문서 관리: 버전, 검토일, 승인

문서 관리가 다루는 것

어떤 시스템을 쓰든 문서 관리는 대개 여섯 가지로 요약됩니다.

1. 관리 문서 대장: 담당자, 버전, 다음 검토일을 담습니다.
2. 버전: 무엇이, 언제, 왜 바뀌었는지 알 수 있게 합니다.
3. 검토일: 문서를 주기적으로, 그리고 관련 변경이나 사고 이후에 검토하게 합니다.
4. 승인: 권한 있는 사람이 승인하고 이를 기록합니다.
5. 배포: 현행 버전이 사람들이 찾는 곳에 있고 구버전은 회수되게 합니다.
6. 열람 확인: 변경의 영향을 받는 사람들이 읽었음을 확인합니다.

문서 관리는 ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 같은 경영 시스템 표준에 따른 심사에서 심사원이 흔히 살펴보는 부분이기도 합니다. 이 페이지는 일반적인 실무만 설명하며, 어떤 조항의 문구도 다루지 않습니다.

버전과 검토일

SharePoint와 OneDrive는 이미 파일 버전 기록을 보관합니다. 하지만 그 자체로는 절차서의 검토 시기가 되었다고 담당자에게 알리거나, 절차서가 작년에 매각한 설비를 아직도 언급하고 있다는 사실을 알아차리지 못합니다. AI 직원이 도움이 되는 부분이 바로 여기입니다.

• 문서 대장의 검토일을 지켜보고 담당자에게 미리 알린 뒤 후속 확인을 합니다.
• 검토 시기가 되면 문서를 읽고, 다른 기록과 더 이상 일치하지 않는 역할, 장비, 양식에 대한 언급처럼 확인할 만한 사항을 목록으로 만들 수 있습니다.
• 담당자가 변경 사항을 하나씩 수락하거나 거부할 수 있도록 Word로 개정안을 작성합니다. The Everything의 Word 추가 기능은 각 변경을 승인받으며 문서 안에서 초안을 작성하고 편집합니다.
• 문서가 승인되면 새 버전, 날짜, 변경 내용 요약을 대장에 반영합니다.

사고와 감사 지적 사항은 예정에 없던 검토의 흔한 계기입니다. 이를 문서 대장과 연결하면 사고나 감사에서 나온 시정 조치가 지연되지 않습니다.

승인과 결재

AI는 변경 요약과 변경 사유를 첨부해 초안을 승인자에게 보내고, 승인되거나 반려될 때까지 독촉할 수 있습니다. 누가 무엇을 언제 승인했는지 대장에 기록합니다. AI 스스로는 아무것도 승인하지 않습니다.

일부 규제 산업에는 전자 기록과 전자 서명에 관한 구체적인 규칙이 있습니다. 미국에서 FDA(미국 식품의약국) 규제 대상 기업은 21 CFR 파트 11(FDA 전자기록 규정)의 적용을 받으며, 이 규정의 §11.10(e)는 “안전하고, 컴퓨터가 생성하며, 타임스탬프가 찍힌 감사 추적”을 요구하고 “기록 변경이 이전에 기록된 정보를 가려서는 안 된다”고 규정합니다. 이러한 규칙이 적용된다면 승인을 기록하는 곳은 여전히 귀사의 검증된 문서 시스템입니다. AI 비서는 그 과정을 지원할 수 있지만 그 시스템은 아닙니다.

열람 확인

절차서가 바뀌면 그것을 사용하는 사람들이 알아야 합니다. 이 일상 업무는 단순하고 지루하기 때문에 AI 직원에게 잘 맞습니다.

• 귀사가 관리하는 배포 목록을 바탕으로 영향을 받는 사람을 파악합니다.
• 각 사람에게 새 버전과 변경 내용을 쉽게 정리한 요약을 보냅니다.
• 예를 들어 SharePoint 목록에 각 확인을 기록하고, 회신하지 않은 사람에게 후속 확인을 합니다.
• 문서 담당자에게 아직 확인하지 않은 사람의 목록을 제공합니다.

문서를 읽었다고 확인하는 것은 그 내용을 수행할 역량이 있다는 것과 같지 않습니다. 변경에 교육이 필요하다면 교육 기록에 기록하십시오.

사람에게 남는 일

• 내용. 절차서에 무엇을 쓰고, 그것이 안전하고 적법한지는 지식과 권한을 가진 사람이 결정합니다.
• 승인과 배포. 지정된 승인자가 각 버전을 승인합니다.
• 구버전 회수. AI는 구버전이 아직 남아 있는 곳을 목록으로 만들 수 있지만, 사용을 중지시키는 것은 담당자가 결정합니다.
• 미확인자에 대한 후속 조치. 안전에 중요한 변경을 읽지 않은 사람에게 어떤 조치를 할지는 감독자가 판단합니다.

시작하기 전에

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관리 문서에 적용되는 기록 보관 규칙, 특히 구버전을 얼마나 오래 보관해야 하는지 확인하십시오. AI가 읽고 편집해도 되는 문서 라이브러리를 정하고, 문서 대장을 단일한 기준 정보로 유지하십시오.

자주 묻는 질문