تقويم تقارير تنظيمية يتابع المالكين

أمثلة على المواعيد الثابتة والمواعيد المرتبطة بالأحداث

تأتي التزامات الإبلاغ في نوعين. المواعيد الثابتة تقع في التاريخ نفسه كل عام. أما المواعيد المرتبطة بالأحداث فيبدأ احتسابها عند وقوع أمر ما، مثل إصابة خطيرة. والتقويم المفيد يضم النوعين. وفيما يلي بعض الأمثلة، مع ذكر الولاية القضائية:

هذه أمثلة وليست قائمة كاملة، ولتفاصيلها شروط واستثناءات. ففي الولايات المتحدة مثلًا، تنطبق قاعدة حفظ السجلات لدى OSHA على أصحاب العمل الذين لديهم أكثر من 10 موظفين، وبعض القطاعات معفاة. تحقّق من مصدر كل التزام ينطبق عليك.

إنشاء التقويم

ينجح تقويم التقارير عندما يجيب كل بند فيه عن خمسة أسئلة:

1. ما المستحق؟ التقرير أو الإشعار، والجهة التنظيمية.
2. متى؟ التاريخ، أو الحدث المُطلِق بالنسبة إلى الالتزامات المرتبطة بالأحداث.
3. من يملكه؟ شخص واحد مسمّى، إضافة إلى بديل.
4. ما المدخلات اللازمة؟ قراءات العدادات، وفواتير الوقود، وسجلات الإصابات، وأرقام الإنتاج، ومن يحتفظ بكل منها.
5. كيف يُقدَّم؟ البوابة أو القناة، ومن يملك بيانات الدخول.

تكفي قائمة SharePoint أو جدول Excel داخل بيئة مؤسستك. ويستطيع الذكاء الاصطناعي مساعدتك على إنشائه من شروط تراخيصك، ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بعمليات التقديم السابقة، وجداول البيانات الموجودة، ثم يقترح البنود لتؤكدها. ولا يقرر الالتزامات التي تنطبق عليك.

كيف تعمل التذكيرات ومتابعة المالكين

بعد إنشاء التقويم، يستطيع The Everything تشغيله:

• تذكيرات مسبقة. تختار أنت المهل الزمنية، مثلًا 60 و30 و14 و7 أيام قبل موعد ثابت. وتصل التذكيرات إلى المالك عبر Teams أو البريد الإلكتروني، وإلى البديل إذا كان المالك غائبًا.
• طلبات المدخلات. قبل موعد التقرير، يطلب من كل حائز للمدخلات أرقامه، ويرفق نسخة العام الماضي للرجوع إليها، ويتابعه.
• التجميع. يجمع الردود في مجلد واحد ويصوغ ملخصًا أو حزمة أرقام في Excel أو Word، مع الإشارة إلى أي نقص أو اختلاف عن العام الماضي.
• الحالة. يمكنك أن تسأل في Teams: «ما المستحق خلال الأيام الـ90 القادمة، وما الذي ننتظره؟» فتحصل على قائمة واضحة.
• الإغلاق. بعد التقديم، يحفظ إيصال التقديم وينقل الموعد عامًا إلى الأمام.

أما الالتزامات المرتبطة بالأحداث فتعمل بطريقة مختلفة: لا يستطيع التقويم تذكيرك بحادث قبل وقوعه. ولهذه الالتزامات، راجع الإبلاغ عن الحوادث، حيث الهدف إيصال شخص إلى الجهة التنظيمية بسرعة، لا انتظار مسودة.

ما الذي يبقى بيد شخص

• الالتزامات المنطبقة. لا يكون التقويم أفضل من القائمة التي يستند إليها، وتحتاج هذه القائمة إلى شخص يعرف تراخيصك وعملياتك.
• الأرقام. يستطيع الذكاء الاصطناعي التجميع والمقارنة؛ أما الشخص المسؤول فيتحقق من الأرقام ومن منهجية احتسابها.
• التوقيع والتقديم. يقدّم شخصٌ الإقرارات والتقارير، عبر بوابة الجهة التنظيمية أو قناتها الخاصة.
• المواعيد المتأخرة أو الفائتة. إذا تعذّر الوفاء بموعد نهائي، فإن التواصل مع الجهة التنظيمية قرار يعود إليك.

قبل أن تبدأ

يعمل The Everything داخل مستأجر Microsoft 365 الخاص بمؤسستك (أي البيئة المخصصة لمؤسستك) بصلاحيات محددة بدقة، لكن بياناتك تغادر هذه البيئة لتتم معالجتها بالذكاء الاصطناعي. وتذكر سياسة الخصوصية الخاصة به Microsoft (Azure OpenAI) وOpenAI بوصفهما مزوّدَي الذكاء الاصطناعي، وتنص على أن المزوّدين قد يعالجون المعلومات خارج بلدك. ولا يدّعي الموقع العام أي شهادة مثل SOC 2 أو ISO 27001 (معايير لأمن المعلومات)، ولا يحدد بلد الاستضافة.

قد تكون مدخلات التقارير حساسة تجاريًا (بيانات الطاقة والإنتاج) أو شخصية (سجلات الإصابات). تحقّق من التزاماتك الخاصة بالخصوصية وحفظ السجلات قبل ربطها. واترك بيانات الدخول إلى بوابات الجهات التنظيمية لدى الأشخاص الذين يتولون التقديم؛ فالذكاء الاصطناعي لا يحتاج إليها لإرسال التذكيرات أو صياغة التقارير.

أسئلة شائعة