Registros de formación: acreditaciones, licencias e inducciones

Qué controlar

Los registros que importan dependen de su sector y su jurisdicción, pero la mayoría de las empresas reguladas controlan alguna combinación de estos:

Esta página no enumera qué licencias requiere su trabajo ni con qué frecuencia se renuevan; eso varía según la jurisdicción y la actividad. Consulte la guía de su regulador.

Cómo funcionan los avisos de vencimiento

The Everything trabaja con los registros donde usted los guarda, normalmente un libro de Excel o una lista de SharePoint y una carpeta de certificados en SharePoint o OneDrive:

• Lectura de fechas. Lee las fechas de vencimiento de su registro y, cuando falta alguna, del certificado archivado, y propone la actualización.
• Recordatorios. Con la antelación que usted elija, avisa al titular y a su supervisor en Teams o por correo electrónico.
• Recogida de renovaciones. Pide la nueva tarjeta o el nuevo certificado, lo archiva en la carpeta correcta y actualiza el registro una vez que usted lo aprueba.
• Registros vencidos. Todo lo que ya ha vencido va directamente al supervisor o al responsable, no a un resumen semanal.
• Comprobación de turnos. Si su cuadrante de turnos está en Shifts o en una hoja de cálculo, puede preguntar «¿quién del turno de la próxima semana tiene algo a punto de vencer?» y obtener una lista.

Inducciones y formación de reciclaje

Las inducciones y la formación de reciclaje también son recurrentes. La IA puede llevar una lista de quién ha recibido la inducción de cada centro y en qué versión, avisar a los supervisores cuando una nueva incorporación o un contratista no la ha completado, y señalar a quienes les toca un reciclaje. Cuando cambia un documento de inducción controlado, puede enumerar quién la recibió en la versión antigua para que usted decida quién debe repetirla. Consulte control documental para ver cómo se aprueban y se confirman los cambios.

Contratistas y subcontratistas

Los registros de contratistas combinan formación y seguros, y son los que con más frecuencia están desactualizados porque se recogen una sola vez, al contratar. The Everything ya señala a los subcontratistas con el seguro vencido como parte de su trabajo de presupuestos, y aquí se aplican las mismas comprobaciones: leer las fechas de vencimiento de los certificados que usted tiene, pedir al contratista los vigentes antes del siguiente trabajo y archivar lo que se reciba. Guárdelos junto a su registro de contratistas para que ambos no se desincronicen.

Lo que queda en manos de una persona

• Quién puede hacer el trabajo. Si una acreditación o un seguro ha vencido, que esa persona o ese contratista siga trabajando es decisión suya. La IA lo señala; no aparta a nadie del trabajo.
• Si un certificado es auténtico y adecuado. Una persona lo comprueba frente al requisito.
• Competencia. Un registro demuestra que hubo formación. Si alguien es competente es una cuestión de criterio del supervisor.
• Qué formación se exige. La determinan sus obligaciones y sus evaluaciones de riesgos, no la IA.

Antes de empezar

The Everything se ejecuta dentro de su inquilino (tenant) de Microsoft 365 con permisos estrictamente acotados, pero sus datos sí salen del inquilino para el procesamiento con IA. Su política de privacidad nombra a Microsoft (Azure OpenAI) y a OpenAI como proveedores de IA e indica que los proveedores pueden procesar información fuera de su país. El sitio público no declara ninguna certificación, como SOC 2 o ISO 27001, ni indica un país de alojamiento.

Los expedientes de formación contienen información personal, números de licencia y, a veces, documentos de identidad. Compruebe sus obligaciones de privacidad y de conservación de registros, informe al personal y a los contratistas de cómo se usan sus registros y limite el acceso de la IA a las carpetas y listas que necesite.

Preguntas frecuentes