교육 기록: 자격증, 면허, 입문 교육

추적할 항목

중요한 기록은 업종과 관할 지역에 따라 다르지만, 규제를 받는 대부분의 기업은 다음 항목 중 일부를 추적합니다.

이 페이지는 귀사의 업무에 어떤 면허가 필요한지, 얼마나 자주 갱신하는지 다루지 않습니다. 이는 관할 지역과 활동에 따라 다르므로 규제 기관의 지침을 활용하십시오.

만료 알림의 작동 방식

The Everything은 기록을 보관하는 곳에서 그대로 작업합니다. 대개 Excel 통합 문서나 SharePoint 목록, 그리고 SharePoint나 OneDrive의 증서 폴더입니다.

• 날짜 읽기. 대장에서 만료일을 읽고, 대장에 만료일이 없으면 보관된 증서에서 읽어 갱신안을 제안합니다.
• 알림. 귀하가 정한 여유 기간에 맞춰 보유자와 감독자에게 Teams나 이메일로 알립니다.
• 갱신본 수집. 새 카드나 증서를 요청하고, 올바른 폴더에 정리하고, 귀하가 승인하면 대장을 갱신합니다.
• 만료된 기록. 이미 만료된 것은 주간 요약에 넣지 않고 곧바로 감독자나 관리자에게 보냅니다.
• 근무표 확인. 근무표가 Shifts나 스프레드시트에 있다면 “다음 주 근무표에 있는 사람 중 만료가 다가오는 것이 있는 사람은 누구지?”라고 물어 목록을 받을 수 있습니다.

입문 교육과 보수 교육

입문 교육과 보수 교육도 반복되는 업무입니다. AI는 누가 어느 현장에서 어느 버전의 입문 교육을 받았는지 목록으로 관리하고, 신규 입사자나 협력업체가 입문 교육을 마치지 않았을 때 감독자에게 알리며, 보수 교육 대상자를 표시할 수 있습니다. 관리 대상인 입문 교육 문서가 바뀌면 이전 버전으로 교육받은 사람을 목록으로 만들어, 누가 다시 받아야 하는지 귀하가 결정할 수 있게 합니다. 변경이 어떻게 승인되고 확인되는지는 문서 관리를 참고하십시오.

협력업체와 하도급업체

협력업체 기록은 교육과 보험이 합쳐진 것이며, 계약 시점에 한 번만 수집되기 때문에 가장 자주 최신 상태가 아닌 기록입니다. The Everything은 이미 견적 업무의 일부로 보험이 만료된 하도급업체를 표시하며, 여기에도 같은 확인이 적용됩니다. 보유한 증서의 만료일을 읽고, 다음 작업 전에 협력업체에 유효한 증서를 요청하고, 회신된 것을 정리합니다. 이 기록을 협력업체 대장과 함께 보관해 둘이 서로 어긋나지 않게 하십시오.

사람에게 남는 일

• 누가 그 작업을 해도 되는지. 자격증이나 보험이 만료된 경우 그 사람이나 협력업체가 계속 일할지는 귀하가 결정합니다. AI는 이를 표시할 뿐 누구도 작업에서 배제하지 않습니다.
• 증서가 진짜이고 충분한지. 사람이 요구사항과 대조해 확인합니다.
• 역량. 기록은 교육이 이루어졌음을 보여 줍니다. 누군가에게 역량이 있는지는 감독자가 판단합니다.
• 어떤 교육이 필요한지. AI가 아니라 귀사의 의무와 위험성 평가에 따라 정해집니다.

시작하기 전에

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교육 파일에는 개인정보, 면허 번호, 때로는 신분증이 들어 있습니다. 개인정보 보호 및 기록 보관 의무를 확인하고, 직원과 협력업체에 그들의 기록이 어떻게 사용되는지 알리고, AI의 접근을 필요한 폴더와 목록으로 제한하십시오.

자주 묻는 질문