教育訓練記録：資格証、免許、入場時教育

何を管理するか

重要な記録は業種や法域によって異なりますが、規制対象の多くの企業は次のものを組み合わせて管理しています。

このページでは、お客様の業務にどの免許が必要か、どのくらいの頻度で更新されるかは示しません。それは法域と業務内容によって異なります。規制当局のガイダンスを参照してください。

有効期限のリマインダーの仕組み

The Everything は、記録が保管されている場所、通常は Excel ブックか SharePoint リストと、SharePoint または OneDrive の証書フォルダーでそのまま作業します。

• 日付の読み取り。台帳から有効期限を読み取り、台帳に記載がない場合は保管されている証書から読み取って、更新案を提示します。
• リマインダー。お客様が選んだタイミングで、保有者とその監督者に Teams またはメールで知らせます。
• 更新書類の回収。新しいカードや証書を依頼し、適切なフォルダーに保存し、お客様の承認後に台帳を更新します。
• 失効した記録。すでに期限切れのものは、週次のまとめに入れるのではなく、ただちに監督者や管理者に知らせます。
• 勤務表の確認。勤務表が Shifts やスプレッドシートにある場合、「来週の勤務表で期限切れが近いものがある人は？」と尋ねれば一覧が返ってきます。

入場時教育と再教育

入場時教育と再教育も繰り返し発生します。AI は、誰がどの現場で、どの版の入場時教育を受けたかの一覧を管理し、新入社員や協力会社がまだ受講していない場合に監督者に知らせ、再教育の時期が来た人を知らせることができます。管理されている入場時教育の文書が変わったときは、旧版で受講した人を一覧にできるので、誰に再受講が必要かを判断できます。変更の承認と既読確認の方法については文書管理をご覧ください。

協力会社と下請業者

協力会社の記録は教育訓練と保険の両方にまたがり、契約時に一度集めるだけなので、最も古くなりやすい記録です。The Everything は見積業務の一環として、保険が失効した下請業者をすでに検知しています。ここでも同じ確認が当てはまります。保管している証書の有効期限を読み取り、次の案件の前に協力会社に最新のものを依頼し、返ってきたものを保存します。協力会社台帳と並べて管理すれば、両者がずれません。

人に残ること

• 誰がその作業を行ってよいか。資格証や保険が失効した場合、その人や協力会社が作業を続けるかどうかはお客様が決めます。AI は知らせるだけで、誰かを作業から外すことはありません。
• 証書が本物で十分かどうか。要件と照らし合わせて人が確認します。
• 力量。記録は教育訓練が行われたことを示します。その人に力量があるかどうかは監督者の判断です。
• どの教育訓練が必要か。AI ではなく、お客様の義務とリスクアセスメントによって決まります。

始める前に

The Everything は、権限を厳密に絞った形でお客様の Microsoft 365 テナント内で動作しますが、AI 処理のためにデータはテナントの外に送られます。プライバシーポリシーでは、AI プロバイダーとして Microsoft（Azure OpenAI）と OpenAI を挙げ、プロバイダーがお客様の国外で情報を処理する場合があるとしています。公開サイトでは SOC 2 や ISO 27001（情報セキュリティの規格）などの認証を主張しておらず、ホスティング国も明示していません。

教育訓練ファイルには、個人情報、免許番号、ときには身分証明書が含まれます。プライバシーと記録保管の義務を確認し、記録がどのように使われるかを従業員と協力会社に伝え、AI のアクセスを必要なフォルダーとリストに限定してください。

よくある質問