Automatiser l'année de conformité sans céder les décisions
Dernière vérification 2026-11-13
Ce site traite du travail de conformité au quotidien, ces tâches qui reviennent chaque semaine, chaque trimestre et chaque année. Il explique ce qu'un collaborateur IA peut vous retirer des épaules et où une personne doit garder la main.
Ce qui revient au cours d'une année de conformité
Obtenir un permis ou une autorisation est un projet. Rester en conformité ensuite est une routine, et c'est dans la routine que les choses dérapent. Un registre passe six mois sans revue. L'assurance d'un sous-traitant expire sans que personne ne le remarque. Une date de déclaration arrive pendant que la personne qui la connaissait est en congé. Aucune de ces défaillances ne vient d'une méconnaissance des règles. Elles viennent de trop de petites tâches datées, réparties entre trop de personnes.
Pour la plupart des entreprises réglementées, le travail récurrent se répartit en six groupes :
Registres
Registres des risques, de veille réglementaire, des dangers, des produits chimiques, des équipements et des sous-traitants, qui doivent être revus régulièrement et avoir un responsable pour chaque entrée.
Preuves d'audit
Documents réunis pour les audits internes et les audits de certification, classés de façon qu'un auditeur puisse s'y retrouver.
Dates de déclaration
Des échéances annuelles fixes, comme la date de déclaration NGER (le régime national australien de déclaration des gaz à effet de serre et de l'énergie) en Australie, ainsi que des échéances déclenchées par un événement.
Incidents
La déclaration, le registre des incidents, l'enquête et les actions correctives.
Maîtrise documentaire
Versions, dates de revue, approbations, et l'assurance que les bonnes personnes ont lu la procédure en vigueur.
Dossiers de formation
Habilitations, licences, accueils sécurité et leurs dates d'expiration.
Si vous avez besoin d'aide pour obtenir une autorisation au départ, comme un renvoi pour avis, une demande de licence ou un permis, consultez notre site jumeau regulatoryapprovalautomation.com. Ce site-ci traite de ce qui vient après.
Ce qui peut être automatisé et ce qui reste à une personne
La ligne de partage utile se situe entre l'administratif et le jugement. L'administratif, c'est chercher, trier, rappeler, relancer et rédiger. Le jugement, c'est décider de ce que signifie une chose et s'engager en y apposant son nom. Un collaborateur IA excelle dans le premier et ne devrait pas se charger du second.
| Tâche récurrente | Ce qu'un collaborateur IA peut faire | Ce qui reste à une personne |
|---|---|---|
| Revues de registres | Suivre les dates de revue, demander à chaque responsable de confirmer ou de mettre à jour ses entrées, et consigner les réponses | Coter les risques, choisir les mesures de maîtrise, accepter le risque résiduel |
| Preuves d'audit | Rassembler les documents demandés depuis SharePoint et OneDrive dans un dossier d'audit, lister ce qui manque, relancer les responsables | Décider si une preuve est suffisante, répondre à l'auditeur, traiter les constats |
| Échéances de déclaration | Tenir le calendrier, envoyer des rappels bien à l'avance, réunir les données d'entrée, préparer le dossier chiffré | Vérifier les chiffres, valider, déposer auprès de l'autorité |
| Incidents | Rédiger le rapport d'incident et le texte de la déclaration à partir des faits fournis, mettre à jour le registre, suivre les actions correctives | Décider si un incident est à déclaration obligatoire et le déclarer à l'autorité |
| Maîtrise documentaire | Signaler les documents dont la date de revue est dépassée, soumettre les projets pour approbation, relancer les accusés de lecture | Approuver le contenu et diffuser une nouvelle version |
| Formations et licences | Signaler les habilitations, licences et assurances qui arrivent à échéance, prévenir le salarié et son responsable | Décider qui peut effectuer le travail, et l'arrêter lorsqu'un document est expiré |
Comment un collaborateur IA sur Microsoft 365 s'y prend
The Everything, conçu par SG1 Consulting (l'éditeur de ce site), est un collaborateur IA qui travaille dans Microsoft Teams. Il utilise les outils qu'une entreprise sous Microsoft 365 a déjà : Outlook et les boîtes aux lettres partagées, le Calendrier Outlook, SharePoint et OneDrive, les listes SharePoint, Excel, Word, To Do et Planner. Vous lui parlez dans Teams ou par SMS depuis votre téléphone.
Pour le travail de conformité, cela signifie :
- Des rappels à partir d'un calendrier des déclarations. Il part des dates que vous lui donnez et prévient le bon responsable suffisamment tôt pour qu'il puisse agir.
- Des relances pour obtenir les preuves. Il demande aux personnes, par e-mail ou dans Teams, le document dont il a besoin, relance et vous indique qui n'a pas répondu.
- La compilation des preuves. Il retrouve les fichiers dans SharePoint et OneDrive et les rassemble dans un dossier d'audit avec un index.
