Schulungsnachweise: Befähigungsnachweise, Lizenzen und Einweisungen
Zuletzt geprüft 2026-11-13
Die meisten Unternehmen haben die Informationen bereits. Sie stecken in einer Tabelle, einem Ordner mit eingescannten Karten und einem Stapel per E-Mail geschickter Nachweise. Was fehlt, ist jemand, der jede Woche die Daten prüft.
Was erfasst werden sollte
Welche Nachweise zählen, hängt von Ihrer Branche und Rechtsordnung ab, aber die meisten regulierten Unternehmen erfassen eine Mischung aus diesen:
| Nachweis | Typische Felder | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Befähigungsnachweise und Lizenzen für Hochrisikoarbeiten | Inhaber, Klasse, Nummer, ausstellende Stelle, Ablaufdatum | Läuft ab, während der Inhaber im Einsatz ist; die abgelegte Kopie ist die alte Karte |
| Handwerks- und Berufslizenzen | Inhaber, Lizenzart, Nummer, Auflagen, Ablaufdatum | Die Verlängerungsaufforderung geht an eine private E-Mail-Adresse |
| Standort- und Unternehmenseinweisungen | Person, Standort, Datum, Version der Einweisung | Der Inhalt der Einweisung hat sich geändert, aber nach der alten Version Eingewiesene werden nicht erneut eingewiesen |
| Interne Schulungen | Kurs, Datum, Trainer, Auffrischungsintervall | Das Auffrischungsintervall existiert nur im Kopf einer Person |
| Versicherungen und Lizenzen von Auftragnehmern | Policenart, Versicherer, Deckung, Ablaufdatum | Bei der Beauftragung eingeholt, danach nie wieder angefordert |
Diese Seite listet nicht auf, welche Lizenzen Ihre Arbeit erfordert oder wie oft sie verlängert werden müssen; das ist je nach Rechtsordnung und Tätigkeit verschieden. Nutzen Sie die Leitfäden Ihrer Behörde.
Wie Ablauferinnerungen funktionieren
The Everything arbeitet mit den Aufzeichnungen dort, wo Sie sie führen, typischerweise in einer Excel-Arbeitsmappe oder SharePoint-Liste plus einem Ordner mit Nachweisen in SharePoint oder OneDrive:
- Daten lesen. Er liest Ablaufdaten aus Ihrem Register und, wo dort eines fehlt, aus dem abgelegten Nachweis und schlägt die Aktualisierung vor.
- Erinnerungen. Mit dem Vorlauf, den Sie wählen, erinnert er die Inhaberin oder den Inhaber und die vorgesetzte Person in Teams oder per E-Mail.
- Verlängerungen einholen. Er fordert die neue Karte oder den neuen Nachweis an, legt ihn im richtigen Ordner ab und aktualisiert das Register nach Ihrer Freigabe.
- Abgelaufene Nachweise. Alles, was bereits abgelaufen ist, geht direkt an die vorgesetzte Person oder die Führungskraft, nicht in eine wöchentliche Übersicht.
- Dienstplanprüfungen. Wenn Ihr Dienstplan in Shifts oder einer Tabelle liegt, können Sie fragen: „Bei wem im Dienstplan der nächsten Woche läuft etwas ab?“, und erhalten eine Liste.
Einweisungen und Auffrischungen
Auch Einweisungen und Auffrischungsschulungen wiederholen sich. Die KI kann eine Liste führen, wer für welchen Standort und nach welcher Version der Einweisung eingewiesen wurde, Vorgesetzte erinnern, wenn neue Beschäftigte oder Auftragnehmer keine Einweisung absolviert haben, und Personen markieren, bei denen eine Auffrischung fällig ist. Ändert sich ein gelenktes Einweisungsdokument, kann sie auflisten, wer nach der alten Version eingewiesen wurde, damit Sie entscheiden, wer die Einweisung wiederholen muss. Wie Änderungen freigegeben und bestätigt werden, lesen Sie unter Dokumentenlenkung.
