Automatyzacja rocznego cyklu compliance bez oddawania decyzji
Ostatnio sprawdzono 2026-11-13
Ta witryna dotyczy bieżącej pracy compliance, czyli zadań, które wracają co tydzień, co kwartał i co roku. Wyjaśnia, co pracownik AI może przejąć od Państwa i gdzie decydujący głos musi zachować człowiek.
Co wraca w ciągu roku compliance
Uzyskanie pozwolenia lub zatwierdzenia to projekt. Utrzymanie zgodności po jego uzyskaniu to rutyna, a w rutynie sprawy umykają. Rejestr przez sześć miesięcy nie jest przeglądany. Ubezpieczenie podwykonawcy wygasa i nikt tego nie zauważa. Nadchodzi termin sprawozdania, a osoba, która o nim wiedziała, jest na urlopie. Żadne z tych niepowodzeń nie wynika z nieznajomości przepisów. Wynikają ze zbyt wielu drobnych zadań z terminami, rozproszonych między zbyt wiele osób.
W większości regulowanych firm powtarzalna praca dzieli się na sześć grup:
Rejestry
Rejestry ryzyk, wymagań prawnych, zagrożeń, substancji chemicznych, maszyn i urządzeń oraz podwykonawców, które wymagają regularnego przeglądu i właściciela dla każdego wpisu.
Dowody audytowe
Zapisy zbierane na potrzeby audytów wewnętrznych i certyfikacyjnych, uporządkowane tak, by audytor mógł się w nich odnaleźć.
Terminy sprawozdawcze
Stałe roczne terminy, takie jak australijski termin sprawozdawczy NGER (krajowy system raportowania emisji gazów cieplarnianych i energii), oraz terminy zależne od zdarzeń, które zaczynają biec, gdy coś się wydarzy.
Incydenty
Zgłoszenie, rejestr incydentów, postępowanie wyjaśniające i działania korygujące.
Nadzór nad dokumentami
Wersje, terminy przeglądów, zatwierdzenia oraz pewność, że właściwe osoby przeczytały aktualną procedurę.
Ewidencja szkoleń
Uprawnienia, licencje, szkolenia wstępne i związane z nimi daty ważności.
Jeśli potrzebują Państwo pomocy w samym uzyskaniu zatwierdzenia, na przykład przy skierowaniu sprawy do innego organu, wniosku o licencję czy pozwoleniu, zapraszamy na naszą siostrzaną witrynę regulatoryapprovalautomation.com. Ta witryna dotyczy tego, co następuje potem.
Co można zautomatyzować, a co pozostaje przy człowieku
Przydatna granica przebiega między administracją a osądem. Administracja to wyszukiwanie, porządkowanie, przypominanie, ponaglanie i przygotowywanie projektów. Osąd to decydowanie, co coś oznacza, i firmowanie tego własnym nazwiskiem. Pracownik AI dobrze radzi sobie z pierwszym i nie powinien zajmować się drugim.
| Powtarzalne zadanie | Co może zrobić pracownik AI | Co pozostaje przy człowieku |
|---|---|---|
| Przeglądy rejestrów | Pilnuje terminów przeglądów, prosi każdego właściciela o potwierdzenie lub aktualizację jego wpisów i zapisuje odpowiedzi | Ocena ryzyk, dobór środków kontroli, akceptacja ryzyka szczątkowego |
| Dowody audytowe | Zbiera wymagane zapisy z SharePoint i OneDrive w jednym folderze audytowym, wskazuje braki, ponagla właścicieli | Ocena, czy dowody są wystarczające, odpowiedzi dla audytora, reakcja na ustalenia |
| Terminy sprawozdawcze | Prowadzi kalendarz, wysyła przypomnienia z dużym wyprzedzeniem, zbiera dane wejściowe, przygotowuje projekt zestawienia danych | Sprawdzenie danych, zatwierdzenie, złożenie w organie nadzoru |
| Incydenty | Przygotowuje projekt raportu z incydentu i treści zgłoszenia na podstawie przekazanych faktów, aktualizuje rejestr, śledzi działania korygujące | Decyzja, czy incydent podlega zgłoszeniu, i zgłoszenie go organowi nadzoru |
| Nadzór nad dokumentami | Oznacza dokumenty po terminie przeglądu, kieruje projekty do zatwierdzenia, ponagla w sprawie potwierdzeń zapoznania się | Zatwierdzenie treści i wydanie nowej wersji |
| Szkolenia i licencje | Oznacza wygasające uprawnienia, licencje i ubezpieczenia, przypomina pracownikowi i jego przełożonemu | Decyzja, kto może wykonywać pracę, i wstrzymanie pracy, gdy coś wygasło |
Jak robi to pracownik AI w Microsoft 365
The Everything, tworzony przez SG1 Consulting (wydawcę tej witryny), to pracownik AI działający w Microsoft Teams. Korzysta z narzędzi, których firma pracująca na Microsoft 365 już używa: Outlooka i skrzynek współdzielonych, kalendarza Outlook, SharePoint i OneDrive, list SharePoint, Excela, Worda, To Do i Plannera. Rozmawiają Państwo z nim w Teams lub SMS-em z telefonu.
W pracy compliance oznacza to:
- Przypomnienia z kalendarza sprawozdawczego. Pracuje na podanych mu datach i przypomina właściwemu właścicielowi z wyprzedzeniem wystarczającym do działania.
- Ponaglanie właścicieli w sprawie dowodów. Prosi ludzi e-mailem lub w Teams o potrzebny zapis, wraca do sprawy i informuje Państwa, kto nie odpowiedział.
- Zestawianie dowodów. Odnajduje pliki w SharePoint i OneDrive i zbiera je w folderze audytowym ze spisem zawartości.
