Uddannelsesdokumentation: certifikater, licenser og introduktioner

Hvad du skal holde styr på

Hvilke registreringer der betyder noget, afhænger af din branche og jurisdiktion, men de fleste regulerede virksomheder holder styr på en blanding af disse:

Denne side oplister ikke, hvilke licenser dit arbejde kræver, eller hvor ofte de skal fornyes; det varierer efter jurisdiktion og aktivitet. Brug din myndigheds vejledning.

Sådan fungerer påmindelser om udløb

The Everything arbejder med registreringerne der, hvor du har dem, typisk en Excel-projektmappe eller SharePoint-liste plus en mappe med certifikater i SharePoint eller OneDrive:

• Aflæsning af datoer. Den læser udløbsdatoer fra dit register og, hvor registret mangler en, fra certifikatet i arkivet, og foreslår opdateringen.
• Påmindelser. Med det varsel, du vælger, minder den indehaveren og dennes leder om det i Teams eller via e-mail.
• Indhentning af fornyelser. Den beder om det nye kort eller certifikat, arkiverer det i den rigtige mappe og opdaterer registret, når du har godkendt det.
• Udløbne registreringer. Alt, der allerede er udløbet, går direkte til lederen eller chefen, ikke ind i en ugentlig oversigt.
• Kontrol af vagtplaner. Hvis din vagtplan ligger i Shifts eller et regneark, kan du spørge »hvem på næste uges vagtplan har noget, der udløber?« og få en liste.

Introduktioner og genopfriskning

Introduktioner og genopfriskningskurser går også igen. AI'en kan føre en liste over, hvem der har fået introduktion til hvilket arbejdssted og på hvilken version af introduktionen, minde lederne om det, når en nyansat eller underleverandør ikke har gennemført en, og markere personer, der skal have genopfriskning. Når et styret introduktionsdokument ændres, kan den liste, hvem der fik introduktion på den gamle version, så du kan afgøre, hvem der skal tage den igen. Se dokumentstyring for, hvordan ændringer godkendes og kvitteres.

Entreprenører og underleverandører

Registreringer om underleverandører kombinerer uddannelse og forsikring, og det er dem, der oftest er forældede, fordi de indhentes én gang ved aftaleindgåelse. The Everything markerer allerede underleverandører med udløbet forsikring som en del af sit tilbudsarbejde, og de samme kontroller gælder her: aflæsning af udløbsdatoer på de certifikater, du har, anmodning til underleverandøren om gældende certifikater før næste opgave og arkivering af det, der kommer retur. Hold dem sammen med dit underleverandørregister, så de to ikke glider fra hinanden.

Hvad der forbliver hos en person

• Hvem der må udføre arbejdet. Hvis et certifikat eller en forsikring er udløbet, er det din beslutning, om den person eller underleverandør fortsætter arbejdet. AI'en markerer det; den sender ikke nogen hjem.
• Om et certifikat er ægte og tilstrækkeligt. En person kontrollerer det op mod kravet.
• Kompetence. En registrering viser, at uddannelsen har fundet sted. Om nogen er kompetent, er en leders vurdering.
• Hvilken uddannelse der kræves. Fastlagt af dine forpligtelser og dine risikovurderinger, ikke af AI'en.

Før du begynder

The Everything kører i din Microsoft 365-tenant (din organisations Microsoft-miljø) med snævert afgrænsede tilladelser, men dine data forlader tenanten til AI-behandling. Privatlivspolitikken nævner Microsoft (Azure OpenAI) og OpenAI som AI-udbydere og oplyser, at udbyderne kan behandle oplysninger uden for dit land. Det offentlige websted påberåber sig ikke nogen certificering som SOC 2 eller ISO 27001 og nævner ikke, i hvilket land data hostes.

Uddannelsesfiler indeholder personoplysninger, licensnumre og nogle gange identitetsdokumenter. Kontrollér dine forpligtelser vedrørende privatliv og opbevaring, fortæl medarbejdere og underleverandører, hvordan deres registreringer bruges, og begræns AI'ens adgang til de mapper og lister, den har brug for.

Ofte stillede spørgsmål