רישומי הדרכה: הסמכות, רישיונות והדרכות קליטה

מה לעקוב אחריו

הרשומות החשובות תלויות בענף ובתחום השיפוט שלכם, אבל רוב העסקים המפוקחים עוקבים אחר שילוב כלשהו של אלה:

העמוד הזה אינו מפרט אילו רישיונות העבודה שלכם דורשת או באיזו תדירות הם מתחדשים; זה משתנה לפי תחום השיפוט והפעילות. היעזרו בהנחיות של הרגולטור שלכם.

איך פועלות תזכורות התפוגה

The Everything עובד עם הרשומות במקום שבו אתם מנהלים אותן, בדרך כלל חוברת עבודה של Excel או רשימת SharePoint, ועוד תיקיית תעודות ב-SharePoint או ב-OneDrive:

• קריאת תאריכים. הוא קורא את מועדי התפוגה מהמרשם שלכם, וכשחסר במרשם תאריך, מהתעודה שבתיק, ומציע את העדכון.
• תזכורות. בזמנים שאתם בוחרים מראש, הוא מזכיר למחזיק ולממונה עליו ב-Teams או בדואר אלקטרוני.
• איסוף חידושים. הוא מבקש את הכרטיס או התעודה החדשים, מתייק אותם בתיקייה הנכונה ומעדכן את המרשם לאחר שאתם מאשרים.
• רשומות שפגו. כל מה שכבר פג עובר ישירות לממונה או למנהל, ולא לתקציר שבועי.
• בדיקות סידור עבודה. אם סידור העבודה שלכם נמצא ב-Shifts או בגיליון אלקטרוני, אפשר לשאול "למי בסידור של השבוע הבא יש משהו שעומד לפוג?" ולקבל רשימה.

הדרכות קליטה וריענונים

גם הדרכות קליטה והדרכות ריענון חוזרות על עצמן. ה-AI יכול לנהל רשימה של מי עבר הדרכת קליטה לאיזה אתר ובאיזו גרסה של ההדרכה, להזכיר לממונים כשעובד חדש או קבלן לא השלימו אותה, ולסמן אנשים שהגיע זמן הריענון שלהם. כשמסמך הדרכת קליטה מבוקר משתנה, הוא יכול לפרט מי עבר את הגרסה הישנה, כדי שתחליטו מי צריך לעבור אותה שוב. ראו בקרת מסמכים כדי לדעת כיצד שינויים מאושרים ואיך מתועד שקראו אותם.

קבלנים וקבלני משנה

רשומות קבלנים משלבות הדרכה וביטוח, והן אלה שמתיישנות לרוב, כי הן נאספות פעם אחת בתחילת ההתקשרות. The Everything כבר מסמן קבלני משנה שהביטוח שלהם פג כחלק מעבודת הצעות המחיר שלו, ואותן בדיקות חלות כאן: קריאת מועדי התפוגה בתעודות שבידיכם, בקשת תעודות בתוקף מהקבלן לפני העבודה הבאה, ותיוק מה שמתקבל. שמרו אותן לצד מרשם הקבלנים שלכם כדי שהשניים לא יתרחקו זה מזה.

מה נשאר אצל אדם

• מי רשאי לבצע את העבודה. אם כרטיס הסמכה או ביטוח פגו, ההחלטה אם אותו אדם או קבלן ממשיכים לעבוד היא שלכם. ה-AI מסמן זאת; הוא אינו משעה איש מעבודה.
• האם תעודה אמיתית ומספקת. אדם בודק אותה מול הדרישה.
• מיומנות. רשומה מראה שהדרכה התקיימה. האם מישהו מיומן היא הכרעה של הממונה.
• איזו הדרכה נדרשת. נקבע לפי החובות שלכם והערכות הסיכונים שלכם, לא על ידי ה-AI.

לפני שמתחילים

The Everything פועל בתוך הדייר (סביבת הארגון) של Microsoft 365 שלכם עם הרשאות מוגבלות בקפידה, אבל הנתונים שלכם כן יוצאים מהדייר לצורך עיבוד AI. מדיניות הפרטיות שלו מציינת את Microsoft (Azure OpenAI) ואת OpenAI כספקי AI, וקובעת שהספקים עשויים לעבד מידע מחוץ למדינה שלכם. האתר הציבורי אינו טוען לשום הסמכה, כגון SOC 2 או ISO 27001 (תקנים לאבטחת מידע), ואינו מציין באיזו מדינה נמצא האירוח.

תיקי הדרכה מכילים מידע אישי, מספרי רישיונות ולעיתים מסמכי זיהוי. בדקו את חובות הפרטיות ושמירת הרשומות שלכם, הסבירו לעובדים ולקבלנים כיצד נעשה שימוש ברשומות שלהם, והגבילו את הגישה של ה-AI לתיקיות ולרשימות שהוא צריך.

שאלות נפוצות