Dokumentstyring: versjoner, gjennomgangsdatoer og godkjenning

Hva dokumentstyring omfatter

Uansett hvilket system du bruker, handler dokumentstyring som regel om seks ting:

1. Et register over styrte dokumenter, med ansvarlig, versjon og neste gjennomgangsdato.
2. Versjoner, slik at du kan se hva som ble endret, når og hvorfor.
3. Gjennomgangsdatoer, slik at dokumentene kontrolleres i en fast syklus og etter relevante endringer eller hendelser.
4. Godkjenning av noen med myndighet, dokumentert.
5. Distribusjon, slik at den gjeldende versjonen ligger der folk leter, og gamle versjoner trekkes tilbake.
6. Lesebekreftelse, der de som berøres av en endring, bekrefter at de har lest den.

Dokumentstyring er også noe revisorer ofte ser på under standarder for styringssystemer som ISO 9001, ISO 14001 og ISO 45001 (kvalitet, miljø og arbeidsmiljø). Denne siden beskriver praksisen bare i generelle termer, ikke ordlyden i noe punkt i standardene.

Versjoner og gjennomgangsdatoer

SharePoint og OneDrive tar allerede vare på versjonshistorikken til filer. Det de ikke gjør av seg selv, er å si fra til den ansvarlige at en prosedyre skal gjennomgås, eller å legge merke til at en prosedyre fortsatt viser til en maskin du solgte i fjor. Det er der en AI-medarbeider hjelper:

• Den følger med på gjennomgangsdatoene i dokumentregisteret ditt og minner de ansvarlige på i god tid, og følger deretter opp.
• Når en gjennomgang forfaller, kan den lese dokumentet og liste opp ting som er verdt å sjekke, for eksempel henvisninger til roller, utstyr eller skjemaer som ikke lenger stemmer med den øvrige dokumentasjonen din.
• Den lager et utkast til revisjonen i Word, slik at den ansvarlige kan godta eller avvise endring for endring. Word-tillegget til The Everything lager utkast og redigerer i dokumentet ditt, med hver endring godkjent.
• Den oppdaterer registeret med den nye versjonen, datoen og et kort sammendrag av hva som er endret, når dokumentet er godkjent.

Hendelser og revisjonsfunn er vanlige utløsere for en ikke-planlagt gjennomgang. Når de kobles til dokumentregisteret, stopper ikke et korrigerende tiltak etter en hendelse eller en revisjon opp.

Godkjenning og signering

AI-en kan sende et utkast til godkjenneren, med sammendraget av endringene og begrunnelsen for dem, og purre til det er godkjent eller sendt tilbake. Den registrerer i registeret ditt hvem som godkjente hva og når. Den godkjenner ingenting selv.

Noen regulerte bransjer har egne regler for elektronisk dokumentasjon og elektroniske signaturer. I USA er virksomheter regulert av FDA (den amerikanske legemiddel- og matmyndigheten) underlagt 21 CFR Part 11 (amerikanske føderale regler for elektroniske dokumenter og signaturer), som i §11.10(e) krever «sikre, datagenererte, tidsstemplede revisjonsspor» og sier at «endringer i dokumentasjon ikke skal skjule tidligere registrert informasjon». Hvis slike regler gjelder for deg, er det validerte dokumentsystemet ditt fortsatt stedet der godkjenninger registreres; en AI-assistent kan støtte prosessen, men er ikke det systemet.

Lesebekreftelse

Når en prosedyre endres, må de som bruker den, få vite det. Rutinen er enkel og kjedelig, og det gjør den godt egnet for en AI-medarbeider:

• Finne ut hvem som berøres, ut fra en distribusjonsliste du vedlikeholder.
• Sende hver person den nye versjonen med et enkelt sammendrag av hva som er endret.
• Registrere hver bekreftelse, for eksempel i en SharePoint-liste, og følge opp alle som ikke har svart.
• Gi dokumentansvarlig en liste over hvem som gjenstår.

Å bekrefte at man har lest et dokument, er ikke det samme som å være kompetent på det. Der en endring krever opplæring, registrer den i opplæringsregistrene dine.

Hva som blir hos en person

• Innhold. Hva en prosedyre sier, og om den er trygg og lovlig, avgjøres av personer med kunnskap og myndighet.
• Godkjenning og frigivelse. En navngitt godkjenner godkjenner hver versjon.
• Tilbaketrekking av gamle versjoner. AI-en kan liste opp hvor en gammel versjon fortsatt dukker opp; å ta den ut av bruk er en beslutning for den ansvarlige.
• Oppfølging av manglende lesebekreftelse. Hva som skjer med noen som ikke har lest en sikkerhetskritisk endring, er en avgjørelse for nærmeste leder.

Før du begynner

The Everything kjører i Microsoft 365-leietakeren din (tenant) med strengt avgrensede tillatelser, men dataene dine forlater leietakeren for AI-behandling. Personvernerklæringen oppgir Microsoft (Azure OpenAI) og OpenAI som AI-leverandører og sier at leverandørene kan behandle informasjon utenfor landet ditt. Det offentlige nettstedet hevder ingen sertifisering som SOC 2 eller ISO 27001, og det oppgir ikke hvilket land tjenesten driftes i.

Sjekk eventuelle oppbevaringsregler som gjelder for de styrte dokumentene dine, blant annet hvor lenge gamle versjoner må oppbevares. Bestem hvilke dokumentbiblioteker AI-en kan lese og redigere, og la dokumentregisteret være den eneste autoritative kilden.

Spørsmål folk stiller