Como manter registros de compliance atualizados

Os registros que a maioria das empresas reguladas mantém

Os registros de que você precisa dependem do seu setor, da sua jurisdição e de qualquer sistema de gestão em que você seja certificado. Estes são os mais comuns:

Este site não diz quais registros a lei exige de você. Isso depende da sua jurisdição e do seu trabalho, e vale a pena verificar nas orientações do seu órgão regulador ou com um consultor.

Por que os registros ficam desatualizados

Os registros raramente falham por terem sido mal projetados. Eles falham porque mantê-los não é a tarefa principal de ninguém. O padrão típico é este:

• Uma pessoa criou o registro e ainda é a “dona” dele, mas as informações que ele contém pertencem a outras dez pessoas.
• As datas de revisão ficam em uma coluna que ninguém filtra.
• As atualizações chegam por e-mail ou em uma conversa no local e nunca chegam ao registro.
• Os documentos dos prestadores de serviço chegam na primeira contratação, e depois ninguém pede de novo.
• O registro passa por uma grande faxina na semana antes de uma auditoria e depois volta a se desatualizar.

Cada um desses é um problema de acompanhamento, e acompanhamento é exatamente o tipo de rotina administrativa que um colaborador de IA pode assumir.

Como um colaborador de IA os mantém atualizados

O The Everything trabalha com os registros onde eles já estão, em pastas de trabalho do Excel e listas do SharePoint, então não há nada a migrar. Rotinas típicas:

Datas de revisão

Ele verifica as datas de revisão de cada registro e, quando um item vence, envia uma mensagem ao responsável no Teams ou por e-mail com o item atual e uma pergunta simples: isto ainda está certo e, se não, o que mudou? Ele registra a resposta e a data no item, ou propõe a atualização para você aprovar.

Captar as mudanças quando acontecem

Quando alguém comenta no Teams que chegou um produto químico novo ou que uma proteção foi trocada, você pode pedir à IA que redija a alteração no registro. Você vê a alteração proposta antes de ela ser feita.

Seguros e licenças de prestadores de serviço

Ele lê as datas de vencimento nos certificados que você tem e sinaliza tudo o que venceu ou está prestes a vencer. Sinalizar subcontratados com seguro vencido já faz parte do trabalho de orçamentos dele. Ele pode enviar um e-mail ao prestador pedindo um certificado válido e arquivar a resposta na pasta certa.

Um resumo periódico

Ele pode enviar ao responsável pelo registro uma nota semanal ou mensal com as revisões atrasadas, os perigos em aberto e os documentos perto do vencimento, para que a faxina aconteça de forma contínua e não na semana antes de uma auditoria. Os mesmos registros alimentam depois suas evidências de auditoria e seus registros de treinamento.

O que fica com uma pessoa

O conteúdo de um registro é um conjunto de decisões, e essas decisões são das pessoas:

• Classificações de risco e controles. A IA pode mostrar o item atual e a última revisão. Se o risco é aceitável é um julgamento da pessoa responsável.
• O que entra no registro de requisitos legais. Decidir quais leis e condicionantes se aplicam exige alguém que entenda as suas operações e, muitas vezes, um consultor.
• Encerrar perigos. Um perigo é encerrado quando alguém verificou a correção, não quando um e-mail diz que foi feito.
• Aprovação de prestadores de serviço. Se um prestador com certificado vencido pode continuar trabalhando é decisão sua. A IA sinaliza e para por aí.

Antes de começar

O The Everything funciona dentro do seu locatário (tenant) do Microsoft 365 com permissões estritamente delimitadas, mas seus dados saem do locatário para o processamento por IA. A política de privacidade dele cita a Microsoft (Azure OpenAI) e a OpenAI como fornecedoras de IA e informa que os fornecedores podem processar informações fora do seu país. O site público não declara nenhuma certificação, como SOC 2 ou ISO 27001, e não informa um país de hospedagem.

Os registros podem incluir nomes, dados de saúde (por exemplo, em um relato de perigo) e informações comerciais sobre prestadores de serviço. Antes de conectá-los, verifique suas próprias obrigações de privacidade e de guarda de registros e decida quais listas e pastas a IA deve usar. Mantenha o próprio registro como seu sistema de referência; a IA o atualiza com a sua aprovação e não guarda uma cópia separada como versão oficial.

Perguntas frequentes