Het compliancejaar automatiseren zonder de beslissingen uit handen te geven
Laatst gecontroleerd 2026-11-13
Deze site gaat over doorlopend compliancewerk: de taken die elke week, elk kwartaal en elk jaar terugkomen. Ze legt uit wat een AI-medewerker van u kan overnemen, en waar een mens de leiding moet houden.
Wat er in een compliancejaar terugkomt
Een vergunning of goedkeuring verkrijgen is een project. Daarna compliant blijven is routine, en juist in die routine glipt er iets doorheen. Een register wordt zes maanden niet beoordeeld. De verzekering van een aannemer verloopt en niemand merkt het. Een rapportagedatum breekt aan terwijl degene die ervan wist met verlof is. Geen van deze fouten komt voort uit onbekendheid met de regels. Ze ontstaan doordat te veel kleine taken met een datum over te veel mensen verspreid zijn.
Bij de meeste gereguleerde bedrijven valt het terugkerende werk in zes groepen:
Registers
Registers voor risico's, wet- en regelgeving, gevaren, chemische stoffen, installaties en materieel, en aannemers, die regelmatig moeten worden beoordeeld en voor elke regel een eigenaar nodig hebben.
Auditbewijs
Vastleggingen die worden verzameld voor interne audits en certificeringsaudits, en zo worden gearchiveerd dat een auditor ze kan volgen.
Rapportagedata
Vaste jaarlijkse deadlines, zoals de Australische rapportagedatum voor NGER (het Australische rapportagestelsel voor broeikasgassen en energie), plus gebeurtenisgestuurde deadlines die ingaan zodra er iets gebeurt.
Incidenten
Melding, het incidentenregister, onderzoek en corrigerende maatregelen.
Documentbeheer
Versies, beoordelingsdata, goedkeuringen en ervoor zorgen dat de juiste mensen de actuele procedure hebben gelezen.
Opleidingsregistratie
Certificaten, vergunningen, introducties en de vervaldata die daarbij horen.
Als u vooral hulp nodig hebt om een goedkeuring überhaupt te krijgen, zoals een verwijzing, een vergunningaanvraag of een omgevingsvergunning, kijk dan op onze zustersite regulatoryapprovalautomation.com. Deze site gaat over wat daarna komt.
Wat te automatiseren is en wat bij een mens blijft
De bruikbare grens ligt tussen administratie en oordeel. Administratie is zoeken, sorteren, herinneren, nabellen en opstellen. Oordeel is bepalen wat iets betekent en er uw naam onder zetten. Een AI-medewerker is goed in het eerste en hoort het tweede niet te doen.
| Terugkerende taak | Wat een AI-medewerker kan doen | Wat bij een mens blijft |
|---|---|---|
| Beoordeling van registers | Beoordelingsdata bijhouden, elke eigenaar vragen zijn regels te bevestigen of bij te werken, en de antwoorden vastleggen | Risico's inschalen, beheersmaatregelen kiezen, restrisico accepteren |
| Auditbewijs | Gevraagde vastleggingen uit SharePoint en OneDrive in één auditmap verzamelen, opsommen wat ontbreekt, eigenaren nabellen | Beoordelen of het bewijs volstaat, de auditor antwoorden, reageren op bevindingen |
| Rapportagedeadlines | De kalender bijhouden, ruim vooraf herinneringen sturen, de input verzamelen, het cijferpakket opstellen | De cijfers controleren, aftekenen, indienen bij de toezichthouder |
| Incidenten | Het incidentrapport en de tekst van de melding opstellen op basis van de aangeleverde feiten, het register bijwerken, corrigerende maatregelen volgen | Bepalen of een incident meldplichtig is en de toezichthouder informeren |
| Documentbeheer | Documenten signaleren waarvan de beoordelingsdatum is verstreken, concepten ter goedkeuring doorsturen, lees-en-bevestig opvolgen | Inhoud goedkeuren en een nieuwe versie vrijgeven |
| Opleidingen en vergunningen | Aflopende certificaten, vergunningen en verzekeringen signaleren, de medewerker en diens leidinggevende herinneren | Bepalen wie het werk mag doen, en het werk stilleggen als iets is verlopen |
Hoe een AI-medewerker in Microsoft 365 dat doet
The Everything, gemaakt door SG1 Consulting (de uitgever van deze site), is een AI-medewerker die in Microsoft Teams werkt. Hij werkt met de tools die een Microsoft 365-bedrijf al gebruikt: Outlook en gedeelde mailboxen, Outlook Calendar, SharePoint en OneDrive, SharePoint Lists, Excel, Word, To Do en Planner. U praat met hem in Teams, of via een sms vanaf uw telefoon.
Voor compliancewerk betekent dat:
- Herinneringen vanuit een rapportagekalender. Hij werkt met de data die u opgeeft en herinnert de juiste eigenaar met genoeg voorlooptijd om te handelen.
- Eigenaren nabellen voor bewijs. Hij vraagt mensen per e-mail of in Teams om de vastlegging die nodig is, volgt op en laat u weten wie niet heeft gereageerd.
- Bewijs bundelen. Hij zoekt bestanden in SharePoint en OneDrive en verzamelt ze in een auditmap met een index.
