判断は手放さずに、コンプライアンスの一年を自動化する
最終確認日 2026-11-13
本サイトは、毎週、四半期ごと、毎年めぐってくる継続的なコンプライアンス業務を扱います。AI ワーカーが何を肩代わりでき、どこで人が主導権を持ち続けなければならないかを説明します。
コンプライアンスの一年で繰り返される業務
許可や承認の取得はプロジェクトです。その後もコンプライアンスを維持するのはルーティンであり、抜け漏れが起きるのはそのルーティンの中です。台帳が半年間見直されないままになる。協力会社の保険が失効しても誰も気づかない。報告期限が来たときに、それを把握していた担当者が休暇中である。こうした失敗はどれも、ルールを知らないことから生じるのではありません。期限付きの小さなタスクが多すぎ、それが多くの人に分散していることから生じます。
規制対象の多くの企業では、繰り返し発生する業務は六つのグループに分かれます。
台帳
リスク、法令、危険源、化学物質、設備機器、協力会社の各台帳。定期的な見直しと、すべての項目に担当者が必要です。
監査証跡
内部監査や認証監査のために集めた記録を、監査員がたどれるように整理したものです。
報告期限
オーストラリアの NGER（温室効果ガス・エネルギー報告制度）の報告期限のような毎年決まった期限と、何かが起きた時点から始まる事象起因の期限です。
インシデント
届出、インシデント台帳、調査、是正措置です。
文書管理
版、見直し期日、承認、そして適切な人が最新の手順書を読んだことの確認です。
教育訓練記録
資格証、免許、入場時教育と、それぞれに伴う有効期限です。
照会、免許申請、許可など、そもそも承認を得るための支援が必要な場合は、姉妹サイト「Regulatory Approval Automation」をご覧ください。本サイトはその後の業務を扱います。
自動化できることと、人に残ること
有用な線引きは事務と判断の間にあります。事務とは、探す、整理する、思い出させる、催促する、下書きすることです。判断とは、物事の意味を決め、自分の名前で責任を持つことです。AI ワーカーは前者が得意で、後者を行うべきではありません。
| 繰り返し発生する業務 | AI ワーカーができること | 人に残ること |
|---|---|---|
| 台帳の見直し | 見直し期日を管理し、各担当者に自分の項目の確認または更新を依頼し、回答を記録する | リスクの評価、管理策の選定、残留リスクの受容 |
| 監査証跡 | 求められた記録を SharePoint と OneDrive から一つの監査フォルダーに集め、不足分を一覧にし、担当者に催促する | 証跡が十分かどうかの判断、監査員への回答、指摘事項への対応 |
| 報告期限 | カレンダーを管理し、十分前もってリマインダーを送り、必要な入力情報を集め、数値資料を下書きする | 数値の確認、承認、規制当局への提出 |
| インシデント | 提供された事実からインシデント報告書と届出文面を下書きし、台帳を更新し、是正措置を追跡する | インシデントが届出対象かどうかの判断と、規制当局への届出 |
| 文書管理 | 見直し期日を過ぎた文書を知らせ、草案を承認に回し、既読確認を催促する | 内容の承認と新しい版の発行 |
| 教育訓練と免許 | 期限切れが近い資格証、免許、保険を知らせ、本人とその監督者に通知する | 誰がその作業を行ってよいかの判断と、失効があった場合の作業中止 |
Microsoft 365 上の AI ワーカーの仕組み
The Everything は、本サイトの発行元である SG1 Consulting が開発した、Microsoft Teams の中で働く AI ワーカーです。Microsoft 365 を使う企業がすでに使っているツールで作業します。Outlook と共有メールボックス、Outlook 予定表、SharePoint と OneDrive、SharePoint リスト、Excel、Word、トゥードゥー、Planner です。Teams で話しかけるか、スマートフォンからテキストメッセージで指示できます。
コンプライアンス業務では、具体的に次のことを行います。
- 報告カレンダーに基づくリマインダー。指定された日付をもとに、対応に十分な余裕をもって適切な担当者に知らせます。
- 担当者への証跡の催促。必要な記録をメールや Teams で依頼し、フォローアップし、誰が未回答かを報告します。
- 証跡の取りまとめ。SharePoint と OneDrive のファイルを探し出し、索引付きの監査フォルダーにまとめます。
- 下書き。インシデントの届出、報告書、台帳の更新を下書きし、責任者が確認、承認、提出します。
- 失効の検知。期限切れの免許、資格証、保険を知らせます。見積業務では、保険が失効した下請業者をすでに検知しています。
