Opplæringsregistre: kompetansebevis, lisenser og introduksjoner

Hva du bør følge med på

Hvilken dokumentasjon som betyr noe, avhenger av bransjen og jurisdiksjonen din, men de fleste regulerte virksomheter følger med på en blanding av disse:

Denne siden lister ikke opp hvilke lisenser arbeidet ditt krever, eller hvor ofte de må fornyes; det varierer etter jurisdiksjon og aktivitet. Bruk veiledningen fra myndigheten din.

Slik fungerer påminnelser om utløp

The Everything jobber med dokumentasjonen der du har den, typisk en Excel-arbeidsbok eller SharePoint-liste pluss en mappe med sertifikater i SharePoint eller OneDrive:

• Lese datoer. Den leser utløpsdatoer fra registeret ditt og, der registeret mangler en, fra sertifikatet i arkivet, og foreslår oppdateringen.
• Påminnelser. Med forvarsel du velger, minner den innehaveren og nærmeste leder på i Teams eller på e-post.
• Innhenting av fornyelser. Den ber om det nye kortet eller sertifikatet, arkiverer det i riktig mappe og oppdaterer registeret når du godkjenner.
• Utløpt dokumentasjon. Alt som allerede har utløpt, går rett til arbeidslederen eller en leder, ikke inn i en ukentlig oppsummering.
• Kontroll av vaktlister. Hvis vaktlisten din ligger i Shifts eller et regneark, kan du spørre «hvem på neste ukes vaktliste har noe som snart utløper?» og få en liste.

Introduksjoner og repetisjonskurs

Introduksjoner og repetisjonsopplæring kommer også igjen. AI-en kan føre en liste over hvem som har fått introduksjon til hvilket arbeidssted og på hvilken versjon av introduksjonen, minne arbeidsledere på når en nyansatt eller underleverandør ikke har fullført en, og flagge personer som skal ha repetisjon. Når et styrt introduksjonsdokument endres, kan den liste opp hvem som fikk introduksjon på den gamle versjonen, slik at du kan avgjøre hvem som må ta den på nytt. Se dokumentstyring for hvordan endringer godkjennes og bekreftes lest.

Entreprenører og underleverandører

Dokumentasjonen for underleverandører kombinerer opplæring og forsikring, og den er oftest utdatert fordi den samles inn én gang ved oppstart. The Everything flagger allerede underleverandører med utløpt forsikring som en del av tilbudsarbeidet sitt, og de samme kontrollene gjelder her: lese utløpsdatoer på sertifikatene du har, be underleverandøren om gyldige sertifikater før neste oppdrag, og arkivere det som kommer tilbake. Hold dette sammen med underleverandørregisteret ditt, slik at de to ikke glir fra hverandre.

Hva som blir hos en person

• Hvem som får utføre arbeidet. Hvis et kompetansebevis eller en forsikring har utløpt, er det din beslutning om personen eller underleverandøren fortsetter å jobbe. AI-en flagger det; den tar ingen ut av arbeid.
• Om et sertifikat er ekte og tilstrekkelig. En person kontrollerer det opp mot kravet.
• Kompetanse. Dokumentasjonen viser at opplæringen fant sted. Om noen er kompetent, er en vurdering for arbeidslederen.
• Hvilken opplæring som kreves. Det fastsettes av forpliktelsene og risikovurderingene dine, ikke av AI-en.

Før du begynner

The Everything kjører i Microsoft 365-leietakeren din (tenant) med strengt avgrensede tillatelser, men dataene dine forlater leietakeren for AI-behandling. Personvernerklæringen oppgir Microsoft (Azure OpenAI) og OpenAI som AI-leverandører og sier at leverandørene kan behandle informasjon utenfor landet ditt. Det offentlige nettstedet hevder ingen sertifisering som SOC 2 eller ISO 27001, og det oppgir ikke hvilket land tjenesten driftes i.

Opplæringsmapper inneholder personopplysninger, lisensnumre og noen ganger identitetsdokumenter. Sjekk pliktene dine knyttet til personvern og oppbevaring, fortell ansatte og underleverandører hvordan dokumentasjonen deres brukes, og begrens AI-ens tilgang til de mappene og listene den trenger.

Spørsmål folk stiller