Auftragnehmer und Nachunternehmer
Auftragnehmerunterlagen verbinden Schulung und Versicherung, und sie sind am häufigsten veraltet, weil sie nur einmal bei der Beauftragung eingeholt werden. The Everything markiert bei der Angebotserstellung bereits Nachunternehmer mit abgelaufener Versicherung, und hier gelten dieselben Prüfungen: Ablaufdaten auf den vorliegenden Nachweisen lesen, den Auftragnehmer vor dem nächsten Auftrag um aktuelle Nachweise bitten und ablegen, was zurückkommt. Führen Sie diese zusammen mit Ihrem Auftragnehmerverzeichnis, damit beides nicht auseinanderläuft.
Was bei einem Menschen bleibt
- Wer die Arbeit ausführen darf. Ist ein Befähigungsnachweis oder eine Versicherung abgelaufen, entscheiden Sie, ob diese Person oder dieser Auftragnehmer weiterarbeitet. Die KI markiert es; sie zieht niemanden vom Einsatz ab.
- Ob ein Nachweis echt und ausreichend ist. Ein Mensch prüft ihn anhand der Anforderung.
- Kompetenz. Ein Nachweis zeigt, dass eine Schulung stattgefunden hat. Ob jemand kompetent ist, beurteilt die vorgesetzte Person.
- Welche Schulungen erforderlich sind. Das ergibt sich aus Ihren Pflichten und Risikobeurteilungen, nicht aus der KI.
Bevor Sie anfangen
The Everything läuft in Ihrem Microsoft-365-Mandanten (Tenant) mit eng begrenzten Berechtigungen, aber Ihre Daten verlassen den Mandanten für die KI-Verarbeitung. Die Datenschutzerklärung nennt Microsoft (Azure OpenAI) und OpenAI als KI-Anbieter und weist darauf hin, dass Anbieter Informationen außerhalb Ihres Landes verarbeiten können. Die öffentliche Website nennt keine Zertifizierung wie SOC 2 oder ISO 27001 und kein Land, in dem gehostet wird.
Schulungsakten enthalten personenbezogene Daten, Lizenznummern und manchmal Ausweisdokumente. Prüfen Sie Ihre Pflichten zu Datenschutz und Aufbewahrung, informieren Sie Beschäftigte und Auftragnehmer, wie ihre Daten verwendet werden, und beschränken Sie den Zugriff der KI auf die Ordner und Listen, die sie braucht.
Häufige Fragen
Kann die KI jemanden mit abgelaufenem Befähigungsnachweis an der Arbeit hindern?
Nein. Sie meldet den Ablauf an die betroffene Person und ihre Vorgesetzten. Wer die Arbeit ausführen darf, entscheidet weiterhin ein Mensch.
Brauche ich ein Schulungsmanagementsystem?
Nicht, um The Everything zu nutzen. Er arbeitet mit Tabellen, SharePoint-Listen und Nachweisordnern in Microsoft 365. Wenn Sie bereits ein spezielles System haben, ersetzt er es nicht.
Wie früh erinnert sie die Beteiligten?
Sie wählen die Vorlaufzeiten. Festgelegte Regeln bleiben bestehen, sodass Sie nur einmal sagen müssen, wie früh jede Art von Nachweis markiert werden soll.
Kann sie die Versicherung eines Auftragnehmers prüfen?
Sie liest die Ablaufdaten auf den vorliegenden Nachweisen, markiert abgelaufenen oder bald ablaufenden Versicherungsschutz und kann den Auftragnehmer um einen aktuellen Nachweis bitten. Ein Mensch entscheidet, was zu tun ist.
Weiß sie, welche Lizenzen meine Arbeit erfordert?
Nein. Das hängt von Ihrer Rechtsordnung und Ihren Tätigkeiten ab. Sie legen fest, was erforderlich ist; die KI verfolgt es.
Testen Sie es an Ihrem eigenen Compliance-Jahr
The Everything ist ein KI-Mitarbeiter, der in Microsoft Teams arbeitet und die Register, Dokumente und Postfächer nutzt, die Sie in Microsoft 365 bereits haben. Bevor etwas Wichtiges hinausgeht, fragt er nach. $400 AUD/Monat zzgl. GST (australische Waren- und Dienstleistungssteuer) pro Unternehmen, unbegrenzt viele Teammitglieder, mit 14 Tagen kostenloser Testphase und ohne Kreditkarte.
So funktioniert The Everything