Hændelsesrapportering: AI'en skriver udkast, en person anmelder

Anmeldelsesreglerne efter jurisdiktion

Hvad der tæller som anmeldelsespligtigt, har sine egne definitioner, og Australiens delstater og territorier har deres egne myndigheder og har hver for sig indført modellovene. Læs din myndigheds vejledning; denne side erstatter den ikke.

Hændelser skaber også registreringer. I USA fører arbejdsgivere med mere end 10 ansatte OSHA Forms 300, 300A og 301 (OSHA's skemaer til registrering af arbejdsskader og arbejdsbetingede sygdomme), og visse brancher er undtaget. I australsk byggeri skal den relevante risikovurdering, WHS-plan og de relevante safe work method statements (SWMS, skriftlige arbejdsbeskrivelser for sikkert arbejde) ifølge Safe Work Australia opbevares »i to år efter hændelsen«.

Et databrud er en anden slags hændelse. I Australien kræver ordningen Notifiable Data Breaches (anmeldelsespligt ved brud på persondatasikkerheden), at de organisationer, den omfatter, underretter berørte personer og OAIC (den australske informations- og databeskyttelsesmyndighed), når et brud sandsynligvis vil medføre alvorlig skade. Den samme regel gælder: en person vurderer og anmelder.

Den første time: hold AI'en ude af den kritiske vej

»Straks« og »ad den hurtigst mulige vej« betyder et telefonopkald eller myndighedens egen kanal, foretaget af en person, så snart vedkommende bliver bekendt med hændelsen. Ingen bør vente på et AI-udkast, før der anmeldes. En fornuftig opsætning:

• Din hændelsesprocedure angiver, hvem der anmelder og hvordan, og den procedure afhænger ikke af, at nogen software er tilgængelig.
• AI'en kan hjælpe nogen med hurtigt at finde proceduren og myndighedens kontaktoplysninger, når der spørges i Teams eller via sms.
• Mens personen anmelder, kan andre give AI'en fakta, efterhånden som de kommer ind: hvad der skete, hvornår, hvor, hvem, hvad der blev gjort. Den fører en tidsstemplet note over, hvad den har fået at vide.
• Hvis myndigheden beder om skriftlig opfølgning, laver AI'en et udkast ud fra disse noter, som den ansvarlige person kontrollerer.

Efter anmeldelsen: rapporter, registre og handlinger

Det meste af administrationen omkring en hændelse sker i dagene og ugerne efter. Det er her, en AI-medarbejder i Microsoft 365 gør sig fortjent:

• Udkast til hændelsesrapport. Bygget ud fra de noter, fotos og forklaringer, du giver den, i din egen skabelon i Word.
• Registerpost. En foreslået post i dit hændelsesregister (Excel eller en SharePoint-liste), som du godkender.
• Bevaring af registreringer. En påmindelse om at opbevare de dokumenter, der knytter sig til hændelsen, for eksempel SWMS, risikovurdering og WHS-plan for et byggeprojekt, samlet og uden at de overskrives.
• Opfølgning på undersøgelsen. Anmodninger til vidner og ledere om forklaringer, med påmindelser, indtil de kommer.
• Korrigerende handlinger. En liste med ejere og frister, påmindelser, når datoerne nærmer sig, og en note til risiko- og fareregistrene, hvor kontrolforanstaltninger ændres.
• Årlige logs. For amerikanske arbejdsgivere, der fører OSHA-logs, indgår årets poster i opsummeringen og den elektroniske indsendelse i din rapporteringskalender.

The Everything spørger, før noget vigtigt bliver sendt, så intet sendes til en myndighed, et forsikringsselskab eller et familiemedlem, uden at en person har godkendt det.

Hvad der forbliver hos en person

• Førstehjælp, beredskab og at gøre stedet sikkert. Altid først.
• At afgøre, om det er anmeldelsespligtigt. AI'en kan vise de definitioner, du har gemt; beslutningen er din.
• At foretage anmeldelsen. Telefonisk eller via myndighedens kanal, af den person, din procedure udpeger.
• Hvad rapporten siger. Udkastet er et udgangspunkt. Den ansvarlige person bekræfter fakta og underskriver.
• At tale med den tilskadekomne medarbejder og dennes familie. Det er aldrig en opgave for en AI.

Før du begynder

The Everything kører i din Microsoft 365-tenant (din organisations Microsoft-miljø) med snævert afgrænsede tilladelser, men dine data forlader tenanten til AI-behandling. Privatlivspolitikken nævner Microsoft (Azure OpenAI) og OpenAI som AI-udbydere og oplyser, at udbyderne kan behandle oplysninger uden for dit land. Det offentlige websted påberåber sig ikke nogen certificering som SOC 2 eller ISO 27001 og nævner ikke, i hvilket land data hostes.

Hændelsesregistreringer indeholder ofte helbredsoplysninger og oplysninger om tilskadekomne, hvilket hører til de mest følsomme data, en virksomhed har. Kontrollér dine forpligtelser vedrørende privatliv, arbejdsskadeforsikring og opbevaring, før du giver et AI-værktøj adgang til dem, og begræns adgangen til de mapper og lister, det har brug for.

Ofte stillede spørgsmål