Compliance-Register aktuell halten

Die Register, die die meisten regulierten Unternehmen führen

Welche Register Sie brauchen, hängt von Ihrer Branche, Ihrer Rechtsordnung und einem etwaigen zertifizierten Managementsystem ab. Diese sind üblich:

Diese Website sagt Ihnen nicht, welche Register das Gesetz von Ihnen verlangt. Das hängt von Ihrer Rechtsordnung und Ihrer Tätigkeit ab, und es lohnt sich, das anhand der Leitfäden Ihrer Behörde oder mit einer Beratung zu prüfen.

Warum Register veralten

Register scheitern selten an schlechtem Design. Sie scheitern, weil ihre Pflege niemandes Hauptaufgabe ist. Das typische Muster sieht so aus:

• Eine Person hat das Register angelegt und „besitzt“ es noch immer, aber die Informationen darin gehören zehn anderen Personen.
• Prüftermine stehen in einer Spalte, nach der niemand filtert.
• Aktualisierungen kommen per E-Mail oder in einem Gespräch vor Ort und erreichen das Register nie.
• Unterlagen von Auftragnehmern kommen herein, wenn der Auftragnehmer erstmals beauftragt wird, danach fragt niemand mehr nach.
• Das Register wird in der Woche vor einem Audit gründlich bereinigt und driftet danach wieder ab.

Jeder dieser Punkte ist ein Nachverfolgungsproblem, und Nachverfolgung ist genau die Art von Verwaltung, die ein KI-Mitarbeiter übernehmen kann.

Wie ein KI-Mitarbeiter sie aktuell hält

The Everything arbeitet mit den Registern dort, wo sie bereits liegen, in Excel-Arbeitsmappen und SharePoint-Listen. Es muss also nichts migriert werden. Typische Abläufe:

Prüftermine

Er prüft die Prüftermine in jedem Register, und wenn ein Eintrag fällig wird, schreibt er der verantwortlichen Person in Teams oder per E-Mail mit dem aktuellen Eintrag und einer einfachen Frage: Stimmt das noch, und wenn nicht, was hat sich geändert? Er hält die Antwort und das Datum beim Eintrag fest oder schlägt Ihnen die Aktualisierung zur Freigabe vor.

Änderungen erfassen, wenn sie passieren

Wenn jemand in Teams erwähnt, dass ein neuer Gefahrstoff angekommen ist oder eine Schutzeinrichtung ersetzt wurde, können Sie die KI bitten, die Registeränderung zu entwerfen. Sie sehen die vorgeschlagene Änderung, bevor sie vorgenommen wird.

Versicherungen und Lizenzen von Auftragnehmern

Er liest Ablaufdaten aus den Nachweisen, die Ihnen vorliegen, und markiert alles, was abgelaufen ist oder bald abläuft. Nachunternehmer mit abgelaufener Versicherung zu markieren gehört bereits zu seiner Arbeit bei der Angebotserstellung. Er kann dem Auftragnehmer eine E-Mail mit der Bitte um einen aktuellen Nachweis schicken und die Antwort im richtigen Ordner ablegen.

Eine regelmäßige Übersicht

Er kann der für das Register verantwortlichen Person wöchentlich oder monatlich eine Notiz mit überfälligen Überprüfungen, offenen Gefährdungen und auslaufenden Dokumenten schicken, sodass die Bereinigung laufend stattfindet statt in der Woche vor einem Audit. Dieselben Aufzeichnungen fließen dann in Ihre Auditnachweise und Ihre Schulungsnachweise ein.

Was bei einem Menschen bleibt

Der Inhalt eines Registers ist eine Reihe von Entscheidungen, und diese gehören Menschen:

• Risikobewertungen und Maßnahmen. Die KI kann den aktuellen Eintrag und die letzte Überprüfung zeigen. Ob das Risiko akzeptabel ist, beurteilt die verantwortliche Person.
• Was ins Rechtskataster gehört. Um zu entscheiden, welche Gesetze und Auflagen gelten, braucht es jemanden, der Ihre Abläufe versteht, und oft eine Beratung.
• Gefährdungen abschließen. Eine Gefährdung ist abgeschlossen, wenn jemand die Behebung geprüft hat, nicht wenn eine E-Mail sagt, es sei erledigt.
• Freigabe von Auftragnehmern. Ob ein Auftragnehmer mit abgelaufenem Nachweis weiterarbeiten darf, entscheiden Sie. Die KI markiert es und hört dort auf.

Bevor Sie anfangen

The Everything läuft in Ihrem Microsoft-365-Mandanten (Tenant) mit eng begrenzten Berechtigungen, aber Ihre Daten verlassen den Mandanten für die KI-Verarbeitung. Die Datenschutzerklärung nennt Microsoft (Azure OpenAI) und OpenAI als KI-Anbieter und weist darauf hin, dass Anbieter Informationen außerhalb Ihres Landes verarbeiten können. Die öffentliche Website nennt keine Zertifizierung wie SOC 2 oder ISO 27001 und kein Land, in dem gehostet wird.

Register können Namen, Gesundheitsangaben (zum Beispiel in einer Gefährdungsmeldung) und geschäftliche Informationen über Auftragnehmer enthalten. Prüfen Sie vor dem Verbinden Ihre eigenen Pflichten zu Datenschutz und Aufbewahrung, und legen Sie fest, welche Listen und Ordner die KI nutzen soll. Behalten Sie das Register selbst als Ihr führendes System; die KI aktualisiert es mit Ihrer Freigabe und führt keine separate Kopie als offizielle Fassung.

Häufige Fragen