Utbildningsregister: behörighetsbevis, licenser och introduktioner

Vad du ska hålla koll på

Vilken dokumentation som är viktig beror på din bransch och jurisdiktion, men de flesta reglerade företag håller koll på en blandning av dessa:

Den här sidan listar inte vilka licenser ditt arbete kräver eller hur ofta de förnyas; det varierar mellan jurisdiktioner och verksamheter. Använd myndighetens vägledning.

Så fungerar påminnelser om utgångsdatum

The Everything arbetar med dokumentationen där du förvarar den, vanligtvis en Excel-arbetsbok eller SharePoint-lista plus en mapp med intyg i SharePoint eller OneDrive:

• Läsa datum. Den läser utgångsdatum i ditt register och, där registret saknar ett, från intyget i arkivet, och föreslår uppdateringen.
• Påminnelser. Med den framförhållning du väljer påminner den innehavaren och dennes arbetsledare i Teams eller via e-post.
• Samla in förnyelser. Den ber om det nya kortet eller intyget, arkiverar det i rätt mapp och uppdaterar registret när du har godkänt.
• Utgångna dokument. Allt som redan har löpt ut går direkt till arbetsledaren eller chefen, inte in i en veckosammanställning.
• Kontroller mot schemat. Om ert schema finns i Shifts eller i ett kalkylblad kan du fråga ”vem på nästa veckas schema har något som löper ut?” och få en lista.

Introduktioner och repetitionsutbildning

Introduktioner och repetitionsutbildning återkommer också. AI:n kan föra en lista över vem som har introducerats på vilken arbetsplats och på vilken version av introduktionen, påminna arbetsledare när en nyanställd eller entreprenör inte har genomgått någon och flagga personer som står på tur för repetition. När ett styrt introduktionsdokument ändras kan den lista vilka som introducerades på den gamla versionen, så att du kan avgöra vem som behöver göra om den. Se dokumentstyrning för hur ändringar godkänns och kvitteras.

Entreprenörer och underentreprenörer

Entreprenörsdokumentation kombinerar utbildning och försäkring, och det är den som oftast är inaktuell eftersom den samlas in en gång vid anlitandet. The Everything flaggar redan underentreprenörer vars försäkring har löpt ut som en del av sitt offertarbete, och samma kontroller gäller här: att läsa utgångsdatum på de intyg du har, be entreprenören om giltiga intyg före nästa jobb och arkivera det som kommer tillbaka. Håll dem tillsammans med ditt entreprenörsregister så att de två inte glider isär.

Det som stannar hos en människa

• Vem som får utföra arbetet. Om ett behörighetsbevis eller en försäkring har löpt ut är det ditt beslut om personen eller entreprenören får fortsätta arbeta. AI:n flaggar det; den stänger inte av någon.
• Om ett intyg är äkta och tillräckligt. En person kontrollerar det mot kravet.
• Kompetens. Ett dokument visar att utbildning har genomförts. Om någon är kompetent är arbetsledarens bedömning.
• Vilken utbildning som krävs. Bestäms av era skyldigheter och era riskbedömningar, inte av AI:n.

Innan du börjar

The Everything körs i din Microsoft 365-klientorganisation (tenant) med snävt avgränsade behörigheter, men dina data lämnar klientorganisationen för AI-bearbetning. Integritetspolicyn anger Microsoft (Azure OpenAI) och OpenAI som AI-leverantörer och att leverantörerna kan behandla information utanför ditt land. Den offentliga webbplatsen gör inte anspråk på någon certifiering som SOC 2 eller ISO 27001 (standarder för informationssäkerhet), och den anger inte i vilket land tjänsten driftas.

Utbildningsakter innehåller personuppgifter, licensnummer och ibland id-handlingar. Kontrollera dina skyldigheter kring integritet och arkivering, berätta för anställda och entreprenörer hur deras uppgifter används, och begränsa AI:ns åtkomst till de mappar och listor den behöver.

Vanliga frågor