Déclaration d'incident : l'IA rédige, une personne déclare

Les règles de déclaration, par juridiction

Ce qui est à déclaration obligatoire obéit à des définitions précises, et les États et territoires australiens ont leurs propres autorités et leur propre transposition des lois types. Lisez les guides de votre autorité ; cette page ne les remplace pas.

Les incidents génèrent aussi des enregistrements. Aux États-Unis, les employeurs de plus de 10 salariés tiennent les OSHA Forms 300, 300A et 301 (formulaires d'enregistrement des accidents et maladies professionnels), certains secteurs étant exemptés. Dans la construction en Australie, Safe Work Australia indique que l'évaluation des risques concernée, le plan WHS et les SWMS (safe work method statements, descriptifs de méthodes de travail sûres) sont conservés « pendant deux ans après l'incident ».

Une violation de données est un autre type d'incident. En Australie, le dispositif Notifiable Data Breaches (notification obligatoire des violations de données) impose aux organisations concernées d'informer les personnes touchées et l'OAIC (l'autorité australienne de l'information et de la protection des données) lorsqu'une violation est susceptible de causer un préjudice grave. La même règle s'applique : une personne évalue et notifie.

La première heure : tenir l'IA hors du chemin critique

« Immédiatement » et « par le moyen le plus rapide possible » signifient un appel téléphonique ou le canal propre à l'autorité, effectué par une personne, dès qu'elle en a connaissance. Personne ne devrait attendre un projet rédigé par l'IA avant de déclarer. Une organisation raisonnable :

• Votre procédure incident désigne qui déclare et comment, et cette procédure ne dépend de la disponibilité d'aucun logiciel.
• L'IA peut aider quelqu'un à retrouver rapidement la procédure et les coordonnées de l'autorité lorsqu'on le lui demande dans Teams ou par SMS.
• Pendant que la personne déclare, d'autres peuvent transmettre les faits à l'IA au fur et à mesure : ce qui s'est passé, quand, où, qui, ce qui a été fait. Elle tient une note horodatée de ce qui lui a été dit.
• Si l'autorité demande un complément écrit, l'IA le rédige à partir de ces notes pour que la personne responsable le vérifie.

Après la déclaration : rapports, registres et actions

L'essentiel de l'administratif lié à un incident intervient dans les jours et les semaines qui suivent. C'est là qu'un collaborateur IA dans Microsoft 365 montre toute son utilité :

• Projet de rapport d'incident. Établi à partir des notes, photos et témoignages que vous lui fournissez, dans votre propre modèle Word.
• Entrée de registre. Une proposition d'entrée dans votre registre des incidents (Excel ou une liste SharePoint), soumise à votre approbation.
• Conservation des documents. Un rappel de conserver les documents liés à l'incident, comme les SWMS, l'évaluation des risques et le plan WHS d'un chantier, classés ensemble et non écrasés.
• Suivi de l'enquête. Des demandes de témoignages adressées aux témoins et aux encadrants, avec des rappels jusqu'à leur réception.
• Actions correctives. Une liste avec responsables et échéances, des rappels à l'approche des dates et une note aux registres des risques et des dangers lorsque les mesures de maîtrise changent.
• Registres annuels. Pour les employeurs américains qui tiennent les registres OSHA, les entrées de l'année alimentent la synthèse et la transmission électronique de votre calendrier des déclarations.

The Everything demande votre accord avant tout envoi important : rien n'est donc envoyé à une autorité, à un assureur ou à un membre de la famille sans l'approbation d'une personne.

Ce qui reste à une personne

• Premiers secours, intervention d'urgence et mise en sécurité du site. Toujours en premier.
• Décider si l'incident est à déclaration obligatoire. L'IA peut afficher les définitions que vous avez enregistrées ; la décision vous appartient.
• Effectuer la déclaration. Par téléphone ou par le canal de l'autorité, par la personne désignée dans votre procédure.
• Le contenu du rapport. Le projet est un point de départ. La personne responsable confirme les faits et signe.
• Parler au salarié blessé et à sa famille. Ce n'est jamais le rôle d'une IA.

Avant de commencer

The Everything fonctionne au sein de votre locataire (tenant) Microsoft 365 avec des autorisations strictement limitées, mais vos données quittent bien le locataire pour le traitement par IA. Sa politique de confidentialité désigne Microsoft (Azure OpenAI) et OpenAI comme fournisseurs d'IA et indique que les fournisseurs peuvent traiter des informations hors de votre pays. Le site public ne revendique aucune certification telle que SOC 2 ou ISO 27001 et n'indique pas de pays d'hébergement.

Les dossiers d'incident contiennent souvent des informations de santé et des détails sur les personnes blessées, qui comptent parmi les données les plus sensibles d'une entreprise. Vérifiez vos obligations en matière de confidentialité, d'indemnisation des accidents du travail et de conservation des documents avant de donner à un outil d'IA l'accès à ces dossiers, et limitez cet accès aux dossiers et listes dont il a besoin.

Questions fréquentes