Nadzór nad dokumentami: wersje, terminy przeglądów i zatwierdzanie

Czego dotyczy nadzór nad dokumentami

Niezależnie od używanego systemu nadzór nad dokumentami sprowadza się zwykle do sześciu elementów:

1. Rejestr dokumentów nadzorowanych z właścicielem, wersją i terminem następnego przeglądu.
2. Wersje, aby było wiadomo, co się zmieniło, kiedy i dlaczego.
3. Terminy przeglądów, aby dokumenty były sprawdzane cyklicznie oraz po istotnych zmianach lub incydentach.
4. Zatwierdzenie przez osobę uprawnioną, odnotowane w zapisach.
5. Dystrybucja, aby aktualna wersja była tam, gdzie ludzie jej szukają, a stare wersje zostały wycofane.
6. Potwierdzenie zapoznania się, w ramach którego osoby, których dotyczy zmiana, potwierdzają, że ją przeczytały.

Nadzór nad dokumentami to także obszar, któremu audytorzy często się przyglądają w ramach norm systemów zarządzania, takich jak ISO 9001 (jakość), ISO 14001 (środowisko) i ISO 45001 (bezpieczeństwo i higiena pracy). Ta strona opisuje praktykę wyłącznie ogólnie, a nie brzmienie jakiegokolwiek punktu normy.

Wersje i terminy przeglądów

SharePoint i OneDrive już przechowują historię wersji plików. Same z siebie nie informują jednak właściciela, że procedura wymaga przeglądu, ani nie zauważą, że procedura nadal odwołuje się do maszyny sprzedanej w zeszłym roku. Tu pomaga pracownik AI:

• Pilnuje terminów przeglądów w Państwa rejestrze dokumentów, z wyprzedzeniem przypomina właścicielom i ponawia przypomnienia.
• Gdy przypada przegląd, może przeczytać dokument i wskazać rzeczy warte sprawdzenia, takie jak odwołania do stanowisk, sprzętu lub formularzy, które nie zgadzają się już z innymi Państwa zapisami.
• Przygotowuje projekt zmian w Wordzie, które właściciel przyjmuje lub odrzuca zmiana po zmianie. Dodatek The Everything do Worda przygotowuje i edytuje treść w Państwa dokumencie, a każda zmiana jest zatwierdzana.
• Po zatwierdzeniu dokumentu aktualizuje rejestr o nową wersję, datę i krótkie podsumowanie zmian.

Incydenty i ustalenia z audytów to częste powody nieplanowanego przeglądu. Powiązanie ich z rejestrem dokumentów sprawia, że działanie korygujące wynikające z incydentu lub audytu nie utknie w miejscu.

Zatwierdzanie i akceptacja

AI może wysłać projekt do zatwierdzającego wraz z podsumowaniem i powodem zmiany oraz ponaglać, dopóki projekt nie zostanie zatwierdzony lub odesłany. Odnotowuje w Państwa rejestrze, kto co zatwierdził i kiedy. Samo niczego nie zatwierdza.

Niektóre branże regulowane mają szczegółowe zasady dotyczące zapisów i podpisów elektronicznych. W Stanach Zjednoczonych firmy nadzorowane przez FDA (amerykańską Agencję Żywności i Leków) podlegają przepisom 21 CFR Part 11 (o zapisach i podpisach elektronicznych), które w §11.10(e) wymagają „bezpiecznych, generowanych komputerowo ścieżek audytu z oznaczeniem czasu” i stanowią, że „zmiany w zapisach nie mogą zasłaniać wcześniej zarejestrowanych informacji”. Jeśli takie zasady Państwa dotyczą, miejscem rejestrowania zatwierdzeń pozostaje zwalidowany system dokumentów; asystent AI może wspierać ten proces, ale nie jest tym systemem.

Potwierdzenie zapoznania się

Gdy procedura się zmienia, osoby, które z niej korzystają, muszą o tym wiedzieć. Ta czynność jest prosta i żmudna, a więc dobrze nadaje się dla pracownika AI:

• Ustalić, kogo dotyczy zmiana, na podstawie prowadzonej przez Państwa listy dystrybucyjnej.
• Wysłać każdej osobie nową wersję wraz z prostym podsumowaniem zmian.
• Odnotować każde potwierdzenie, na przykład na liście SharePoint, i ponaglić osoby, które nie odpowiedziały.
• Przekazać właścicielowi dokumentu listę osób, od których brakuje potwierdzenia.

Potwierdzenie zapoznania się z dokumentem to nie to samo co kompetencje w jego zakresie. Jeśli zmiana wymaga szkolenia, proszę odnotować je w ewidencji szkoleń.

Co pozostaje przy człowieku

• Treść. O tym, co mówi procedura i czy jest bezpieczna oraz zgodna z prawem, decydują osoby posiadające wiedzę i uprawnienia.
• Zatwierdzenie i wydanie. Każdą wersję zatwierdza wskazany z imienia i nazwiska zatwierdzający.
• Wycofywanie starych wersji. AI może wskazać, gdzie stara wersja wciąż występuje; wycofanie jej z użycia to decyzja właściciela.
• Postępowanie wobec braku potwierdzenia. To, co dzieje się z osobą, która nie przeczytała zmiany krytycznej dla bezpieczeństwa, zależy od decyzji przełożonego.

Zanim Państwo zaczną

The Everything działa w Państwa dzierżawie Microsoft 365 (tenant) z wąsko określonymi uprawnieniami, ale Państwa dane opuszczają dzierżawę w celu przetwarzania przez AI. Polityka prywatności wymienia Microsoft (Azure OpenAI) i OpenAI jako dostawców AI i zaznacza, że dostawcy mogą przetwarzać informacje poza Państwa krajem. Publiczna witryna nie deklaruje żadnej certyfikacji, takiej jak SOC 2 czy ISO 27001, ani nie wskazuje kraju hostingu.

Proszę sprawdzić wszelkie zasady przechowywania dokumentacji, które dotyczą Państwa dokumentów nadzorowanych, w tym to, jak długo trzeba przechowywać stare wersje. Warto zdecydować, które biblioteki dokumentów AI może czytać i edytować, a rejestr dokumentów utrzymywać jako jedyne źródło prawdy.

Najczęściej zadawane pytania