Controle de documentos: versões, datas de revisão e aprovação

O que o controle de documentos abrange

Seja qual for o sistema que você usa, o controle de documentos costuma se resumir a seis coisas:

1. Um registro dos documentos controlados, com responsável, versão e próxima data de revisão.
2. Versões, para saber o que mudou, quando e por quê.
3. Datas de revisão, para que os documentos sejam revisados em ciclos e após mudanças ou incidentes relevantes.
4. Aprovação por alguém com autoridade, registrada.
5. Distribuição, para que a versão vigente esteja onde as pessoas procuram e as versões antigas sejam recolhidas.
6. Confirmação de leitura, em que as pessoas afetadas por uma mudança confirmam que a leram.

O controle de documentos também é algo que os auditores costumam examinar no âmbito de normas de sistema de gestão como a ISO 9001, a ISO 14001 e a ISO 45001. Esta página descreve a prática apenas em termos gerais, não o texto de nenhuma cláusula.

Versões e datas de revisão

O SharePoint e o OneDrive já guardam o histórico de versões dos arquivos. O que eles não fazem sozinhos é avisar o responsável de que um procedimento precisa ser revisado, ou perceber que um procedimento ainda menciona um equipamento que você vendeu no ano passado. É aí que um colaborador de IA ajuda:

• Ele acompanha as datas de revisão no seu registro de documentos, avisa os responsáveis com antecedência e depois faz o acompanhamento.
• Quando uma revisão vence, ele pode ler o documento e listar pontos que valem a pena verificar, como referências a funções, equipamentos ou formulários que não batem mais com os seus outros registros.
• Ele redige a revisão no Word para o responsável aceitar ou rejeitar alteração por alteração. O suplemento do Word do The Everything redige e edita no seu documento, com cada alteração aprovada.
• Depois que o documento é aprovado, ele atualiza o registro com a nova versão, a data e um breve resumo do que mudou.

Incidentes e constatações de auditoria costumam disparar uma revisão fora do ciclo. Vinculá-los ao registro de documentos evita que uma ação corretiva vinda de um incidente ou de uma auditoria fique parada.

Aprovações e assinatura

A IA pode enviar uma minuta ao aprovador, com o resumo e o motivo da alteração, e cobrar até que seja aprovada ou devolvida. Ela registra no seu registro quem aprovou o quê e quando. Ela não aprova nada por conta própria.

Alguns setores regulados têm regras específicas para registros e assinaturas eletrônicos. Nos Estados Unidos, empresas reguladas pela FDA estão sujeitas ao 21 CFR Part 11, que no §11.10(e) exige “trilhas de auditoria seguras, geradas por computador e com registro de data e hora” e determina que “as alterações nos registros não devem ocultar informações registradas anteriormente”. Se regras como essas se aplicam a você, o seu sistema de documentos validado continua sendo o lugar onde as aprovações são registradas; um assistente de IA pode apoiar o processo, mas não é esse sistema.

Confirmação de leitura

Quando um procedimento muda, as pessoas que o usam precisam saber. A rotina é simples e tediosa, o que a torna uma boa tarefa para um colaborador de IA:

• Identificar quem é afetado, a partir de uma lista de distribuição que você mantém.
• Enviar a cada pessoa a nova versão com um resumo claro do que mudou.
• Registrar cada confirmação, por exemplo em uma lista do SharePoint, e cobrar quem não respondeu.
• Entregar ao responsável pelo documento uma lista de quem ainda está pendente.

Confirmar a leitura de um documento não é o mesmo que ser competente nele. Quando uma mudança exigir treinamento, registre-o nos seus registros de treinamento.

O que fica com uma pessoa

• Conteúdo. O que um procedimento diz, e se ele é seguro e legal, é decidido por pessoas com o conhecimento e a autoridade necessários.
• Aprovação e liberação. Um aprovador nomeado assina cada versão.
• Recolhimento de versões antigas. A IA pode listar onde uma versão antiga ainda aparece; tirá-la de uso é uma decisão do responsável.
• Acompanhamento de quem não confirmou. O que acontece com alguém que não leu uma mudança crítica para a segurança é decisão do supervisor.

Antes de começar

O The Everything funciona dentro do seu locatário (tenant) do Microsoft 365 com permissões estritamente delimitadas, mas seus dados saem do locatário para o processamento por IA. A política de privacidade dele cita a Microsoft (Azure OpenAI) e a OpenAI como fornecedoras de IA e informa que os fornecedores podem processar informações fora do seu país. O site público não declara nenhuma certificação, como SOC 2 ou ISO 27001, e não informa um país de hospedagem.

Verifique as regras de guarda de registros que se aplicam aos seus documentos controlados, incluindo por quanto tempo as versões antigas precisam ser mantidas. Decida quais bibliotecas de documentos a IA pode ler e editar, e mantenha o seu registro de documentos como fonte única da verdade.

Perguntas frequentes