En rapporteringskalender til myndigheder, der rykker ejerne

Eksempler på faste og hændelsesudløste frister

Rapporteringsforpligtelser findes i to slags. Faste frister falder på samme dato hvert år. Hændelsesudløste frister begynder at løbe, når noget sker, for eksempel en alvorlig personskade. En brugbar kalender rummer begge. Nogle eksempler med angivelse af jurisdiktion:

Dette er eksempler, ikke en fuldstændig liste, og detaljerne har betingelser og undtagelser. I USA gælder OSHA's registreringsregel for eksempel for arbejdsgivere med mere end 10 ansatte, og visse brancher er undtaget. Tjek kilden for hver forpligtelse, der gælder for dig.

Sådan bygger du kalenderen

En rapporteringskalender fungerer, når hver post besvarer fem spørgsmål:

1. Hvad skal leveres? Rapporten eller anmeldelsen og myndigheden.
2. Hvornår? Datoen eller, ved hændelsesudløste forpligtelser, den udløsende begivenhed.
3. Hvem ejer den? Én navngiven person plus en stedfortræder.
4. Hvilke input kræves? Måleraflæsninger, brændstoffakturaer, skadeslogs, produktionstal og hvem der har hvert enkelt.
5. Hvordan indberettes den? Portalen eller kanalen, og hvem der har login.

En SharePoint-liste eller en Excel-tabel i din tenant er nok. AI'en kan hjælpe dig med at bygge den ud fra dine licensvilkår, tidligere indberetningsmails og eksisterende regneark og derefter foreslå posterne, så du kan bekræfte dem. Den afgør ikke, hvilke forpligtelser der gælder for dig.

Sådan fungerer påmindelser og rykkere til ejere

Når kalenderen findes, kan The Everything drive den:

• Påmindelser med varsel. Du vælger varslerne, for eksempel 60, 30, 14 og 7 dage før en fast dato. Påmindelserne går til ejeren i Teams eller via e-mail og til stedfortræderen, hvis ejeren er væk.
• Anmodninger om input. Forud for en rapport beder den hver inputholder om deres tal, vedhæfter sidste års version som reference og følger op.
• Samling. Den samler svarene i én mappe, laver et udkast til et resumé eller en talpakke i Excel eller Word og noterer, hvad der mangler eller afviger fra sidste år.
• Status. Du kan spørge i Teams »hvad forfalder inden for de næste 90 dage, og hvad venter vi på?« og få en klar liste.
• Afslutning. Efter indberetningen arkiverer den kvitteringen for indsendelsen og flytter datoen et år frem.

Hændelsesudløste forpligtelser fungerer anderledes: kalenderen kan ikke minde dig om en hændelse, før den sker. Se hændelsesrapportering om dem, hvor pointen er hurtigt at få en person i kontakt med myndigheden, ikke at vente på et udkast.

Hvad der forbliver hos en person

• Hvilke forpligtelser der gælder. Kalenderen er kun så god som listen bag den, og den liste kræver en person, der kender dine licenser og din drift.
• Tallene. AI'en kan samle og sammenligne; den ansvarlige person kontrollerer tallene og metoden.
• Underskrift og indberetning. Erklæringer og indsendelser foretages af en person i myndighedens egen portal eller kanal.
• Forsinkede eller mistede frister. Hvis en frist ikke kan overholdes, er det din beslutning at tage kontakt til myndigheden.

Før du begynder

The Everything kører i din Microsoft 365-tenant (din organisations Microsoft-miljø) med snævert afgrænsede tilladelser, men dine data forlader tenanten til AI-behandling. Privatlivspolitikken nævner Microsoft (Azure OpenAI) og OpenAI som AI-udbydere og oplyser, at udbyderne kan behandle oplysninger uden for dit land. Det offentlige websted påberåber sig ikke nogen certificering som SOC 2 eller ISO 27001 og nævner ikke, i hvilket land data hostes.

Rapporteringsinput kan være forretningsfølsomme (energi- og produktionsdata) eller personlige (skadeslogs). Kontrollér dine forpligtelser vedrørende privatliv og opbevaring, før du kobler dem til. Lad login til myndighedsportaler blive hos de personer, der indberetter; AI'en har ikke brug for dem for at sende påmindelser eller lave udkast til rapporter.

Ofte stillede spørgsmål