Un calendrier des déclarations réglementaires qui relance les responsables
Dernière vérification 2026-11-13
Manquer une date de déclaration tient rarement au fait d'ignorer son existence. Le plus souvent, les données arrivent en retard, ou la personne qui la connaissait est absente.
Exemples d'échéances fixes et d'échéances déclenchées par un événement
Les obligations déclaratives sont de deux sortes. Les échéances fixes tombent à la même date chaque année. Les échéances déclenchées par un événement commencent à courir lorsque quelque chose se produit, comme une blessure grave. Un calendrier utile contient les deux. Quelques exemples, avec la juridiction concernée :
| Obligation | Échéance | Juridiction | Source |
|---|---|---|---|
| Rapport NGER sur les émissions et l'énergie (sociétés enregistrées) | Au plus tard le 31 octobre de chaque année, ou le jour ouvré suivant si cette date tombe un week-end ou un jour férié | Australie | Clean Energy Regulator |
| Registres OSHA des accidents et maladies professionnels, transmission électronique (lorsqu'un établissement est tenu de les transmettre) | Du 2 janvier au 2 mars | États-Unis | Règles d'enregistrement de l'OSHA |
| Décès lié au travail | Déclaration à l'OSHA dans les 8 heures | États-Unis | Règles d'enregistrement de l'OSHA |
| Hospitalisation avec admission, amputation ou perte d'un œil | Déclaration à l'OSHA dans les 24 heures | États-Unis | Règles d'enregistrement de l'OSHA |
| Incident WHS à déclaration obligatoire | Immédiatement après en avoir eu connaissance, par le moyen le plus rapide possible | Australie | Safe Work Australia |
| Absence prolongée WHS à déclaration obligatoire (mise à jour du modèle WHS de décembre 2025) | Dans les 14 jours, uniquement là où votre juridiction l'a adoptée | Australie | Safe Work Australia |
Ce sont des exemples, pas une liste exhaustive, et les détails comportent des conditions et des exemptions. Aux États-Unis, par exemple, la règle d'enregistrement de l'OSHA s'applique aux employeurs de plus de 10 salariés et certains secteurs en sont exemptés. Vérifiez la source de chaque obligation qui vous concerne.
Construire le calendrier
Un calendrier des déclarations fonctionne lorsque chaque entrée répond à cinq questions :
- Qu'est-ce qui est dû ? Le rapport ou la déclaration, et l'autorité concernée.
- Quand ? La date, ou l'événement déclencheur pour les obligations liées à un événement.
- Qui en est responsable ? Une personne nommément désignée, plus un suppléant.
- Quelles données faut-il ? Relevés de compteurs, factures de carburant, registres des accidents, chiffres de production, et qui détient chacun d'eux.
- Comment le dépôt se fait-il ? Le portail ou le canal, et qui détient les identifiants.
Une liste SharePoint ou un tableau Excel dans votre locataire suffit. L'IA peut vous aider à le constituer à partir des prescriptions de vos licences, des e-mails de dépôts précédents et des tableurs existants, puis vous proposer les entrées pour confirmation. Elle ne décide pas quelles obligations s'appliquent à vous.
Comment fonctionnent les rappels et les relances
Une fois le calendrier en place, The Everything peut le faire tourner :
- Rappels anticipés. Vous choisissez les délais, par exemple 60, 30, 14 et 7 jours avant une date fixe. Les rappels parviennent au responsable dans Teams ou par e-mail, et au suppléant si le responsable est absent.
- Demandes de données. Avant un rapport, il demande ses chiffres à chaque détenteur de données, joint la version de l'année précédente pour référence et relance.
- Compilation. Il rassemble les réponses dans un dossier et rédige une synthèse ou un dossier chiffré dans Excel ou Word, en signalant ce qui manque ou diffère de l'année précédente.
- Point d'avancement. Vous pouvez demander dans Teams « qu'est-ce qui arrive à échéance dans les 90 prochains jours et qu'attendons-nous ? » et obtenir une liste claire.
- Clôture. Après le dépôt, il classe l'accusé de réception et reporte la date d'un an.
Les obligations déclenchées par un événement fonctionnent différemment : le calendrier ne peut pas vous rappeler un incident avant qu'il ne survienne. Pour celles-ci, voir la déclaration des incidents, où l'essentiel est qu'une personne joigne rapidement l'autorité, pas d'attendre un projet de texte.
Ce qui reste à une personne
- Les obligations applicables. Le calendrier ne vaut que par la liste qui le sous-tend, et cette liste exige quelqu'un qui connaît vos licences et vos activités.
- Les chiffres. L'IA peut compiler et comparer ; la personne responsable vérifie les chiffres et la méthode.
- Signer et déposer. Les attestations et les dépôts sont effectués par une personne, sur le portail ou par le canal propre à l'autorité.
- Échéances tardives ou manquées. Si une échéance ne peut pas être tenue, c'est à vous de décider de prendre contact avec l'autorité.
Avant de commencer
The Everything fonctionne au sein de votre locataire (tenant) Microsoft 365 avec des autorisations strictement limitées, mais vos données quittent bien le locataire pour le traitement par IA. Sa politique de confidentialité désigne Microsoft (Azure OpenAI) et OpenAI comme fournisseurs d'IA et indique que les fournisseurs peuvent traiter des informations hors de votre pays. Le site public ne revendique aucune certification telle que SOC 2 ou ISO 27001 et n'indique pas de pays d'hébergement.
Les données déclaratives peuvent être commercialement sensibles (données d'énergie et de production) ou personnelles (registres des accidents). Vérifiez vos obligations en matière de confidentialité et de conservation des documents avant de les connecter. Laissez les identifiants des portails des autorités aux personnes qui effectuent les dépôts ; l'IA n'en a pas besoin pour envoyer des rappels ni pour rédiger des rapports.
Questions fréquentes
Quelle est l'échéance de déclaration NGER ?
Le Clean Energy Regulator indique que les sociétés enregistrées déclarent leurs émissions, leur production d'énergie et leur consommation d'énergie au plus tard le 31 octobre de chaque année, ou le jour ouvré suivant si cette date tombe un week-end ou un jour férié (Australie).
Quand a lieu la période de transmission électronique de l'OSHA ?
La page de l'OSHA consacrée à l'enregistrement indique du 2 janvier au 2 mars pour la transmission électronique (États-Unis). Vérifiez si votre établissement est tenu d'effectuer cette transmission.
L'IA déposera-t-elle les rapports sur le portail de l'autorité ?
Non. Elle rappelle, rassemble les données et rédige. Une personne responsable vérifie les chiffres et dépose le rapport.
Peut-elle déterminer toutes les dates de déclaration qui nous concernent ?
Non. Elle peut vous aider à construire le calendrier à partir de vos licences et de vos dépôts précédents, mais décider quelles obligations s'appliquent exige quelqu'un qui connaît vos activités, et parfois un conseiller.
Que se passe-t-il si le responsable d'une échéance quitte l'entreprise ?
Chaque entrée devrait avoir un responsable suppléant. L'IA peut signaler les entrées dont le responsable n'a plus de compte actif, pour que vous puissiez les réattribuer.
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