Control documental: versiones, fechas de revisión y aprobación

Qué abarca el control documental

Sea cual sea el sistema que use, el control documental suele reducirse a seis cosas:

1. Un registro de documentos controlados, con responsable, versión y próxima fecha de revisión.
2. Versiones, para saber qué cambió, cuándo y por qué.
3. Fechas de revisión, para que los documentos se revisen periódicamente y después de cambios o incidentes relevantes.
4. Aprobación por alguien con autoridad, y que quede registrada.
5. Distribución, para que la versión vigente esté donde la gente busca y las versiones antiguas se retiren.
6. Confirmación de lectura, en la que las personas afectadas por un cambio confirman que lo han leído.

El control documental es también algo que los auditores suelen examinar en el marco de normas de sistemas de gestión como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001. Esta página describe la práctica solo en términos generales, no el texto de ninguna cláusula.

Versiones y fechas de revisión

SharePoint y OneDrive ya guardan el historial de versiones de los archivos. Lo que no hacen por sí solos es avisar al responsable de que un procedimiento debe revisarse, ni darse cuenta de que un procedimiento sigue haciendo referencia a un equipo que usted vendió el año pasado. Ahí es donde ayuda un trabajador de IA:

• Vigila las fechas de revisión de su registro de documentos, avisa a los responsables con antelación y después hace seguimiento.
• Cuando toca una revisión, puede leer el documento y enumerar lo que conviene comprobar, como referencias a puestos, equipos o formularios que ya no coinciden con sus otros registros.
• Redacta la revisión en Word para que el responsable acepte o rechace cada cambio. El complemento de Word de The Everything redacta y edita en su documento, con cada cambio aprobado.
• Una vez aprobado el documento, actualiza el registro con la nueva versión, la fecha y un breve resumen de lo que cambió.

Los incidentes y los hallazgos de auditoría son desencadenantes habituales de una revisión no programada. Vincularlos al registro de documentos evita que se estanque una acción correctiva derivada de un incidente o de una auditoría.

Aprobaciones y visto bueno

La IA puede enviar un borrador al aprobador, con el resumen de cambios y el motivo del cambio, y hacer seguimiento hasta que se apruebe o se devuelva. Anota en su registro quién aprobó qué y cuándo. No aprueba nada por sí misma.

Algunos sectores regulados fijan normas específicas para los registros y las firmas electrónicos. En Estados Unidos, las empresas reguladas por la FDA están sujetas al 21 CFR Part 11, que en su §11.10(e) exige «pistas de auditoría seguras, generadas informáticamente y con marca de tiempo» y establece que «los cambios en los registros no deben ocultar la información registrada previamente». Si le aplican normas como estas, su sistema documental validado sigue siendo el lugar donde se registran las aprobaciones; un asistente de IA puede apoyar el proceso, pero no es ese sistema.

Confirmación de lectura

Cuando cambia un procedimiento, las personas que lo usan tienen que saberlo. La rutina es sencilla y tediosa, lo que la convierte en una buena tarea para un trabajador de IA:

• Determinar quién se ve afectado, a partir de una lista de distribución que usted mantiene.
• Enviar a cada persona la nueva versión con un resumen claro de lo que cambió.
• Registrar cada confirmación, por ejemplo en una lista de SharePoint, y hacer seguimiento con quien no haya respondido.
• Dar al responsable del documento una lista de las confirmaciones pendientes.

Confirmar la lectura de un documento no equivale a ser competente en lo que dice. Cuando un cambio requiere formación, regístrela en sus registros de formación.

Lo que queda en manos de una persona

• Contenido. Lo que dice un procedimiento, y si es seguro y legal, lo deciden personas con los conocimientos y la autoridad necesarios.
• Aprobación y publicación. Un aprobador designado da el visto bueno a cada versión.
• Retirar versiones antiguas. La IA puede enumerar dónde sigue apareciendo una versión antigua; retirarla de uso es una decisión del responsable.
• Seguimiento de las confirmaciones pendientes. Qué pasa con alguien que no ha leído un cambio crítico para la seguridad lo decide un supervisor.

Antes de empezar

The Everything se ejecuta dentro de su inquilino (tenant) de Microsoft 365 con permisos estrictamente acotados, pero sus datos sí salen del inquilino para el procesamiento con IA. Su política de privacidad nombra a Microsoft (Azure OpenAI) y a OpenAI como proveedores de IA e indica que los proveedores pueden procesar información fuera de su país. El sitio público no declara ninguna certificación, como SOC 2 o ISO 27001, ni indica un país de alojamiento.

Compruebe las normas de conservación de registros que se apliquen a sus documentos controlados, incluido cuánto tiempo deben conservarse las versiones antiguas. Decida qué bibliotecas de documentos puede leer y editar la IA, y mantenga su registro de documentos como única fuente de verdad.

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