コンプライアンス台帳を最新に保つ

規制対象の多くの企業が管理している台帳

必要な台帳は、業種、法域、認証を受けているマネジメントシステムによって異なります。一般的なものは次のとおりです。

本サイトは、法律上どの台帳が必要かをお伝えするものではありません。それは法域と業務内容によるため、規制当局のガイダンスや専門家に確認する価値があります。

台帳が古くなる理由

台帳が機能しなくなるのは、設計が悪いからではほとんどありません。維持管理が誰の本来業務でもないからです。典型的なパターンは次のとおりです。

• 台帳を作った一人が今も「担当者」だが、中の情報は他の十人のものである。
• 見直し期日が、誰もフィルターをかけない列に入っている。
• 更新内容がメールや現場での会話で伝えられ、台帳まで届かない。
• 協力会社の書類は最初の契約時に提出されるが、その後は誰も求めない。
• 監査の前の週に大掃除をして、その後また古くなっていく。

どれもフォローアップの問題であり、フォローアップこそ AI ワーカーが引き受けられる種類の事務です。

AI ワーカーが台帳を最新に保つ方法

The Everything は、台帳が今ある場所、つまり Excel ブックと SharePoint リストでそのまま作業するので、移行作業はありません。典型的なルーティンは次のとおりです。

見直し期日

各台帳の見直し期日を確認し、項目の期日が来たら、現在の内容と「これはまだ正しいですか。違う場合は何が変わりましたか」という簡単な質問を添えて、担当者に Teams またはメールで連絡します。回答と日付を項目に記録するか、更新案を提示してお客様の承認を得ます。

変化をその場で記録する

新しい化学物質が届いた、ガードを交換した、と誰かが Teams で話したときに、台帳の変更案を AI に下書きさせることができます。変更が行われる前に、提案された編集内容を確認できます。

協力会社の保険と免許

保管している証書から有効期限を読み取り、失効したもの、または失効間近のものを知らせます。保険が失効した下請業者の検知は、すでに見積業務の一部です。協力会社に最新の証書をメールで依頼し、返信を適切なフォルダーに保存することもできます。

定期的なサマリー

期限超過の見直し、未完了の危険源、期限切れが近い書類を一覧にしたメモを、台帳担当者に毎週または毎月送ることができます。これにより、監査前の一週間ではなく継続的に整理が進みます。同じ記録が監査証跡や教育訓練記録にもつながります。

人に残ること

台帳の内容は一連の判断であり、それは人が担うものです。

• リスク評価と管理策。AI は現在の項目と前回の見直しを示せます。そのリスクが許容できるかどうかは、責任者の判断です。
• 法令台帳に何を載せるか。どの法令や条件が適用されるかの判断には、自社の業務を理解している人が必要で、多くの場合は専門家も必要です。
• 危険源の完了処理。危険源が完了となるのは、誰かが是正を確認したときであり、済んだというメールが届いたときではありません。
• 協力会社の承認。証書が失効した協力会社に作業を続けさせるかどうかは、お客様が決めることです。AI はそれを知らせ、そこで止まります。

始める前に

The Everything は、権限を厳密に絞った形でお客様の Microsoft 365 テナント内で動作しますが、AI 処理のためにデータはテナントの外に送られます。プライバシーポリシーでは、AI プロバイダーとして Microsoft（Azure OpenAI）と OpenAI を挙げ、プロバイダーがお客様の国外で情報を処理する場合があるとしています。公開サイトでは SOC 2 や ISO 27001（情報セキュリティの規格）などの認証を主張しておらず、ホスティング国も明示していません。

台帳には、氏名、健康に関する情報（危険源の報告などに含まれるもの）、協力会社に関する商業情報が含まれることがあります。接続する前に、自社のプライバシーと記録保管の義務を確認し、AI に使わせるリストとフォルダーを決めてください。台帳そのものを正式な記録として維持してください。AI はお客様の承認を得て台帳を更新し、別のコピーを正式版として保持することはありません。

よくある質問