担当者に催促する規制報告カレンダー

固定期限と事象起因の期限の例

報告義務には二種類あります。固定期限は毎年同じ日に来ます。事象起因の期限は、重大な負傷など何かが起きた時点から進み始めます。役に立つカレンダーには両方が入っています。法域を明記したいくつかの例を示します。

これらは例であって網羅的な一覧ではなく、詳細には条件や適用除外があります。たとえば米国では、OSHA の記録保管規則は従業員が10人を超える雇用主に適用され、一部の業種は適用除外です。自社に適用される各義務について、出典を確認してください。

カレンダーの作り方

報告カレンダーは、各項目が次の五つの問いに答えていれば機能します。

1. 何の期限か。報告書または届出と、その提出先の規制当局。
2. いつか。日付、または事象起因の義務であればそのきっかけ。
3. 担当者は誰か。指名された一人と、その代理。
4. どんな入力情報が必要か。メーターの検針値、燃料の請求書、負傷記録、生産量の数値など、そしてそれぞれを誰が持っているか。
5. どう提出するか。ポータルやチャネルと、ログイン情報を持っている人。

テナント内の SharePoint リストか Excel の表で十分です。AI は、免許の条件、過去の提出メール、既存のスプレッドシートからカレンダーを作る手伝いをし、項目案を提示してお客様に確認してもらえます。どの義務が自社に適用されるかを AI が決めることはありません。

リマインダーと担当者への催促の仕組み

カレンダーができれば、The Everything がそれを運用できます。

• 余裕をもったリマインダー。固定期限の60日前、30日前、14日前、7日前など、通知のタイミングはお客様が選びます。リマインダーは Teams またはメールで担当者に届き、担当者が不在なら代理に届きます。
• 入力情報の依頼。報告に先立って、入力情報を持つ各担当者に数値を依頼し、参考として前年の版を添付し、フォローアップします。
• 取りまとめ。返信を一つのフォルダーに集め、Excel または Word でサマリーや数値資料を下書きし、欠けているものや前年と異なるものを注記します。
• 状況確認。Teams で「今後90日以内に何が期限で、何を待っている？」と尋ねれば、端的な一覧が返ってきます。
• 完了処理。提出後は提出受領書を保存し、日付を一年先に進めます。

事象起因の義務は扱いが異なります。インシデントが起きる前にカレンダーが知らせることはできないからです。それについてはインシデント報告をご覧ください。そこで重要なのは、下書きを待つことではなく、人がすぐに規制当局へ連絡することです。

人に残ること

• どの義務が適用されるか。カレンダーの質はその背後にある一覧次第であり、その一覧には自社の免許と業務を知る人が必要です。
• 数値。AI は取りまとめと比較ができます。数値と算定方法を確認するのは責任者です。
• 署名と提出。宣誓と提出は、規制当局自身のポータルやチャネルで人が行います。
• 遅延や期限超過。期限に間に合わない場合に規制当局と話すかどうかは、お客様が決めることです。

始める前に

The Everything は、権限を厳密に絞った形でお客様の Microsoft 365 テナント内で動作しますが、AI 処理のためにデータはテナントの外に送られます。プライバシーポリシーでは、AI プロバイダーとして Microsoft（Azure OpenAI）と OpenAI を挙げ、プロバイダーがお客様の国外で情報を処理する場合があるとしています。公開サイトでは SOC 2 や ISO 27001（情報セキュリティの規格）などの認証を主張しておらず、ホスティング国も明示していません。

報告の入力情報は、商業上機微なもの（エネルギーや生産のデータ）や個人に関するもの（負傷記録）である場合があります。接続する前に、プライバシーと記録保管の義務を確認してください。規制当局のポータルのログイン情報は、提出を行う人が保持してください。AI がリマインダーを送ったり報告書を下書きしたりするのに、それは必要ありません。

よくある質問