Registrazioni della formazione: abilitazioni, licenze e formazione d'ingresso

Che cosa monitorare

Le registrazioni che contano dipendono dal Suo settore e dalla Sua giurisdizione, ma la maggior parte delle aziende regolamentate monitora una combinazione di queste:

Questa pagina non elenca quali licenze richieda il Suo lavoro né ogni quanto vadano rinnovate; dipende dalla giurisdizione e dall'attività. Consulti le linee guida della Sua autorità di controllo.

Come funzionano i promemoria di scadenza

The Everything lavora con le registrazioni dove Lei le conserva, di solito una cartella di lavoro Excel o un elenco di SharePoint più una cartella di certificati in SharePoint o OneDrive:

• Lettura delle date. Legge le date di scadenza dal Suo registro e, dove il registro non ne riporta una, dal certificato in archivio, e propone l'aggiornamento.
• Promemoria. Con l'anticipo che Lei sceglie, avvisa il titolare e il suo supervisore in Teams o via e-mail.
• Raccolta dei rinnovi. Chiede il nuovo tesserino o il nuovo certificato, lo archivia nella cartella giusta e aggiorna il registro una volta ottenuta la Sua approvazione.
• Registrazioni scadute. Tutto ciò che è già scaduto va direttamente al supervisore o al responsabile, non in un riepilogo settimanale.
• Controlli sui turni. Se i turni sono in Shifts o in un foglio di calcolo, può chiedere «chi tra i turni della prossima settimana ha qualcosa in scadenza?» e ottenere un elenco.

Formazione d'ingresso e aggiornamenti

Anche la formazione d'ingresso e i corsi di aggiornamento sono ricorrenti. L'IA può tenere un elenco di chi ha ricevuto la formazione d'ingresso per quale sito e su quale versione, avvisare i supervisori quando un nuovo assunto o un appaltatore non l'ha completata e segnalare le persone che devono fare un aggiornamento. Quando cambia un documento controllato di formazione d'ingresso, può elencare chi l'ha ricevuta nella vecchia versione, così che Lei possa decidere chi deve ripeterla. Veda il controllo documentale per come le modifiche vengono approvate e prese in visione.

Appaltatori e subappaltatori

Le registrazioni degli appaltatori combinano formazione e assicurazione, e sono quelle più spesso non aggiornate perché vengono raccolte una sola volta, all'affidamento dell'incarico. The Everything segnala già i subappaltatori con l'assicurazione scaduta nell'ambito del suo lavoro sui preventivi, e qui valgono gli stessi controlli: leggere le date di scadenza sui certificati in Suo possesso, chiedere all'appaltatore quelli aggiornati prima del lavoro successivo e archiviare ciò che arriva. Le tenga insieme al Suo registro degli appaltatori perché i due non divergano.

Che cosa resta a una persona

• Chi può svolgere il lavoro. Se un'abilitazione o un'assicurazione è scaduta, decide Lei se quella persona o quell'appaltatore continua a lavorare. L'IA lo segnala; non allontana nessuno dal lavoro.
• Se un certificato è autentico e adeguato. Una persona lo verifica rispetto al requisito.
• Competenza. Una registrazione dimostra che la formazione c'è stata. Se qualcuno sia competente è un giudizio del supervisore.
• Quale formazione è richiesta. La stabiliscono i Suoi obblighi e le Sue valutazioni dei rischi, non l'IA.

Prima di iniziare

The Everything opera all'interno del Suo tenant Microsoft 365 con autorizzazioni strettamente circoscritte, ma i Suoi dati escono dal tenant per l'elaborazione tramite IA. La sua informativa sulla privacy indica Microsoft (Azure OpenAI) e OpenAI come fornitori di IA e precisa che i fornitori possono trattare le informazioni al di fuori del Suo Paese. Il sito pubblico non dichiara alcuna certificazione, come SOC 2 o ISO 27001, e non indica un Paese di hosting.

I fascicoli della formazione contengono dati personali, numeri di licenza e talvolta documenti d'identità. Verifichi i Suoi obblighi in materia di privacy e di conservazione delle registrazioni, informi personale e appaltatori su come vengono usate le loro registrazioni e limiti l'accesso dell'IA alle cartelle e agli elenchi necessari.

Domande frequenti