Hold etterlevelsesregistrene oppdatert

Registrene de fleste regulerte virksomheter fører

Hvilke registre du trenger, avhenger av bransjen din, jurisdiksjonen din og eventuelle styringssystemer du er sertifisert etter. Dette er de vanligste:

Dette nettstedet forteller deg ikke hvilke registre loven krever av deg. Det avhenger av jurisdiksjonen og arbeidet ditt, og det er verdt å sjekke med veiledningen fra myndigheten din eller en rådgiver.

Hvorfor registre blir utdaterte

Registre svikter sjelden fordi de var dårlig utformet. De svikter fordi vedlikeholdet ikke er noens hovedoppgave. Det typiske mønsteret ser slik ut:

• Én person bygde registeret og «eier» det fortsatt, men informasjonen i det tilhører ti andre.
• Gjennomgangsdatoene står i en kolonne ingen filtrerer på.
• Oppdateringer kommer på e-post eller i en samtale ute på stedet og når aldri registeret.
• Underleverandørens dokumenter kommer inn når underleverandøren engasjeres første gang, og så spør ingen igjen.
• Registeret får en stor opprydding uken før en revisjon, og så sklir det ut igjen.

Hvert av disse er et oppfølgingsproblem, og oppfølging er nettopp den typen administrasjon en AI-medarbeider kan bære.

Slik holder en AI-medarbeider dem oppdatert

The Everything jobber med registrene der de allerede ligger, i Excel-arbeidsbøker og SharePoint-lister, så det er ingenting å migrere. Typiske rutiner:

Gjennomgangsdatoer

Den sjekker gjennomgangsdatoene i hvert register, og når en oppføring forfaller, sender den den ansvarlige en melding i Teams eller på e-post med den gjeldende oppføringen og et enkelt spørsmål: stemmer dette fortsatt, og hvis ikke, hva er endret? Den registrerer svaret og datoen på oppføringen, eller foreslår oppdateringen slik at du kan godkjenne den.

Fange opp endringer når de skjer

Når noen nevner i Teams at et nytt kjemikalie har kommet, eller at et maskinvern er byttet, kan du be AI-en lage et utkast til registerendringen. Du ser den foreslåtte endringen før den gjøres.

Underleverandørers forsikringer og lisenser

Den leser utløpsdatoer fra bevisene du har, og flagger alt som har utløpt eller snart utløper. Å flagge underleverandører med utløpt forsikring er allerede en del av tilbudsarbeidet dens. Den kan sende underleverandøren en e-post og be om et gyldig forsikringsbevis, og arkivere svaret i riktig mappe.

En fast oppsummering

Den kan sende en ukentlig eller månedlig melding til registeransvarlig med oversikt over forfalte gjennomganger, åpne farer og dokumenter som snart utløper, slik at oppryddingen skjer fortløpende i stedet for uken før en revisjon. De samme dataene inngår deretter i revisjonsbevisene og opplæringsregistrene dine.

Hva som blir hos en person

Innholdet i et register er en rekke beslutninger, og de tilhører mennesker:

• Risikovurderinger og tiltak. AI-en kan vise den gjeldende oppføringen og den siste gjennomgangen. Om risikoen er akseptabel, er en vurdering for den ansvarlige personen.
• Hva som står i lovregisteret. Å avgjøre hvilke lover og vilkår som gjelder, krever noen som forstår virksomheten din, og ofte en rådgiver.
• Lukking av farer. En fare er lukket når noen har kontrollert utbedringen, ikke når en e-post sier at det er gjort.
• Godkjenning av underleverandører. Om en underleverandør med utløpt bevis kan fortsette å jobbe, er din avgjørelse. AI-en flagger det og stopper der.

Før du begynner

The Everything kjører i Microsoft 365-leietakeren din (tenant) med strengt avgrensede tillatelser, men dataene dine forlater leietakeren for AI-behandling. Personvernerklæringen oppgir Microsoft (Azure OpenAI) og OpenAI som AI-leverandører og sier at leverandørene kan behandle informasjon utenfor landet ditt. Det offentlige nettstedet hevder ingen sertifisering som SOC 2 eller ISO 27001, og det oppgir ikke hvilket land tjenesten driftes i.

Registre kan inneholde navn, helseopplysninger (for eksempel i en farerapport) og forretningsinformasjon om underleverandører. Før du kobler dem til, bør du sjekke dine egne plikter knyttet til personvern og oppbevaring, og bestemme hvilke lister og mapper AI-en skal bruke. Behold selve registeret som det autoritative arkivet; AI-en oppdaterer det med din godkjenning og har ikke en egen kopi som den offisielle versjonen.

Spørsmål folk stiller