בקרת מסמכים: גרסאות, מועדי סקירה ואישור

מה בקרת מסמכים כוללת

בכל מערכת שבה אתם משתמשים, בקרת מסמכים מסתכמת בדרך כלל בשישה דברים:

1. מרשם של מסמכים מבוקרים, עם בעלים, גרסה ומועד הסקירה הבא.
2. גרסאות, כדי שתוכלו לדעת מה השתנה, מתי ולמה.
3. מועדי סקירה, כדי שמסמכים ייבדקו במחזוריות ולאחר שינויים או אירועים רלוונטיים.
4. אישור על ידי בעל סמכות, מתועד.
5. הפצה, כדי שהגרסה העדכנית תהיה במקום שבו אנשים מחפשים וגרסאות ישנות יוסרו.
6. אישור קריאה, שבו אנשים שהשינוי נוגע להם מאשרים שקראו אותו.

בקרת מסמכים היא גם נושא שמבקרים בודקים לעיתים קרובות במסגרת תקנים של מערכות ניהול כמו ISO 9001, ISO 14001 ו-ISO 45001. העמוד הזה מתאר את הנוהג במונחים כלליים בלבד, לא את הנוסח של סעיף כלשהו.

גרסאות ומועדי סקירה

SharePoint ו-OneDrive כבר שומרים היסטוריית גרסאות של קבצים. מה שהם אינם עושים בעצמם הוא להודיע לבעלים שנוהל צריך סקירה, או לשים לב שנוהל עדיין מתייחס לפריט ציוד שמכרתם בשנה שעברה. כאן עובד AI עוזר:

• הוא עוקב אחר מועדי הסקירה במרשם המסמכים שלכם, מזכיר לבעלים מראש, ואז חוזר ופונה.
• כשסקירה מגיעה, הוא יכול לקרוא את המסמך ולפרט דברים שכדאי לבדוק, כמו התייחסויות לתפקידים, לציוד או לטפסים שכבר אינם תואמים את שאר הרשומות שלכם.
• הוא מנסח את התיקון ב-Word, והבעלים מקבל או דוחה כל שינוי בנפרד. התוסף ל-Word של The Everything מנסח ועורך בתוך המסמך שלכם, כשכל שינוי מאושר.
• לאחר שהמסמך מאושר, הוא מעדכן את המרשם בגרסה החדשה, בתאריך ובסיכום קצר של מה שהשתנה.

אירועים וממצאי ביקורת הם גורמים נפוצים לסקירה שלא מן המניין. קישור שלהם למרשם המסמכים מבטיח שפעולה מתקנת בעקבות אירוע או ביקורת לא תיתקע.

אישורים וחתימה

ה-AI יכול לשלוח טיוטה למאשר, עם סיכום השינוי וסיבתו, ולעקוב עד שהיא מאושרת או מוחזרת. הוא מתעד במרשם שלכם מי אישר מה ומתי. הוא עצמו אינו מאשר דבר.

בחלק מהענפים המפוקחים יש כללים ספציפיים לרשומות ולחתימות אלקטרוניות. בארצות הברית, עסקים בפיקוח ה-FDA כפופים ל-21 CFR חלק 11 (התקנות הפדרליות האמריקאיות לרשומות ולחתימות אלקטרוניות), שבסעיף §11.10(e) מחייב "שובלי ביקורת מאובטחים, שנוצרים על ידי מחשב ומסומנים בחותמת זמן" וקובע ש"שינויים ברשומה לא יסתירו מידע שתועד קודם לכן". אם כללים כאלה חלים עליכם, מערכת המסמכים המתוקפת שלכם נשארת המקום שבו האישורים מתועדים; עוזר AI יכול לתמוך בתהליך אבל אינו המערכת הזו.

אישור קריאה

כשנוהל משתנה, האנשים שמשתמשים בו צריכים לדעת. השגרה פשוטה ומייגעת, ולכן מתאימה היטב לעובד AI:

• לזהות את מי השינוי נוגע, מתוך רשימת תפוצה שאתם מנהלים.
• לשלוח לכל אדם את הגרסה החדשה עם סיכום פשוט של מה שהשתנה.
• לתעד כל אישור קריאה, למשל ברשימת SharePoint, ולחזור ולפנות למי שלא השיב.
• לתת לבעלים של המסמך רשימה של מי שעדיין לא אישר.

אישור קריאה של מסמך אינו זהה למיומנות בו. כשהשינוי מחייב הדרכה, תעדו אותה ברישומי ההדרכה שלכם.

מה נשאר אצל אדם

• תוכן. מה נוהל אומר, והאם הוא בטוח וחוקי, נקבע על ידי אנשים בעלי הידע והסמכות.
• אישור ושחרור. מאשר בשמו חותם על כל גרסה.
• הסרת גרסאות ישנות. ה-AI יכול לפרט היכן גרסה ישנה עדיין מופיעה; הוצאתה משימוש היא החלטה של הבעלים.
• טיפול במי שלא אישר קריאה. מה קורה עם מי שלא קרא שינוי קריטי לבטיחות היא החלטה של הממונה.

לפני שמתחילים

The Everything פועל בתוך הדייר (סביבת הארגון) של Microsoft 365 שלכם עם הרשאות מוגבלות בקפידה, אבל הנתונים שלכם כן יוצאים מהדייר לצורך עיבוד AI. מדיניות הפרטיות שלו מציינת את Microsoft (Azure OpenAI) ואת OpenAI כספקי AI, וקובעת שהספקים עשויים לעבד מידע מחוץ למדינה שלכם. האתר הציבורי אינו טוען לשום הסמכה, כגון SOC 2 או ISO 27001 (תקנים לאבטחת מידע), ואינו מציין באיזו מדינה נמצא האירוח.

בדקו את כללי שמירת הרשומות שחלים על המסמכים המבוקרים שלכם, כולל כמה זמן יש לשמור גרסאות ישנות. החליטו באילו ספריות מסמכים ה-AI רשאי לקרוא ולערוך, ושמרו על מרשם המסמכים שלכם כמקור האמת היחיד.

שאלות נפוצות