- ルールの記憶。「設備点検の60日前には必ず知らせて」のように設定したルールは、会話をまたいで保持されます。
重要なものを送る前には確認を求め、何かおかしいと思えば作業を止めて、何が問題だと考えているかを示します。専用の EHS（環境・安全衛生）システムや QHSE（品質・安全衛生・環境）システムではありません。新しいデータベースに置き換えるのではなく、すでに Microsoft 365 で管理している台帳や文書と並行して機能します。
人に残ること
規制当局が相手にするのは人と組織であり、ソフトウェアではありません。本サイトで扱うすべての義務の背後には、事業主、役員、WHS（労働安全衛生）責任者、あるいは自社の体制で指名された人など、責任者がいます。その人は次のことを行います。
- インシデント、違反、事象が報告対象かどうかを判断する。
- 規制当局が求める方法で、届出や報告書の提出を行う。
- 管理文書を承認し、リスク評価を受け入れる。
- 宣誓書に署名し、監査員や監督官に回答する。
- 記録が欠けている場合や免許が失効している場合にどうするかを決める。
事実、ファイル、下書きがすでにそろっているので、AI ワーカーはこうした判断に早くたどり着けるようにします。判断を代わりに下すことはありません。
始める前に
The Everything は、権限を厳密に絞った形でお客様の Microsoft 365 テナント内で動作しますが、AI 処理のためにデータはテナントの外に送られます。プライバシーポリシーでは、AI プロバイダーとして Microsoft（Azure OpenAI）と OpenAI を挙げ、プロバイダーがお客様の国外で情報を処理する場合があるとしています。公開サイトでは SOC 2 や ISO 27001（情報セキュリティの規格）などの認証を主張しておらず、ホスティング国も明示していません。
コンプライアンス記録には個人情報や健康情報が含まれることが多いため、AI ツールを接続する前に、自社のプライバシー、データ取扱い、記録保管の義務を確認し、どのサイト、リスト、メールボックスを使わせ、どれを使わせないかを決めてください。The Everything の料金は会社ごとに月額 $400 AUD + GST で、チームメンバー数は無制限、クレジットカード不要の14日間無料トライアルがあります。解約しても、ファイルは元の場所、つまりお客様の Microsoft アカウントに残ります。
よくある質問
EHS システムや QHSE システムの代わりになりますか？
いいえ。The Everything は Microsoft 365 上の汎用 AI ワーカーです。SharePoint、OneDrive、Excel ですでに管理している台帳、リスト、文書を使って作業します。専用のコンプライアンスシステムを使っている場合、AI がそれを置き換えることはありません。
AI が代わりに規制当局へ報告書を提出しますか？
いいえ。下書き、収集、リマインドを行います。内容を確認し、届出や提出を行うのは責任者です。The Everything は重要なものを送る前に確認を求めます。
どの規制が対象ですか？
本サイトの例は、オーストラリアの規則（WHS のインシデント届出や NGER 報告など）と米国の規則（OSHA の記録保管など）から取っています。あくまで例であり、網羅的な一覧ではありません。自社にどの義務が適用されるかを確認してください。
姉妹サイト「Regulatory Approval Automation」とはどう違いますか？
あちらのサイトは、そもそも承認、許可、免許を取得するまでを扱います。本サイトは、取得した後にコンプライアンスを維持し続ける業務を扱います。
データは Microsoft 365 の中にとどまりますか？
ファイルはお客様のテナントに残りますが、処理のためにコンテンツが AI プロバイダー（Azure OpenAI と OpenAI）に送られ、その処理はお客様の国外で行われる場合があります。プライバシーポリシーでは、顧客のコンテンツを他の顧客向けの汎用モデルの学習に使うことは認めていないとしています。
自社のコンプライアンスの一年で試してみる
The Everything は Microsoft Teams の中で働く AI ワーカーで、Microsoft 365 にすでにある台帳、文書、メールボックスを使って作業します。重要なものを送る前には必ず確認を求めます。料金は会社ごとに月額 $400 AUD + GST（オーストラリアの物品サービス税）で、チームメンバー数は無制限。クレジットカード不要の14日間無料トライアルがあります。
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