Notifica degli incidenti: l'IA redige, una persona notifica

Le regole di notifica, per giurisdizione

Che cosa sia soggetto a notifica obbligatoria ha definizioni proprie, e gli stati e territori australiani hanno autorità proprie e un proprio recepimento delle leggi modello. Legga le linee guida della Sua autorità; questa pagina non le sostituisce.

Gli incidenti generano anche registrazioni. Negli Stati Uniti, i datori di lavoro con più di 10 dipendenti tengono gli OSHA Forms 300, 300A e 301 (i moduli di registrazione di infortuni e malattie professionali), con alcuni settori esenti. Nell'edilizia australiana, Safe Work Australia indica che la relativa valutazione dei rischi, il piano WHS e i SWMS (safe work method statements, descrizioni dei metodi di lavoro sicuri) si conservano «per due anni dopo l'incidente».

Una violazione dei dati è un tipo diverso di incidente. In Australia, il regime Notifiable Data Breaches (notifica obbligatoria delle violazioni dei dati) impone alle organizzazioni che vi rientrano di informare le persone interessate e l'OAIC (l'autorità australiana per l'informazione e la protezione dei dati) quando una violazione può verosimilmente causare un danno grave. Vale la stessa regola: una persona valuta e notifica.

La prima ora: tenere l'IA fuori dal percorso critico

«Immediatamente» e «con il mezzo più rapido possibile» significano una telefonata o il canale dell'autorità, effettuati da una persona, non appena ne viene a conoscenza. Nessuno dovrebbe aspettare una bozza dell'IA prima di notificare. Un'impostazione sensata:

• La Sua procedura per gli incidenti indica chi notifica e come, e questa procedura non dipende dalla disponibilità di alcun software.
• L'IA può aiutare qualcuno a trovare rapidamente la procedura e i recapiti dell'autorità quando glielo si chiede in Teams o via SMS.
• Mentre la persona notifica, altri possono fornire all'IA i fatti man mano che arrivano: che cosa è successo, quando, dove, chi, che cosa è stato fatto. L'IA tiene una nota con marcatura temporale di ciò che le è stato detto.
• Se l'autorità chiede un seguito scritto, l'IA lo redige a partire da quelle note perché la persona responsabile lo verifichi.

Dopo la notifica: rapporti, registri e azioni

La maggior parte dell'amministrazione legata a un incidente si svolge nei giorni e nelle settimane successivi. È qui che un collaboratore IA in Microsoft 365 dimostra il suo valore:

• Bozza del rapporto sull'incidente. Costruita a partire da note, foto e dichiarazioni che Lei gli fornisce, nel Suo modello Word.
• Voce del registro. Una voce proposta nel Suo registro degli incidenti (Excel o un elenco di SharePoint) da approvare.
• Conservazione delle registrazioni. Un promemoria per conservare i documenti collegati all'incidente, come i SWMS, la valutazione dei rischi e il piano WHS di un cantiere, archiviati insieme e non sovrascritti.
• Seguito dell'indagine. Richieste di dichiarazioni a testimoni e supervisori, con promemoria finché non arrivano.
• Azioni correttive. Un elenco con responsabili e scadenze, promemoria man mano che le date si avvicinano e una nota ai registri dei rischi e dei pericoli quando cambiano le misure di controllo.
• Registri annuali. Per i datori di lavoro statunitensi che tengono i registri OSHA, le voci dell'anno alimentano il riepilogo e la trasmissione elettronica nel Suo calendario delle comunicazioni.

The Everything chiede conferma prima che parta qualsiasi cosa importante, quindi nulla viene inviato a un'autorità, a un assicuratore o a un familiare senza l'approvazione di una persona.

Che cosa resta a una persona

• Primo soccorso, risposta all'emergenza e messa in sicurezza del luogo. Sempre per primi.
• Decidere se è soggetto a notifica obbligatoria. L'IA può mostrare le definizioni che Lei ha archiviato; la decisione è Sua.
• Effettuare la notifica. Per telefono o tramite il canale dell'autorità, da parte della persona indicata dalla Sua procedura.
• Il contenuto del rapporto. La bozza è un punto di partenza. La persona responsabile conferma i fatti e firma.
• Parlare con il lavoratore infortunato e con la sua famiglia. Non è mai un compito per un'IA.

Prima di iniziare

The Everything opera all'interno del Suo tenant Microsoft 365 con autorizzazioni strettamente circoscritte, ma i Suoi dati escono dal tenant per l'elaborazione tramite IA. La sua informativa sulla privacy indica Microsoft (Azure OpenAI) e OpenAI come fornitori di IA e precisa che i fornitori possono trattare le informazioni al di fuori del Suo Paese. Il sito pubblico non dichiara alcuna certificazione, come SOC 2 o ISO 27001, e non indica un Paese di hosting.

Le registrazioni degli incidenti contengono spesso dati sanitari e informazioni sulle persone infortunate, tra i dati più sensibili che un'azienda detiene. Verifichi i Suoi obblighi in materia di privacy, assicurazione contro gli infortuni sul lavoro e conservazione delle registrazioni prima di dare a qualsiasi strumento di IA l'accesso a questi dati, e limiti l'accesso alle cartelle e agli elenchi necessari.

Domande frequenti