- Przygotowywanie projektów. Przygotowuje projekty zgłoszeń incydentów, raportów i aktualizacji rejestrów, które osoba odpowiedzialna sprawdza, zatwierdza i składa.
- Sygnalizowanie wygaśnięć. Oznacza wygasłe licencje, uprawnienia i ubezpieczenia. Przy przygotowywaniu wycen już teraz oznacza podwykonawców z wygasłym ubezpieczeniem.
- Pamiętanie Państwa reguł. Ustalone przez Państwa reguły, na przykład „ostrzegaj mnie 60 dni przed każdym przeglądem maszyny”, obowiązują między rozmowami.
Pyta o zgodę, zanim wyśle cokolwiek ważnego, a gdy coś wygląda nie tak, zatrzymuje się i pokazuje, co jego zdaniem jest nie w porządku. Nie jest dedykowanym systemem EHS ani QHSE (do zarządzania środowiskiem, BHP i jakością). Działa obok rejestrów i dokumentów, które już prowadzą Państwo w Microsoft 365, zamiast zastępować je nową bazą danych.
Co pozostaje przy człowieku
Organy nadzoru mają do czynienia z ludźmi i organizacjami, nie z oprogramowaniem. Za każdym obowiązkiem opisanym w tej witrynie stoi osoba odpowiedzialna, czy to właściciel firmy, członek kadry kierowniczej, kierownik ds. WHS (bezpieczeństwa i higieny pracy według prawa australijskiego), czy ktokolwiek inny wskazany w Państwa systemach. Ta osoba:
- decyduje, czy incydent, naruszenie lub zdarzenie podlega zgłoszeniu;
- dokonuje zgłoszenia lub składa sprawozdanie kanałem wymaganym przez organ nadzoru;
- zatwierdza dokumenty nadzorowane i akceptuje oceny ryzyka;
- podpisuje oświadczenia i odpowiada audytorom oraz inspektorom;
- decyduje, co zrobić, gdy brakuje zapisu lub licencja wygasła.
Pracownik AI pozwala szybciej dojść do tych decyzji, bo fakty, pliki i projekty dokumentów są już zebrane w jednym miejscu. Nie podejmuje ich za Państwa.
Zanim Państwo zaczną
The Everything działa w Państwa dzierżawie Microsoft 365 (tenant) z wąsko określonymi uprawnieniami, ale Państwa dane opuszczają dzierżawę w celu przetwarzania przez AI. Polityka prywatności wymienia Microsoft (Azure OpenAI) i OpenAI jako dostawców AI i zaznacza, że dostawcy mogą przetwarzać informacje poza Państwa krajem. Publiczna witryna nie deklaruje żadnej certyfikacji, takiej jak SOC 2 czy ISO 27001, ani nie wskazuje kraju hostingu.
Zapisy compliance często zawierają dane osobowe i dane o zdrowiu, dlatego przed podłączeniem do nich jakiegokolwiek narzędzia AI warto sprawdzić własne obowiązki w zakresie prywatności, przetwarzania danych i przechowywania dokumentacji oraz zdecydować, z których witryn, list i skrzynek pocztowych narzędzie ma korzystać, a z których nie. The Everything kosztuje $400 AUD/miesiąc + GST (australijski podatek od towarów i usług) za firmę, bez limitu członków zespołu, i oferuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny bez karty kredytowej. Po rezygnacji Państwa pliki pozostają tam, gdzie zawsze były: na Państwa koncie Microsoft.
Najczęściej zadawane pytania
Czy to zastępuje system EHS lub QHSE?
Nie. The Everything to uniwersalny pracownik AI w Microsoft 365. Korzysta z rejestrów, list i dokumentów, które już prowadzą Państwo w SharePoint, OneDrive i Excelu. Jeśli używają Państwo dedykowanego systemu compliance, AI go nie zastępuje.
Czy AI będzie składać za mnie sprawozdania w organie nadzoru?
Nie. Przygotowuje projekty, zbiera materiały i przypomina. Osoba odpowiedzialna sprawdza treść i dokonuje zgłoszenia lub złożenia. The Everything pyta o zgodę, zanim wyśle cokolwiek ważnego.
Jakich przepisów to dotyczy?
Przykłady w tej witrynie pochodzą z przepisów australijskich (takich jak zgłaszanie incydentów według WHS i sprawozdawczość NGER) oraz amerykańskich (takich jak ewidencja wypadków OSHA, amerykańskiej agencji ds. bezpieczeństwa i higieny pracy). To przykłady, a nie pełna lista. Proszę sprawdzić, które obowiązki dotyczą Państwa firmy.
Czym to się różni od regulatoryapprovalautomation.com?
Tamta witryna dotyczy uzyskiwania zatwierdzeń, pozwoleń i licencji. Ta dotyczy bieżącej pracy nad utrzymaniem zgodności, gdy już je Państwo mają.
Czy moje dane pozostają w Microsoft 365?
Państwa pliki pozostają w dzierżawie (tenant), ale treści są wysyłane do przetworzenia do dostawców AI (Azure OpenAI i OpenAI), co może się odbywać poza Państwa krajem. Polityka prywatności stwierdza, że nie zezwala na wykorzystywanie treści klientów do trenowania modeli ogólnego przeznaczenia dla innych klientów.
Proszę wypróbować to na własnym rocznym cyklu compliance
The Everything to pracownik AI działający w Microsoft Teams, który korzysta z rejestrów, dokumentów i skrzynek pocztowych, jakie mają już Państwo w Microsoft 365. Pyta o zgodę, zanim wyśle cokolwiek ważnego. $400 AUD/miesiąc + GST (australijski podatek od towarów i usług) za firmę, bez limitu członków zespołu, z 14-dniowym bezpłatnym okresem próbnym i bez karty kredytowej.
Jak działa The Everything