Un calendario de informes al regulador que reclama a los responsables

Ejemplos de plazos fijos y de plazos desencadenados por un hecho

Las obligaciones de información son de dos tipos. Los plazos fijos caen en la misma fecha cada año. Los plazos desencadenados por un hecho empiezan a correr cuando ocurre algo, como una lesión grave. Un calendario útil contiene ambos. Algunos ejemplos, indicando la jurisdicción:

Son ejemplos, no una lista completa, y los detalles tienen condiciones y exenciones. En Estados Unidos, por ejemplo, la norma de registro de OSHA se aplica a los empleadores con más de 10 empleados y algunos sectores están exentos. Compruebe la fuente de cada obligación que le aplique.

Crear el calendario

Un calendario de informes funciona cuando cada entrada responde a cinco preguntas:

1. ¿Qué vence? El informe o la notificación, y el regulador.
2. ¿Cuándo? La fecha, o el hecho desencadenante en las obligaciones que dependen de un suceso.
3. ¿Quién es el responsable? Una persona con nombre y apellidos, más un suplente.
4. ¿Qué datos se necesitan? Lecturas de contadores, facturas de combustible, registros de lesiones, cifras de producción, y quién tiene cada uno.
5. ¿Cómo se presenta? El portal o el canal, y quién tiene las credenciales de acceso.

Basta con una lista de SharePoint o una tabla de Excel en su inquilino. La IA puede ayudarle a crearlo a partir de las condiciones de sus licencias, los correos de presentaciones anteriores y las hojas de cálculo existentes, y luego proponerle las entradas para que las confirme. No decide qué obligaciones le son aplicables.

Cómo funcionan los recordatorios y el seguimiento de responsables

Una vez creado el calendario, The Everything puede gestionarlo:

• Recordatorios con antelación. Usted elige los plazos de aviso, por ejemplo 60, 30, 14 y 7 días antes de una fecha fija. Los recordatorios llegan al responsable en Teams o por correo electrónico, y al suplente si el responsable está ausente.
• Solicitud de datos. Antes de un informe, pide sus cifras a cada persona que tiene datos, adjunta la versión del año anterior como referencia y hace seguimiento.
• Recopilación. Reúne las respuestas en una carpeta y redacta un resumen o un paquete de cifras en Excel o Word, indicando lo que falta o lo que difiere del año anterior.
• Estado. Puede preguntar en Teams «¿qué vence en los próximos 90 días y qué estamos esperando?» y obtener una lista clara.
• Cierre. Después de la presentación, archiva el justificante y pasa la fecha al año siguiente.

Las obligaciones desencadenadas por un hecho funcionan de otra manera: el calendario no puede recordarle un incidente antes de que ocurra. Para esas, consulte notificación de incidentes, donde lo importante es que una persona contacte rápido con el regulador, no esperar a un borrador.

Lo que queda en manos de una persona

• Qué obligaciones se aplican. El calendario solo es tan bueno como la lista que lo sustenta, y esa lista requiere a alguien que conozca sus licencias y operaciones.
• Las cifras. La IA puede recopilar y comparar; la persona responsable comprueba las cifras y el método.
• Firmar y presentar. Las declaraciones y presentaciones las hace una persona, en el propio portal o canal del regulador.
• Fechas incumplidas o con retraso. Si no se puede cumplir un plazo, hablar con el regulador es una decisión suya.

Antes de empezar

The Everything se ejecuta dentro de su inquilino (tenant) de Microsoft 365 con permisos estrictamente acotados, pero sus datos sí salen del inquilino para el procesamiento con IA. Su política de privacidad nombra a Microsoft (Azure OpenAI) y a OpenAI como proveedores de IA e indica que los proveedores pueden procesar información fuera de su país. El sitio público no declara ninguna certificación, como SOC 2 o ISO 27001, ni indica un país de alojamiento.

Los datos para los informes pueden ser comercialmente sensibles (datos de energía y de producción) o personales (registros de lesiones). Compruebe sus obligaciones de privacidad y de conservación de registros antes de conectarlos. Deje las credenciales de los portales del regulador en manos de las personas que presentan; la IA no las necesita para enviar recordatorios ni para redactar informes.

Preguntas frecuentes