- Opstellen. Hij stelt incidentmeldingen, rapporten en registerwijzigingen op, die een verantwoordelijke persoon controleert, goedkeurt en indient.
- Verlopen signaleren. Hij signaleert verlopen vergunningen, certificaten en verzekeringen. In zijn offertewerk signaleert hij nu al onderaannemers met een verlopen verzekering.
- Uw regels onthouden. Regels die u instelt, zoals “waarschuw me 60 dagen voor elke keuring van installaties”, blijven tussen gesprekken bewaard.
Hij vraagt het eerst voordat er iets belangrijks naar buiten gaat, en als iets niet klopt, stopt hij en laat hij zien wat er volgens hem mis is. Hij is geen specifiek EHS- of QHSE-systeem (software voor milieu, gezondheid, veiligheid en kwaliteit). Hij werkt naast de registers en documenten die u al in Microsoft 365 bijhoudt, in plaats van ze te vervangen door een nieuwe database.
Wat bij een mens blijft
Toezichthouders hebben te maken met mensen en organisaties, niet met software. Achter elke verplichting op deze site staat een verantwoordelijke persoon, of dat nu een eigenaar, een bestuurder, een WHS-manager (verantwoordelijke voor gezondheid en veiligheid op het werk volgens Australisch recht) of iemand anders is die uw systemen aanwijzen. Die persoon:
- beslist of een incident, inbreuk of gebeurtenis gemeld moet worden;
- doet de melding of dient het rapport in, via het kanaal dat de toezichthouder voorschrijft;
- keurt beheerste documenten goed en accepteert risico-inschalingen;
- ondertekent verklaringen en beantwoordt auditors en inspecteurs;
- beslist wat er gebeurt als een vastlegging ontbreekt of een vergunning is verlopen.
Een AI-medewerker zorgt dat u sneller tot die beslissingen komt, omdat de feiten, bestanden en concepten al bij elkaar liggen. Hij neemt ze niet voor u.
Voordat u begint
The Everything draait binnen uw Microsoft 365-tenant (de eigen Microsoft-omgeving van uw organisatie) met nauw afgebakende rechten, maar uw gegevens verlaten de tenant wel voor AI-verwerking. Het privacybeleid noemt Microsoft (Azure OpenAI) en OpenAI als AI-aanbieders en vermeldt dat aanbieders informatie buiten uw land kunnen verwerken. De openbare website claimt geen certificering zoals SOC 2 of ISO 27001 (de internationale norm voor informatiebeveiliging) en noemt geen land waar de gegevens worden gehost.
Compliancevastleggingen bevatten vaak persoons- en gezondheidsgegevens. Controleer daarom uw eigen verplichtingen rond privacy, gegevensverwerking en bewaring voordat u een AI-tool erop aansluit, en bepaal welke sites, lijsten en mailboxen hij wel en niet mag gebruiken. The Everything kost $400 AUD per maand + GST (Australische btw) per bedrijf, met een onbeperkt aantal teamleden, en heeft een gratis proefperiode van 14 dagen zonder creditcard. Als u opzegt, blijven uw bestanden waar ze altijd al stonden: in uw Microsoft-account.
Veelgestelde vragen
Vervangt dit een EHS- of QHSE-systeem?
Nee. The Everything is een algemene AI-medewerker in Microsoft 365. Hij werkt met de registers, lijsten en documenten die u al in SharePoint, OneDrive en Excel bijhoudt. Als u een specifiek compliancesysteem gebruikt, vervangt de AI dat niet.
Dient de AI namens mij rapporten in bij een toezichthouder?
Nee. Hij stelt op, verzamelt en herinnert. Een verantwoordelijke persoon controleert de inhoud en doet de melding of indiening. The Everything vraagt het eerst voordat er iets belangrijks naar buiten gaat.
Welke regelgeving valt hieronder?
De voorbeelden op deze site komen uit Australische regels (zoals de WHS-meldplicht voor incidenten en de NGER-rapportage) en Amerikaanse regels (zoals de OSHA-registratieplicht). Het zijn voorbeelden, geen volledige lijst. Controleer welke verplichtingen voor uw bedrijf gelden.
Wat is het verschil met regulatoryapprovalautomation.com?
Die site gaat over het verkrijgen van goedkeuringen, vergunningen en licenties. Deze site gaat over het doorlopende werk om compliant te blijven als u ze eenmaal hebt.
Blijven mijn gegevens in Microsoft 365?
Uw bestanden blijven in uw tenant, maar inhoud wordt voor verwerking naar AI-aanbieders (Azure OpenAI en OpenAI) gestuurd, en dat kan buiten uw land gebeuren. Volgens het privacybeleid mag klantinhoud niet worden gebruikt om algemene modellen voor andere klanten te trainen.
Probeer het op uw eigen compliancejaar
The Everything is een AI-medewerker die in Microsoft Teams werkt en de registers, documenten en mailboxen gebruikt die u al in Microsoft 365 hebt. Voordat er iets belangrijks naar buiten gaat, vraagt hij het eerst. $400 AUD per maand + GST (Australische btw) per bedrijf, onbeperkt aantal teamleden, met 14 dagen gratis proberen en zonder creditcard.
Zo werkt The Everything