Asiakirjahallinta: versiot, tarkistuspäivät ja hyväksyntä

Mitä asiakirjahallinta kattaa

Käytitpä mitä järjestelmää tahansa, asiakirjahallinta tiivistyy yleensä kuuteen asiaan:

1. Rekisteri ohjatuista asiakirjoista, jossa on omistaja, versio ja seuraava tarkistuspäivä.
2. Versiot, jotta tiedät, mitä muuttui, milloin ja miksi.
3. Tarkistuspäivät, jotta asiakirjat tarkistetaan määrävälein sekä olennaisten muutosten tai vaaratilanteiden jälkeen.
4. Hyväksyntä, jonka tekee valtuutettu henkilö ja joka kirjataan.
5. Jakelu, jotta voimassa oleva versio on siellä, mistä ihmiset sitä etsivät, ja vanhat versiot poistetaan käytöstä.
6. Luettu ja ymmärretty -kuittaus, jossa muutoksen koskettamat ihmiset vahvistavat lukeneensa sen.

Asiakirjahallinta on myös asia, jota auditoijat tarkastelevat yleisesti johtamisjärjestelmästandardien, kuten ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001, yhteydessä. Tämä sivu kuvaa käytäntöä vain yleisellä tasolla, ei minkään kohdan sanamuotoa.

Versiot ja tarkistuspäivät

SharePoint ja OneDrive säilyttävät jo tiedostojen versiohistorian. Itsestään ne eivät kuitenkaan kerro omistajalle, että menettelyohje on tarkistettava, tai huomaa, että menettelyohjeessa viitataan yhä viime vuonna myytyyn laitteeseen. Siinä tekoälytyöntekijä auttaa:

• Se seuraa asiakirjarekisterisi tarkistuspäiviä, muistuttaa omistajia etukäteen ja muistuttaa uudelleen.
• Kun tarkistus erääntyy, se voi lukea asiakirjan ja listata tarkistamisen arvoisia asioita, kuten viittaukset rooleihin, laitteisiin tai lomakkeisiin, jotka eivät enää vastaa muita tallenteitasi.
• Se luonnostelee muutosversion Wordissa, ja omistaja hyväksyy tai hylkää sen muutos kerrallaan. The Everythingin Word-apuohjelma luonnostelee ja muokkaa asiakirjassasi, ja jokainen muutos hyväksytään.
• Se päivittää rekisteriin uuden version, päivämäärän ja lyhyen yhteenvedon muutoksista, kun asiakirja on hyväksytty.

Vaaratilanteet ja auditointihavainnot ovat tavallisia syitä aikataulun ulkopuoliseen tarkistukseen. Kun ne linkitetään asiakirjarekisteriin, vaaratilanteesta tai auditoinnista johtuva korjaava toimenpide ei jää jumiin.

Hyväksynnät ja vahvistus

Tekoäly voi lähettää luonnoksen hyväksyjälle muutosyhteenvedon ja muutoksen syyn kera ja muistuttaa, kunnes luonnos hyväksytään tai palautetaan. Se kirjaa rekisteriisi, kuka hyväksyi mitä ja milloin. Se ei hyväksy itse mitään.

Joillakin säännellyillä toimialoilla on erityisiä sääntöjä sähköisille tallenteille ja allekirjoituksille. Yhdysvalloissa FDA:n (Yhdysvaltain elintarvike- ja lääkevirasto) valvomia yrityksiä koskee 21 CFR Part 11 (liittovaltion säädös sähköisistä tallenteista ja allekirjoituksista), joka kohdassa §11.10(e) edellyttää ”turvallisia, tietokoneen tuottamia, aikaleimattuja kirjausketjuja” ja toteaa, että ”tallenteiden muutokset eivät saa peittää aiemmin kirjattuja tietoja”. Jos sinua koskevat tällaiset säännöt, validoitu asiakirjajärjestelmäsi on edelleen paikka, johon hyväksynnät kirjataan; tekoälyavustaja voi tukea prosessia, mutta se ei ole tuo järjestelmä.

Luettu ja ymmärretty -kuittaus

Kun menettelyohje muuttuu, sitä käyttävien ihmisten on saatava tietää. Rutiini on yksinkertainen ja työläs, mikä tekee siitä sopivan tekoälytyöntekijälle:

• Selvitä, keitä muutos koskee, ylläpitämäsi jakeluluettelon perusteella.
• Lähetä jokaiselle uusi versio ja selkeä yhteenveto muutoksista.
• Kirjaa jokainen kuittaus esimerkiksi SharePoint Lists -luetteloon ja muistuta niitä, jotka eivät ole vastanneet.
• Anna asiakirjan omistajalle luettelo siitä, keneltä kuittaus puuttuu.

Asiakirjan kuittaaminen ei ole sama asia kuin pätevyys sen mukaiseen työhön. Kun muutos edellyttää koulutusta, kirjaa se koulutusrekistereihisi.

Mikä jää ihmiselle

• Sisältö. Sen, mitä menettelyohjeessa sanotaan ja onko se turvallinen ja lainmukainen, päättävät ihmiset, joilla on tieto ja valtuudet.
• Hyväksyntä ja julkaisu. Nimetty hyväksyjä vahvistaa jokaisen version.
• Vanhojen versioiden poistaminen käytöstä. Tekoäly voi listata, missä vanha versio yhä esiintyy; sen poistaminen käytöstä on omistajan päätös.
• Puuttuvien kuittausten jatkotoimet. Se, mitä tapahtuu henkilölle, joka ei ole lukenut turvallisuuskriittistä muutosta, on esihenkilön päätettävissä.

Ennen kuin aloitat

The Everything toimii Microsoft 365 -vuokraajassasi (tenant) tarkasti rajatuin käyttöoikeuksin, mutta tietosi lähtevät vuokraajan ulkopuolelle tekoälykäsittelyä varten. Sen tietosuojakäytäntö nimeää tekoälypalvelujen tarjoajiksi Microsoftin (Azure OpenAI) ja OpenAI:n ja kertoo, että palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja maasi ulkopuolella. Julkisella verkkosivustolla ei väitetä minkäänlaista sertifiointia, kuten SOC 2 tai ISO 27001 (tietoturvastandardeja), eikä siinä mainita, missä maassa palvelua ylläpidetään.

Tarkista ohjattuja asiakirjojasi koskevat arkistointisäännöt, mukaan lukien se, kuinka kauan vanhoja versioita on säilytettävä. Päätä, mitä asiakirjakirjastoja tekoäly saa lukea ja muokata, ja pidä asiakirjarekisterisi ainoana virallisena tietolähteenä.

Usein kysyttyä