ضبط الوثائق: الإصدارات ومواعيد المراجعة والاعتماد

ما الذي يشمله ضبط الوثائق

أيًّا كان النظام الذي تستخدمه، يتلخص ضبط الوثائق عادةً في ستة أمور:

1. سجل للوثائق الخاضعة للضبط، يتضمن المالك والإصدار وموعد المراجعة التالية.
2. الإصدارات، لتعرف ما الذي تغيّر ومتى ولماذا.
3. مواعيد المراجعة، لتُفحص الوثائق وفق دورة منتظمة وبعد التغييرات أو الحوادث ذات الصلة.
4. الاعتماد من شخص يملك الصلاحية، مع تسجيله.
5. التوزيع، لتكون النسخة الحالية حيث يبحث الناس، وتُسحب النسخ القديمة.
6. إقرار القراءة والاطلاع، حيث يؤكد المتأثرون بالتغيير أنهم قرؤوه.

ضبط الوثائق أيضًا من الأمور التي يفحصها المدققون عادةً بموجب معايير أنظمة الإدارة مثل ISO 9001 (الجودة) وISO 14001 (البيئة) وISO 45001 (الصحة والسلامة المهنية). وتصف هذه الصفحة الممارسة بعبارات عامة فقط، لا نص أي بند.

الإصدارات ومواعيد المراجعة

يحتفظ SharePoint وOneDrive أصلًا بسجل إصدارات الملفات. لكنهما لا يُبلغان المالك من تلقاء نفسيهما بأن إجراءً ما قد حان موعد مراجعته، ولا يلاحظان أن إجراءً لا يزال يشير إلى معدّة بعتها في العام الماضي. وهنا يساعد عامل الذكاء الاصطناعي:

• يراقب مواعيد المراجعة في سجل الوثائق لديك ويذكّر المالكين مسبقًا، ثم يتابعهم.
• عندما يحين موعد مراجعة، يستطيع قراءة الوثيقة وإعداد قائمة بما يستحق التحقق، مثل الإشارات إلى أدوار أو معدات أو نماذج لم تعد تطابق سجلاتك الأخرى.
• يصوغ التعديل في Word ليقبله المالك أو يرفضه تغييرًا تغييرًا. فالوظيفة الإضافية لـ Word في The Everything تصوغ وتعدّل داخل وثيقتك، مع اعتماد كل تغيير.
• بعد اعتماد الوثيقة، يحدّث السجل بالإصدار الجديد والتاريخ وملخص قصير لما تغيّر.

الحوادث وملاحظات التدقيق من الأسباب الشائعة للمراجعة غير المجدولة. وربطها بسجل الوثائق يضمن ألا يتعثر إجراء تصحيحي ناتج عن حادث أو عن تدقيق.

الموافقات والاعتماد

يستطيع الذكاء الاصطناعي إرسال المسودة إلى المعتمِد، مع ملخص التغييرات وسبب التغيير، ومتابعته حتى يعتمدها أو يعيدها. ويسجّل في سجلك من اعتمد ماذا ومتى. لكنه لا يعتمد أي شيء بنفسه.

تضع بعض القطاعات الخاضعة للتنظيم قواعد محددة للسجلات والتوقيعات الإلكترونية. ففي الولايات المتحدة، تخضع الشركات التي تنظمها إدارة الغذاء والدواء (FDA) لـ 21 CFR الجزء 11 (جزء مدونة اللوائح الفيدرالية الأمريكية الخاص بالسجلات والتوقيعات الإلكترونية)، الذي يشترط في §11.10(e) وجود «مسارات تدقيق آمنة، يولّدها الحاسوب، ومختومة بالوقت»، وينص على أن «تغييرات السجلات يجب ألا تحجب المعلومات المسجلة سابقًا». وإذا كانت قواعد كهذه تنطبق عليك، يظل نظام الوثائق المُصادَق عليه لديك هو المكان الذي تُسجَّل فيه الموافقات؛ ويستطيع مساعد الذكاء الاصطناعي دعم العملية، لكنه ليس ذلك النظام.

إقرار القراءة والاطلاع

عندما يتغير إجراء ما، يحتاج مستخدموه إلى معرفة ذلك. والروتين بسيط وممل، مما يجعله مناسبًا لعامل ذكاء اصطناعي:

• تحديد المتأثرين، من قائمة توزيع تحتفظ بها.
• إرسال النسخة الجديدة إلى كل شخص مع ملخص واضح لما تغيّر.
• تسجيل كل إقرار، في قائمة SharePoint مثلًا، ومتابعة كل من لم يرد.
• تزويد مالك الوثيقة بقائمة بمن لم يُقرّ بعد.

الإقرار بالاطلاع على وثيقة لا يعني الكفاءة في تطبيقها. وحيثما يتطلب التغيير تدريبًا، سجّله في سجلات التدريب لديك.

ما الذي يبقى بيد شخص

• المحتوى. ما ينص عليه الإجراء، وما إذا كان آمنًا ومشروعًا، يقرره أشخاص يملكون المعرفة والصلاحية.
• الاعتماد والإصدار. يعتمد معتمِدٌ مسمّى كل إصدار.
• سحب النسخ القديمة. يستطيع الذكاء الاصطناعي إعداد قائمة بالأماكن التي لا تزال تظهر فيها نسخة قديمة؛ أما إيقاف استخدامها فقرار يعود إلى المالك.
• متابعة عدم الإقرار. ما يحدث لشخص لم يقرأ تغييرًا حرجًا للسلامة قرار يعود إلى المشرف.

قبل أن تبدأ

يعمل The Everything داخل مستأجر Microsoft 365 الخاص بمؤسستك (أي البيئة المخصصة لمؤسستك) بصلاحيات محددة بدقة، لكن بياناتك تغادر هذه البيئة لتتم معالجتها بالذكاء الاصطناعي. وتذكر سياسة الخصوصية الخاصة به Microsoft (Azure OpenAI) وOpenAI بوصفهما مزوّدَي الذكاء الاصطناعي، وتنص على أن المزوّدين قد يعالجون المعلومات خارج بلدك. ولا يدّعي الموقع العام أي شهادة مثل SOC 2 أو ISO 27001 (معايير لأمن المعلومات)، ولا يحدد بلد الاستضافة.

تحقّق من أي قواعد لحفظ السجلات تنطبق على وثائقك الخاضعة للضبط، بما في ذلك مدة الاحتفاظ بالنسخ القديمة. وحدّد مكتبات الوثائق التي يجوز للذكاء الاصطناعي قراءتها وتعديلها، واجعل سجل الوثائق لديك المصدر الوحيد للحقيقة.

أسئلة شائعة