Un calendario delle comunicazioni alle autorità che sollecita i responsabili

Esempi di scadenze fisse e di scadenze legate a un evento

Gli obblighi di comunicazione sono di due tipi. Le scadenze fisse cadono nella stessa data ogni anno. Le scadenze legate a un evento iniziano a decorrere quando accade qualcosa, come un infortunio grave. Un calendario utile le contiene entrambe. Alcuni esempi, con l'indicazione della giurisdizione:

Si tratta di esempi, non di un elenco completo, e i dettagli prevedono condizioni ed esenzioni. Negli Stati Uniti, per esempio, la norma OSHA sulla registrazione si applica ai datori di lavoro con più di 10 dipendenti e alcuni settori sono esenti. Verifichi la fonte di ogni obbligo che La riguarda.

Costruire il calendario

Un calendario delle comunicazioni funziona quando ogni voce risponde a cinque domande:

1. Che cosa è dovuto? La relazione o la notifica, e l'autorità.
2. Quando? La data, oppure l'evento che fa scattare l'obbligo.
3. Chi ne è responsabile? Una persona indicata per nome, più un sostituto.
4. Quali dati servono? Letture dei contatori, fatture del carburante, registri degli infortuni, dati di produzione, e chi detiene ciascuno di essi.
5. Come si presenta? Il portale o il canale, e chi ha le credenziali di accesso.

Basta un elenco di SharePoint o una tabella Excel nel Suo tenant. L'IA può aiutarLa a costruirlo a partire dalle prescrizioni delle Sue licenze, dalle e-mail delle presentazioni precedenti e dai fogli di calcolo esistenti, e poi proporLe le voci da confermare. Non decide quali obblighi La riguardano.

Come funzionano promemoria e solleciti

Una volta creato il calendario, The Everything può gestirlo:

• Promemoria con anticipo. Lei sceglie gli anticipi, per esempio 60, 30, 14 e 7 giorni prima di una data fissa. I promemoria arrivano al responsabile in Teams o via e-mail, e al sostituto se il responsabile è assente.
• Richieste di dati. Prima di una relazione, chiede a ogni detentore di dati i suoi numeri, allega la versione dell'anno precedente come riferimento e fa i solleciti.
• Raccolta. Riunisce le risposte in una cartella e redige un riepilogo o un pacchetto dei dati in Excel o Word, segnalando ciò che manca o differisce dall'anno precedente.
• Stato. Può chiedere in Teams «che cosa scade nei prossimi 90 giorni e che cosa stiamo aspettando?» e ottenere un elenco chiaro.
• Chiusura. Dopo la presentazione, archivia la ricevuta e sposta la data all'anno successivo.

Gli obblighi legati a un evento funzionano diversamente: il calendario non può ricordarLe un incidente prima che accada. Per questi, veda la notifica degli incidenti, dove l'obiettivo è che una persona raggiunga rapidamente l'autorità, non aspettare una bozza.

Che cosa resta a una persona

• Quali obblighi si applicano. Il calendario vale quanto l'elenco su cui si basa, e quell'elenco richiede qualcuno che conosca le Sue licenze e le Sue attività.
• I numeri. L'IA può raccogliere e confrontare; la persona responsabile verifica i dati e il metodo.
• Firmare e presentare. Dichiarazioni e presentazioni vengono effettuate da una persona, nel portale o nel canale dell'autorità.
• Scadenze in ritardo o mancate. Se una scadenza non può essere rispettata, parlare con l'autorità è una decisione Sua.

Prima di iniziare

The Everything opera all'interno del Suo tenant Microsoft 365 con autorizzazioni strettamente circoscritte, ma i Suoi dati escono dal tenant per l'elaborazione tramite IA. La sua informativa sulla privacy indica Microsoft (Azure OpenAI) e OpenAI come fornitori di IA e precisa che i fornitori possono trattare le informazioni al di fuori del Suo Paese. Il sito pubblico non dichiara alcuna certificazione, come SOC 2 o ISO 27001, e non indica un Paese di hosting.

I dati per le comunicazioni possono essere commercialmente sensibili (dati su energia e produzione) o personali (registri degli infortuni). Verifichi i Suoi obblighi in materia di privacy e di conservazione delle registrazioni prima di collegarli. Lasci le credenziali dei portali delle autorità alle persone che effettuano le presentazioni; l'IA non ne ha bisogno per inviare promemoria o redigere relazioni.

Domande frequenti