Tenere aggiornati i registri di compliance

I registri che tiene la maggior parte delle aziende regolamentate

Quali registri Le servono dipende dal Suo settore, dalla Sua giurisdizione e da eventuali sistemi di gestione per cui è certificato. Questi sono i più comuni:

Questo sito non Le dice quali registri la legge Le impone. Dipende dalla Sua giurisdizione e dalla Sua attività, ed è opportuno verificarlo nelle linee guida della Sua autorità di controllo o con un consulente.

Perché i registri diventano obsoleti

Raramente i registri falliscono perché progettati male. Falliscono perché tenerli aggiornati non è il compito principale di nessuno. Lo schema tipico è questo:

• Una persona ha creato il registro e ne è ancora la «proprietaria», ma le informazioni che contiene appartengono ad altre dieci persone.
• Le date di revisione stanno in una colonna su cui nessuno filtra.
• Gli aggiornamenti arrivano per e-mail o in una conversazione sul posto e non raggiungono mai il registro.
• I documenti degli appaltatori arrivano al primo incarico, poi nessuno li richiede più.
• Il registro viene ripulito a fondo la settimana prima di un audit, poi torna a scivolare.

Ognuno di questi è un problema di follow-up, e il follow-up è esattamente il tipo di attività amministrativa di cui un collaboratore IA può farsi carico.

Come un collaboratore IA li tiene aggiornati

The Everything lavora con i registri dove si trovano già, in cartelle di lavoro Excel ed elenchi di SharePoint, quindi non c'è nulla da migrare. Routine tipiche:

Date di revisione

Controlla le date di revisione di ogni registro e, quando una voce arriva a scadenza, scrive al responsabile in Teams o via e-mail con la voce attuale e una domanda semplice: è ancora corretta e, se no, che cosa è cambiato? Registra la risposta e la data nella voce, oppure Le propone l'aggiornamento da approvare.

Registrare i cambiamenti quando avvengono

Quando qualcuno menziona in Teams che è arrivata una nuova sostanza chimica o che è stata sostituita una protezione, può chiedere all'IA di redigere la modifica del registro. Lei vede la modifica proposta prima che venga effettuata.

Assicurazioni e licenze degli appaltatori

Legge le date di scadenza dai certificati in Suo possesso e segnala tutto ciò che è scaduto o sta per scadere. Segnalare i subappaltatori con l'assicurazione scaduta fa già parte del suo lavoro sui preventivi. Può scrivere all'appaltatore chiedendo un certificato valido e archiviare la risposta nella cartella giusta.

Un riepilogo periodico

Può inviare al responsabile del registro una nota settimanale o mensile con le revisioni scadute, i pericoli aperti e i documenti in scadenza, così la pulizia avviene in modo continuo invece che nella settimana prima di un audit. Le stesse registrazioni alimentano poi le Sue evidenze di audit e le Sue registrazioni della formazione.

Che cosa resta a una persona

Il contenuto di un registro è un insieme di decisioni, e queste spettano alle persone:

• Valutazioni del rischio e misure di controllo. L'IA può mostrare la voce attuale e l'ultima revisione. Se il rischio sia accettabile è un giudizio che spetta alla persona responsabile.
• Che cosa entra nel registro normativo. Decidere quali leggi e prescrizioni si applicano richiede qualcuno che conosca le Sue attività e, spesso, un consulente.
• Chiudere i pericoli. Un pericolo è chiuso quando qualcuno ha verificato l'intervento, non quando un'e-mail dice che è stato fatto.
• Qualifica degli appaltatori. Se un appaltatore con un certificato scaduto possa continuare a lavorare lo decide Lei. L'IA lo segnala e si ferma lì.

Prima di iniziare

The Everything opera all'interno del Suo tenant Microsoft 365 con autorizzazioni strettamente circoscritte, ma i Suoi dati escono dal tenant per l'elaborazione tramite IA. La sua informativa sulla privacy indica Microsoft (Azure OpenAI) e OpenAI come fornitori di IA e precisa che i fornitori possono trattare le informazioni al di fuori del Suo Paese. Il sito pubblico non dichiara alcuna certificazione, come SOC 2 o ISO 27001, e non indica un Paese di hosting.

I registri possono contenere nomi, dati sanitari (per esempio in una segnalazione di pericolo) e informazioni commerciali sugli appaltatori. Prima di collegarli, verifichi i Suoi obblighi in materia di privacy e di conservazione delle registrazioni e decida quali elenchi e cartelle l'IA deve usare. Mantenga il registro stesso come sistema di riferimento; l'IA lo aggiorna con la Sua approvazione e non conserva una copia separata come versione ufficiale.

Domande frequenti