Opleidingsregistratie: certificaten, vergunningen en introducties

Wat u bijhoudt

Welke vastleggingen ertoe doen, hangt af van uw sector en jurisdictie, maar de meeste gereguleerde bedrijven houden een combinatie hiervan bij:

Deze pagina somt niet op welke vergunningen uw werk vereist of hoe vaak ze moeten worden verlengd; dat verschilt per jurisdictie en activiteit. Gebruik de richtlijnen van uw toezichthouder.

Hoe herinneringen bij vervaldata werken

The Everything werkt met de vastleggingen waar u ze bewaart, meestal een Excel-werkmap of SharePoint List plus een map met certificaten in SharePoint of OneDrive:

• Data lezen. Hij leest vervaldata uit uw register en, waar het register er een mist, uit het certificaat in het dossier, en stelt de aanvulling voor.
• Herinneringen. Op voorlooptijden die u kiest, herinnert hij de houder en diens leidinggevende in Teams of per e-mail.
• Verlengingen verzamelen. Hij vraagt om het nieuwe pasje of certificaat, slaat het op in de juiste map en werkt het register bij zodra u akkoord geeft.
• Verlopen vastleggingen. Alles wat al is verlopen, gaat direct naar de leidinggevende of manager, niet in een wekelijks overzicht.
• Roostercontroles. Als uw rooster in Shifts of een spreadsheet staat, kunt u vragen “wie op het rooster van volgende week heeft iets dat verloopt?” en krijgt u een lijst.

Introducties en herhalingstrainingen

Introducties en herhalingstrainingen komen ook steeds terug. De AI kan bijhouden wie op welke locatie en met welke versie van de introductie is geïntroduceerd, leidinggevenden herinneren als een nieuwe medewerker of aannemer er nog geen heeft gevolgd, en mensen signaleren die aan een herhaling toe zijn. Als een beheerst introductiedocument verandert, kan hij opsommen wie met de oude versie is geïntroduceerd, zodat u kunt bepalen wie hem opnieuw moet volgen. Zie documentbeheer voor hoe wijzigingen worden goedgekeurd en bevestigd.

Aannemers en onderaannemers

Vastleggingen van aannemers combineren opleiding en verzekering, en juist die zijn het vaakst verouderd, omdat ze één keer bij de inschakeling worden opgevraagd. The Everything signaleert in zijn offertewerk al onderaannemers met een verlopen verzekering, en dezelfde controles gelden hier: vervaldata lezen op de certificaten die u bewaart, de aannemer vóór de volgende klus om geldige exemplaren vragen, en archiveren wat er terugkomt. Bewaar deze naast uw aannemersregister, zodat de twee niet uit elkaar lopen.

Wat bij een mens blijft

• Wie het werk mag doen. Als een certificaat of verzekering is verlopen, beslist u of die persoon of aannemer blijft werken. De AI signaleert het; hij zet niemand stil.
• Of een certificaat echt en toereikend is. Een mens toetst het aan de eis.
• Bekwaamheid. Een vastlegging laat zien dat er een opleiding is gevolgd. Of iemand bekwaam is, beoordeelt een leidinggevende.
• Welke opleiding vereist is. Dat bepalen uw verplichtingen en uw risicobeoordelingen, niet de AI.

Voordat u begint

The Everything draait binnen uw Microsoft 365-tenant (de eigen Microsoft-omgeving van uw organisatie) met nauw afgebakende rechten, maar uw gegevens verlaten de tenant wel voor AI-verwerking. Het privacybeleid noemt Microsoft (Azure OpenAI) en OpenAI als AI-aanbieders en vermeldt dat aanbieders informatie buiten uw land kunnen verwerken. De openbare website claimt geen certificering zoals SOC 2 of ISO 27001 (de internationale norm voor informatiebeveiliging) en noemt geen land waar de gegevens worden gehost.

Opleidingsdossiers bevatten persoonsgegevens, vergunningnummers en soms identiteitsbewijzen. Controleer uw verplichtingen rond privacy en bewaring, vertel medewerkers en aannemers hoe hun gegevens worden gebruikt, en beperk de toegang van de AI tot de mappen en lijsten die hij nodig heeft.

Veelgestelde vragen