- La rédaction. Il rédige des déclarations d'incident, des rapports et des mises à jour de registres, qu'une personne responsable vérifie, approuve et soumet.
- Le signalement des échéances dépassées. Il signale les licences, habilitations et assurances expirées. Lors de l'établissement des devis, il signale déjà les sous-traitants dont l'assurance a expiré.
- La mémoire de vos règles. Les règles que vous fixez, comme « préviens-moi 60 jours avant toute inspection d'équipement », sont conservées d'une conversation à l'autre.
Il demande votre accord avant tout envoi important et, lorsque quelque chose semble anormal, il s'arrête et vous montre ce qui, selon lui, ne va pas. Ce n'est pas un logiciel dédié EHS ou QHSE (qualité, hygiène, sécurité, environnement). Il travaille avec les registres et documents que vous tenez déjà dans Microsoft 365, au lieu de les remplacer par une nouvelle base de données.
Ce qui reste à une personne
Les autorités traitent avec des personnes et des organisations, pas avec des logiciels. Derrière chaque obligation présentée sur ce site se trouve une personne responsable, qu'il s'agisse du dirigeant, d'un cadre, d'un responsable WHS (santé et sécurité au travail selon le droit australien) ou de quiconque est désigné dans vos systèmes. Cette personne :
- décide si un incident, un manquement ou un événement doit être déclaré ;
- effectue la déclaration ou dépose le rapport, par le canal exigé par l'autorité ;
- approuve les documents maîtrisés et accepte les cotations de risque ;
- signe les attestations et répond aux auditeurs et aux inspecteurs ;
- décide de la conduite à tenir lorsqu'un document manque ou qu'une licence a expiré.
Un collaborateur IA permet d'arriver plus vite à ces décisions, parce que les faits, les fichiers et les projets sont déjà réunis. Il ne les prend pas à votre place.
Avant de commencer
The Everything fonctionne au sein de votre locataire (tenant) Microsoft 365 avec des autorisations strictement limitées, mais vos données quittent bien le locataire pour le traitement par IA. Sa politique de confidentialité désigne Microsoft (Azure OpenAI) et OpenAI comme fournisseurs d'IA et indique que les fournisseurs peuvent traiter des informations hors de votre pays. Le site public ne revendique aucune certification telle que SOC 2 ou ISO 27001 et n'indique pas de pays d'hébergement.
Les dossiers de conformité contiennent souvent des données personnelles et de santé : vérifiez donc vos propres obligations en matière de confidentialité, de traitement des données et de conservation des documents avant d'y connecter un outil d'IA, et décidez quels sites, listes et boîtes aux lettres il doit ou ne doit pas utiliser. The Everything coûte $400 AUD/mois + GST par entreprise, avec des membres de l'équipe illimités, et propose un essai gratuit de 14 jours sans carte bancaire. Si vous résiliez, vos fichiers restent là où ils ont toujours été, dans votre compte Microsoft.
Questions fréquentes
Est-ce un remplacement d'un logiciel EHS ou QHSE ?
Non. The Everything est un collaborateur IA généraliste sur Microsoft 365. Il travaille avec les registres, listes et documents que vous tenez déjà dans SharePoint, OneDrive et Excel. Si vous utilisez un logiciel de conformité dédié, l'IA ne le remplace pas.
L'IA va-t-elle soumettre des rapports à une autorité à ma place ?
Non. Elle rédige, rassemble et rappelle. Une personne responsable vérifie le contenu et effectue la déclaration ou le dépôt. The Everything demande votre accord avant tout envoi important.
Quelles réglementations sont couvertes ?
Les exemples de ce site proviennent de règles australiennes (comme la déclaration des incidents WHS et la déclaration NGER) et de règles des États-Unis (comme les obligations d'enregistrement de l'OSHA). Ce sont des exemples, pas une liste exhaustive. Vérifiez quelles obligations s'appliquent à votre entreprise.
Quelle différence avec regulatoryapprovalautomation.com ?
Ce site-là traite de l'obtention des autorisations, permis et licences au départ. Celui-ci traite du travail continu pour rester en conformité une fois que vous les avez.
Mes données restent-elles dans Microsoft 365 ?
Vos fichiers restent dans votre locataire, mais le contenu est envoyé à des fournisseurs d'IA (Azure OpenAI et OpenAI) pour traitement, ce qui peut avoir lieu hors de votre pays. La politique de confidentialité indique qu'elle n'autorise pas l'utilisation du contenu des clients pour entraîner des modèles généralistes destinés à d'autres clients.
Essayez-le sur votre propre année de conformité
The Everything est un collaborateur IA qui travaille dans Microsoft Teams, avec les registres, documents et boîtes aux lettres que vous avez déjà dans Microsoft 365. Il demande votre accord avant tout envoi important. $400 AUD/mois + GST (taxe australienne sur les biens et services) par entreprise, membres de l'équipe illimités, avec un essai gratuit de 14 jours sans carte bancaire.
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