringsfrist kommer, mens den person, der kendte til den, er på ferie. Ingen af disse fejl skyldes, at man ikke kender reglerne. De skyldes for mange små, datobestemte opgaver fordelt på for mange personer.

For de fleste regulerede virksomheder falder det tilbagevendende arbejde i seks grupper:

Hvis du har brug for hjælp til at få en godkendelse i første omgang, for eksempel en henvisning, en licensansøgning eller en tilladelse, så se vores søsterwebsted regulatoryapprovalautomation.com. Dette websted dækker det, der kommer bagefter.

Hvad kan automatiseres, og hvad forbliver hos en person

Den nyttige grænse går mellem administration og vurdering. Administration er at finde, sortere, minde om, rykke og skrive udkast. Vurdering er at afgøre, hvad noget betyder, og sætte sit navn under det. En AI-medarbejder er god til det første og bør ikke gøre det andet.

Sådan gør en AI-medarbejder i Microsoft 365 det

The Everything, udviklet af SG1 Consulting (udgiveren af dette websted), er en AI-medarbejder, der bor i Microsoft Teams. Den arbejder med de værktøjer, en Microsoft 365-virksomhed allerede bruger: Outlook og delte postkasser, Outlook-kalenderen, SharePoint og OneDrive, SharePoint-lister, Excel, Word, To Do og Planner. Du taler med den i Teams eller via sms fra din telefon.

I compliance-arbejdet betyder det:

• Påmindelser fra en rapporteringskalender. Den arbejder ud fra de datoer, du giver den, og minder den rette ejer om det med tilstrækkelig tid til at handle.
• Rykkere til ejere for dokumentation. Den beder folk via e-mail eller Teams om den registrering, den har brug for, følger op og fortæller dig, hvem der ikke har svaret.
• Samling af dokumentation. Den finder filer i SharePoint og OneDrive og samler dem i en auditmappe med en indholdsfortegnelse.
• Udkast. Den skriver udkast til hændelsesanmeldelser, rapporter og registeropdateringer, som en ansvarlig person kontrollerer, godkender og indsender.
• Markering af udløb. Den markerer udløbne licenser, certifikater og forsikringer. Dens tilbudsarbejde markerer allerede underleverandører med udløbet forsikring.
• Den husker dine regler. Regler, du sætter, for eksempel »advar mig 60 dage før ethvert eftersyn af maskiner og anlæg«, gælder fra samtale til samtale.

Den spørger, før noget vigtigt bliver sendt, og når noget ser forkert ud, stopper den og viser dig, hvad den mener er galt. Den er ikke et dedikeret EHS- eller QHSE-system (system til styring af miljø, arbejdsmiljø og kvalitet). Den arbejder side om side med de registre og dokumenter, du allerede har i Microsoft 365, i stedet for at erstatte dem med en ny database.

Hvad der forbliver hos en person

Myndigheder har med mennesker og organisationer at gøre, ikke med software. Bag hver forpligtelse på dette websted står en ansvarlig person, hvad enten det er en virksomhedsejer, en ledende medarbejder, en WHS-ansvarlig (ansvarlig for arbejdsmiljø efter australsk ret) eller den, dine systemer nu udpeger. Den person:

• afgør, om en hændelse, et brud eller en begivenhed skal indberettes;
• foretager anmeldelsen eller indsender rapporten via den kanal, myndigheden kræver;
• godkender styrede dokumenter og accepterer risikovurderinger;
• underskriver erklæringer og svarer auditorer og tilsynsførende;
• afgør, hvad der skal ske, når en registrering mangler eller en licens er udløbet.

En AI-medarbejder gør det hurtigere at nå frem til de beslutninger, fordi fakta, filer og udkast allerede er samlet. Den træffer dem ikke for dig.

Før du begynder

The Everything kører i din Microsoft 365-tenant (din organisations Microsoft-miljø) med snævert afgrænsede tilladelser, men dine data forlader tenanten til AI-behandling. Privatlivspolitikken nævner Microsoft (Azure OpenAI) og OpenAI som AI-udbydere og oplyser, at udbyderne kan behandle oplysninger uden for dit land. Det offentlige websted påberåber sig ikke nogen certificering som SOC 2 eller ISO 27001 og nævner ikke, i hvilket land data hostes.

Compliance-registreringer indeholder ofte personoplysninger og helbredsoplysninger, så kontrollér dine egne forpligtelser vedrørende privatliv, databehandling og opbevaring, før du kobler et AI-værktøj til dem, og beslut, hvilke websteder, lister og postkasser det må og ikke må bruge. The Everything koster $400 AUD/måned + GST (australsk moms) pr. virksomhed med ubegrænset antal teammedlemmer og har 14 dages gratis prøveperiode uden kreditkort. Hvis du opsiger, bliver dine filer, hvor de altid har været: i din Microsoft-konto.

Ofte stillede spørgsmål