판단은 넘기지 않고 컴플라이언스의 한 해를 자동화하기

컴플라이언스의 한 해에 반복되는 일

허가나 승인을 받는 일은 하나의 프로젝트입니다. 그 이후 규정을 계속 준수하는 일은 일상 업무이며, 일이 어긋나는 곳은 바로 이 일상 업무입니다. 관리 대장이 여섯 달 동안 검토되지 않습니다. 협력업체의 보험이 만료되었는데 아무도 알아차리지 못합니다. 보고 기한이 다가왔는데 그 사실을 알던 담당자는 휴가 중입니다. 이런 실패는 어느 것도 규정을 몰라서 생기지 않습니다. 너무 많은 사람에게 흩어진, 기한이 정해진 작은 업무가 너무 많아서 생깁니다.

규제를 받는 대부분의 기업에서 반복 업무는 여섯 가지로 나뉩니다.

관계 기관 협의, 면허 신청, 허가처럼 처음에 승인을 받는 데 도움이 필요하다면 자매 사이트 Regulatory Approval Automation을 참고하십시오. 이 사이트는 그 이후의 일을 다룹니다.

자동화할 수 있는 일과 사람에게 남는 일

유용한 구분선은 행정과 판단 사이에 있습니다. 행정은 찾기, 분류하기, 알리기, 독촉하기, 초안 작성하기입니다. 판단은 어떤 일이 무엇을 의미하는지 결정하고 그 결정에 자신의 이름을 거는 것입니다. AI 직원은 앞의 일에 능하며, 뒤의 일을 해서는 안 됩니다.

Microsoft 365의 AI 직원이 일하는 방식

이 사이트의 발행사인 SG1 Consulting이 만든 The Everything은 Microsoft Teams 안에서 일하는 AI 직원입니다. Microsoft 365를 쓰는 기업이 이미 사용하는 도구와 함께 일합니다. Outlook과 공유 메일함, Outlook 일정, SharePoint와 OneDrive, SharePoint 목록, Excel, Word, Microsoft 투두, Planner입니다. Teams에서 대화하거나 휴대전화 문자로 지시할 수 있습니다.

컴플라이언스 업무에서는 다음과 같은 의미입니다.

• 보고 일정표에 따른 알림. 귀하가 알려 준 날짜를 바탕으로, 적절한 담당자에게 대응할 시간이 충분하도록 미리 알립니다.
• 증빙을 위한 담당자 독촉. 필요한 기록을 이메일이나 Teams로 요청하고, 후속 확인을 하며, 누가 답하지 않았는지 알려 줍니다.
• 증빙 취합. SharePoint와 OneDrive에서 파일을 찾아 색인과 함께 감사 폴더에 모읍니다.
• 초안 작성. 사고 신고서, 보고서, 관리 대장 갱신 내용을 초안으로 작성하고, 책임자가 이를 확인·승인·제출합니다.
• 만료 표시. 만료된 면허, 자격증, 보험을 표시합니다. 견적 업무에서는 이미 보험이 만료된 하도급업체를 표시하고 있습니다.
• 귀사 규칙 기억. “설비 점검 60일 전에는 항상 알려 줘”처럼 설정한 규칙은 대화가 바뀌어도 유지됩니다.

중요한 것을 내보내기 전에는 먼저 확인을 요청하고, 무언가 이상해 보이면 멈추고 무엇이 잘못되었다고 판단하는지 보여 줍니다. 전용 EHS(환경·보건·안전) 또는 QHSE(품질·보건·안전·환경) 시스템은 아닙니다. 새 데이터베이스로 대체하는 대신, 이미 Microsoft 365에 보관하고 있는 관리 대장과 문서와 함께 일합니다.

사람에게 남는 일

규제 기관은 소프트웨어가 아니라 사람과 조직을 상대합니다. 이 사이트에서 다루는 모든 의무 뒤에는 책임자가 있습니다. 사업주일 수도, 임원일 수도, WHS(작업장 보건·안전) 관리자일 수도, 귀사 체계에서 지정한 다른 사람일 수도 있습니다. 그 사람은:

• 사고, 유출, 사건이 보고 대상인지 결정합니다.
• 규제 기관이 요구하는 경로로 신고하거나 보고서를 제출합니다.
• 관리 문서를 승인하고 위험 등급을 수용합니다.
• 신고서에 서명하고 심사원과 감독관에게 답합니다.
• 기록이 누락되었거나 면허가 만료되었을 때 어떻게 할지 결정합니다.

AI 직원은 사실, 파일, 초안을 이미 한곳에 모아 두므로 이런 결정에 더 빨리 도달하게 해 줍니다. 결정을 대신 내리지는 않습니다.

시작하기 전에

The Everything은 엄격하게 범위가 제한된 권한으로 귀사의 Microsoft 365 테넌트 안에서 실행되지만, AI 처리를 위해 데이터가 테넌트 밖으로 전송됩니다. 개인정보 처리방침은 AI 제공업체로 Microsoft(Azure OpenAI)와 OpenAI를 명시하고, 제공업체가 귀하의 국가 밖에서 정보를 처리할 수 있다고 밝힙니다. 공개 웹사이트는 SOC 2나 ISO 27001(정보보안 관리 표준) 같은 인증을 주장하지 않으며, 호스팅 국가도 밝히지 않습니다.

컴플라이언스 기록에는 개인정보와 건강 정보가 자주 포함되므로, AI 도구를 연결하기 전에 귀사의 개인정보 보호, 데이터 처리, 기록 보관 의무를 확인하고, AI가 사용해도 되는 사이트, 목록, 메일함과 사용하면 안 되는 것을 정하십시오. The Everything의 요금은 회사당 월 $400 AUD + GST(호주 상품서비스세)이며 팀원 수 제한이 없고, 신용카드 없이 14일 무료 체험을 이용할 수 있습니다. 해지하더라도 파일은 늘 있던 곳, 즉 귀사의 Microsoft 계정에 그대로 남습니다.

자주 묻는 질문