Mantener al día los registros de cumplimiento

Los registros que llevan la mayoría de las empresas reguladas

Los registros que necesita dependen de su sector, de su jurisdicción y de cualquier sistema de gestión en el que esté certificado. Estos son los habituales:

Este sitio no le dice qué registros le exige la ley. Eso depende de su jurisdicción y de su actividad, y conviene comprobarlo en la guía de su regulador o con un asesor.

Por qué los registros se quedan desactualizados

Los registros rara vez fallan porque estuvieran mal diseñados. Fallan porque mantenerlos no es la tarea principal de nadie. El patrón típico es este:

• Una persona creó el registro y sigue siendo su «dueña», pero la información que contiene pertenece a otras diez personas.
• Las fechas de revisión están en una columna por la que nadie filtra.
• Las actualizaciones llegan por correo electrónico o en una conversación en el centro de trabajo y nunca llegan al registro.
• Los documentos de los contratistas se reciben cuando se contrata al contratista por primera vez y después nadie vuelve a pedirlos.
• El registro recibe una gran limpieza la semana antes de una auditoría y luego vuelve a desviarse.

Cada uno de esos casos es un problema de seguimiento, y hacer seguimiento es exactamente el tipo de tarea administrativa que puede asumir un trabajador de IA.

Cómo un trabajador de IA los mantiene al día

The Everything trabaja con los registros donde ya están, en libros de Excel y listas de SharePoint, así que no hay nada que migrar. Rutinas típicas:

Fechas de revisión

Comprueba las fechas de revisión de cada registro y, cuando una entrada vence, escribe al responsable en Teams o por correo electrónico con la entrada actual y una pregunta sencilla: ¿sigue siendo correcta y, si no, qué ha cambiado? Anota la respuesta y la fecha en la entrada, o le propone la actualización para que usted la apruebe.

Recoger los cambios cuando se producen

Cuando alguien comenta en Teams que ha llegado un producto químico nuevo o que se ha sustituido una protección, puede pedir a la IA que redacte el cambio en el registro. Usted ve la modificación propuesta antes de que se haga.

Seguros y licencias de contratistas

Lee las fechas de vencimiento de los certificados que usted tiene y señala todo lo que ha vencido o está a punto de vencer. Señalar a los subcontratistas con el seguro vencido ya forma parte de su trabajo de presupuestos. Puede escribir al contratista para pedirle un certificado vigente y archivar la respuesta en la carpeta correcta.

Un resumen periódico

Puede enviar una nota semanal o mensual al responsable del registro con las revisiones vencidas, los peligros abiertos y los documentos a punto de vencer, de modo que la limpieza se haga de forma continua y no la semana antes de una auditoría. Esos mismos registros alimentan después sus evidencias de auditoría y sus registros de formación.

Lo que queda en manos de una persona

El contenido de un registro es un conjunto de decisiones, y esas decisiones corresponden a personas:

• Valoraciones de riesgo y controles. La IA puede mostrar la entrada actual y la última revisión. Si el riesgo es aceptable es una cuestión de criterio para la persona responsable.
• Qué entra en el registro legal. Decidir qué leyes y condiciones se aplican requiere a alguien que conozca sus operaciones y, a menudo, un asesor.
• Cerrar peligros. Un peligro se cierra cuando alguien ha comprobado la corrección, no cuando un correo dice que se ha hecho.
• Aprobación de contratistas. Si un contratista con un certificado vencido puede seguir trabajando lo decide usted. La IA lo señala y ahí se detiene.

Antes de empezar

The Everything se ejecuta dentro de su inquilino (tenant) de Microsoft 365 con permisos estrictamente acotados, pero sus datos sí salen del inquilino para el procesamiento con IA. Su política de privacidad nombra a Microsoft (Azure OpenAI) y a OpenAI como proveedores de IA e indica que los proveedores pueden procesar información fuera de su país. El sitio público no declara ninguna certificación, como SOC 2 o ISO 27001, ni indica un país de alojamiento.

Los registros pueden incluir nombres, datos de salud (por ejemplo, en un informe de peligro) e información comercial sobre contratistas. Antes de conectarlos, compruebe sus propias obligaciones de privacidad y de conservación de registros, y decida qué listas y carpetas debe usar la IA. Mantenga el propio registro como su sistema de referencia; la IA lo actualiza con su aprobación y no guarda una copia aparte como versión oficial.

Preguntas frecuentes