Dossiers de formation : habilitations, licences et accueils sécurité
Dernière vérification 2026-11-13
La plupart des entreprises détiennent déjà l'information. Elle se trouve dans un tableur, un dossier de cartes scannées et une pile d'attestations reçues par e-mail. Ce qui manque, c'est quelqu'un qui vérifie les dates chaque semaine.
Ce qu'il faut suivre
Les dossiers qui comptent dépendent de votre secteur et de votre juridiction, mais la plupart des entreprises réglementées suivent une combinaison des éléments suivants :
| Dossier | Champs habituels | Défaillance courante |
|---|---|---|
| Habilitations et licences pour travaux à haut risque | Titulaire, catégorie, numéro, organisme de délivrance, date d'expiration | Expire alors que le titulaire est sur un chantier ; la copie au dossier est l'ancienne carte |
| Licences professionnelles et de métier | Titulaire, type de licence, numéro, conditions, date d'expiration | L'avis de renouvellement arrive sur une adresse e-mail personnelle |
| Accueils sécurité sur site et en entreprise | Personne, site, date, version de l'accueil | Le contenu de l'accueil a changé, mais les personnes accueillies sur l'ancienne version ne le refont pas |
| Formations internes | Formation, date, formateur, périodicité de recyclage | La périodicité de recyclage n'existe que dans la tête de quelqu'un |
| Assurances et licences des sous-traitants | Type de police, assureur, garantie, date d'expiration | Recueillies lors de l'engagement, jamais redemandées |
Cette page ne liste pas les licences qu'exige votre activité ni leur fréquence de renouvellement ; cela varie selon la juridiction et l'activité. Référez-vous aux guides de votre autorité de contrôle.
Comment fonctionnent les rappels d'expiration
The Everything travaille avec les dossiers là où vous les conservez, généralement un classeur Excel ou une liste SharePoint, plus un dossier d'attestations dans SharePoint ou OneDrive :
- Lecture des dates. Il lit les dates d'expiration dans votre registre et, lorsqu'il en manque une, sur l'attestation au dossier, puis propose la mise à jour.
- Rappels. Selon les délais que vous choisissez, il prévient le titulaire et son responsable dans Teams ou par e-mail.
- Collecte des renouvellements. Il demande la nouvelle carte ou attestation, la classe dans le bon dossier et met à jour le registre une fois que vous avez approuvé.
- Documents expirés. Tout ce qui a déjà expiré est transmis directement à l'encadrant ou au responsable, et non dans un récapitulatif hebdomadaire.
- Vérification des plannings. Si votre planning est dans Shifts ou dans un tableur, vous pouvez demander « qui, dans le planning de la semaine prochaine, a quelque chose qui expire ? » et obtenir une liste.
Accueils sécurité et recyclages
Les accueils sécurité et les formations de recyclage reviennent eux aussi régulièrement. L'IA peut tenir une liste de qui a reçu l'accueil de quel site et sur quelle version, prévenir les encadrants lorsqu'un nouvel arrivant ou un sous-traitant ne l'a pas suivi, et signaler les personnes dont le recyclage arrive à échéance. Lorsqu'un document d'accueil maîtrisé change, elle peut lister les personnes accueillies sur l'ancienne version pour que vous décidiez qui doit le refaire. Voir la maîtrise documentaire pour savoir comment les changements sont approuvés et pris en compte.
Sous-traitants et prestataires
Les dossiers des sous-traitants combinent formation et assurance, et ce sont ceux qui sont le plus souvent périmés, car ils ne sont recueillis qu'une seule fois, lors de l'engagement. The Everything signale déjà les sous-traitants dont l'assurance a expiré dans le cadre de son travail sur les devis, et les mêmes vérifications s'appliquent ici : lire les dates d'expiration des attestations que vous détenez, demander au sous-traitant des attestations à jour avant le chantier suivant et classer ce qui revient. Conservez-les avec votre registre des sous-traitants pour que les deux ne divergent pas.
Ce qui reste à une personne
- Qui peut effectuer le travail. Si une habilitation ou une assurance a expiré, c'est à vous de décider si cette personne ou ce sous-traitant continue à travailler. L'IA le signale ; elle n'écarte personne.
- L'authenticité et la validité d'une attestation. Une personne la vérifie au regard de l'exigence.
- La compétence. Un dossier montre qu'une formation a eu lieu. Savoir si quelqu'un est compétent relève du jugement de l'encadrant.
- Les formations requises. Elles découlent de vos obligations et de vos évaluations des risques, pas de l'IA.
Avant de commencer
The Everything fonctionne au sein de votre locataire (tenant) Microsoft 365 avec des autorisations strictement limitées, mais vos données quittent bien le locataire pour le traitement par IA. Sa politique de confidentialité désigne Microsoft (Azure OpenAI) et OpenAI comme fournisseurs d'IA et indique que les fournisseurs peuvent traiter des informations hors de votre pays. Le site public ne revendique aucune certification telle que SOC 2 ou ISO 27001 et n'indique pas de pays d'hébergement.
Les dossiers de formation contiennent des données personnelles, des numéros de licence et parfois des pièces d'identité. Vérifiez vos obligations en matière de confidentialité et de conservation des documents, informez le personnel et les sous-traitants de l'usage qui est fait de leurs dossiers, et limitez l'accès de l'IA aux dossiers et listes dont elle a besoin.
Questions fréquentes
L'IA peut-elle empêcher une personne dont l'habilitation a expiré de travailler ?
Non. Elle signale l'expiration au salarié et à son responsable. Décider qui peut effectuer le travail reste l'affaire d'une personne.
Ai-je besoin d'un logiciel de gestion de la formation ?
Pas pour utiliser The Everything. Il travaille avec des tableurs, des listes SharePoint et des dossiers d'attestations dans Microsoft 365. Si vous avez déjà un logiciel dédié, il ne le remplace pas.
Combien de temps à l'avance prévient-elle les personnes ?
Vous choisissez les délais. Les règles que vous fixez sont conservées : il suffit d'indiquer une fois combien de temps à l'avance chaque type de dossier doit être signalé.
Peut-elle vérifier l'assurance d'un sous-traitant ?
Elle lit les dates d'expiration sur les attestations que vous détenez, signale les garanties expirées ou sur le point d'expirer, et peut demander au sous-traitant une attestation à jour. Une personne décide de la suite.
Sait-elle quelles licences mon activité exige ?
Non. Cela dépend de votre juridiction et de vos activités. Vous définissez ce qui est requis ; l'IA en assure le suivi.
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The Everything est un collaborateur IA qui travaille dans Microsoft Teams, avec les registres, documents et boîtes aux lettres que vous avez déjà dans Microsoft 365. Il demande votre accord avant tout envoi important. $400 AUD/mois + GST (taxe australienne sur les biens et services) par entreprise, membres de l'équipe illimités, avec un essai gratuit de 14 jours sans carte bancaire.
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