الإبلاغ عن الحوادث: الذكاء الاصطناعي يصوغ، والإنسان يُبلغ

قواعد الإبلاغ بحسب الولاية القضائية

لما يُعدّ واجب الإبلاغ تعريفاته الخاصة، ولكل ولاية وإقليم في أستراليا جهته التنظيمية ومدى اعتماده للقوانين النموذجية. اقرأ إرشادات الجهة التنظيمية المختصة بك؛ فهذه الصفحة لا تغني عنها.

وتنشئ الحوادث أيضًا سجلات. ففي الولايات المتحدة، يحتفظ أصحاب العمل الذين لديهم أكثر من 10 موظفين بنماذج OSHA أرقام 300 و300A و301، مع إعفاء بعض القطاعات. وفي قطاع البناء الأسترالي، تقول هيئة سيف ورك أستراليا إن تقييم المخاطر ذي الصلة، وخطة WHS، وبيانات طرق العمل الآمنة (SWMS) تُحفظ «لمدة عامين بعد الحادث».

خرق البيانات نوع مختلف من الحوادث. ففي أستراليا، يُلزم مخطط «خروقات البيانات الواجبة الإبلاغ» (NDB) المؤسساتِ المشمولة به بإخطار الأفراد المتضررين ومكتب مفوض المعلومات الأسترالي (OAIC) عندما يُرجَّح أن يؤدي الخرق إلى ضرر جسيم. وتنطبق القاعدة نفسها: شخصٌ يقيّم ويُخطر.

الساعة الأولى: أبقِ الذكاء الاصطناعي خارج المسار الحرج

تعني عبارتا «فورًا» و«بأسرع وسيلة ممكنة» إجراء مكالمة هاتفية أو استخدام القناة الخاصة بالجهة التنظيمية، على يد شخص، بمجرد علمه بالحادث. ولا ينبغي لأحد أن ينتظر مسودة من الذكاء الاصطناعي قبل الإبلاغ. والإعداد المعقول كالتالي:

• يحدد إجراء الحوادث لديك من يتولى الإبلاغ وكيف، ولا يعتمد هذا الإجراء على توفر أي برمجيات.
• يستطيع الذكاء الاصطناعي مساعدة أحدهم على العثور على الإجراء وبيانات الاتصال بالجهة التنظيمية بسرعة عند سؤاله عبر Teams أو برسالة نصية.
• بينما يتولى الشخص الإبلاغ، يستطيع آخرون تزويد الذكاء الاصطناعي بالوقائع فور ورودها: ما الذي حدث، ومتى، وأين، ومن المعنيون، وما الذي اتُّخذ من إجراءات. ويحتفظ بملاحظة مختومة بالوقت لما أُبلغ به.
• إذا طلبت الجهة التنظيمية متابعة كتابية، يصوغها الذكاء الاصطناعي من تلك الملاحظات ليتحقق منها الشخص المسؤول.

بعد الإبلاغ: التقارير والسجلات والإجراءات

تجري معظم الأعمال الإدارية المتعلقة بالحوادث في الأيام والأسابيع اللاحقة. وهنا يثبت عامل الذكاء الاصطناعي في Microsoft 365 جدواه:

• مسودة تقرير الحادث. تُعدّ من الملاحظات والصور والإفادات التي تقدمها له، وفق قالبك الخاص في Word.
• بند السجل. بند مقترح في سجل الحوادث لديك (Excel أو قائمة SharePoint) لتعتمده.
• حفظ السجلات. تذكير بالاحتفاظ بالوثائق المرتبطة بالحادث، مثل SWMS وتقييم المخاطر وخطة WHS لمشروع بناء، محفوظةً معًا ودون الكتابة فوقها.
• متابعة التحقيق. طلبات إلى الشهود والمشرفين لتقديم إفاداتهم، مع تذكيرات حتى تصل.
• الإجراءات التصحيحية. قائمة بالمالكين ومواعيد الاستحقاق، وتذكيرات مع اقتراب المواعيد، وملاحظة إلى سجلات المخاطر والأخطار حيث تتغير الضوابط.
• السجلات السنوية. بالنسبة إلى أصحاب العمل في الولايات المتحدة الذين يحتفظون بسجلات OSHA، تغذّي بنود العام الملخصَ والتقديمَ الإلكتروني في تقويم التقارير لديك.

يستأذنك The Everything قبل إرسال أي شيء مهم، فلا يُرسَل شيء إلى جهة تنظيمية أو شركة تأمين أو أحد أفراد الأسرة دون موافقة شخص.

ما الذي يبقى بيد شخص

• الإسعافات الأولية والاستجابة للطوارئ وتأمين الموقع. دائمًا أولًا.
• تحديد ما إذا كان الحادث واجب الإبلاغ. يستطيع الذكاء الاصطناعي عرض التعريفات التي خزّنتها؛ أما القرار فلك.
• تقديم الإبلاغ. هاتفيًا أو عبر قناة الجهة التنظيمية، على يد الشخص الذي يسمّيه إجراؤك.
• محتوى التقرير. المسودة نقطة انطلاق. ويؤكد الشخص المسؤول الوقائع ويوقّع.
• التحدث إلى العامل المصاب وأسرته. ليست هذه أبدًا مهمة للذكاء الاصطناعي.

قبل أن تبدأ

يعمل The Everything داخل مستأجر Microsoft 365 الخاص بمؤسستك (أي البيئة المخصصة لمؤسستك) بصلاحيات محددة بدقة، لكن بياناتك تغادر هذه البيئة لتتم معالجتها بالذكاء الاصطناعي. وتذكر سياسة الخصوصية الخاصة به Microsoft (Azure OpenAI) وOpenAI بوصفهما مزوّدَي الذكاء الاصطناعي، وتنص على أن المزوّدين قد يعالجون المعلومات خارج بلدك. ولا يدّعي الموقع العام أي شهادة مثل SOC 2 أو ISO 27001 (معايير لأمن المعلومات)، ولا يحدد بلد الاستضافة.

كثيرًا ما تتضمن سجلات الحوادث معلومات صحية وتفاصيل عن المصابين، وهي من أكثر البيانات حساسية لدى أي شركة. تحقّق من التزاماتك الخاصة بالخصوصية وتعويضات العمال وحفظ السجلات قبل منح أي أداة ذكاء اصطناعي حق الوصول إليها، واقصر الوصول على المجلدات والقوائم التي تحتاج إليها.

أسئلة شائعة