Um calendário de relatórios regulatórios que cobra os responsáveis

Exemplos de prazos fixos e de prazos disparados por eventos

As obrigações de relato são de dois tipos. Os prazos fixos caem na mesma data todos os anos. Os prazos disparados por eventos começam a contar quando algo acontece, como uma lesão grave. Um calendário útil tem os dois. Alguns exemplos, com a jurisdição indicada:

São exemplos, não uma lista completa, e os detalhes têm condições e isenções. Nos Estados Unidos, por exemplo, a regra de registro da OSHA se aplica a empregadores com mais de 10 empregados, e alguns setores são isentos. Verifique a fonte de cada obrigação que se aplica a você.

Como montar o calendário

Um calendário de relatórios funciona quando cada item responde a cinco perguntas:

1. O que vence? O relatório ou a notificação, e o órgão regulador.
2. Quando? A data, ou o fato gerador no caso de obrigações disparadas por eventos.
3. Quem é o responsável? Uma pessoa nomeada, mais um substituto.
4. Quais dados são necessários? Leituras de medidores, notas fiscais de combustível, registros de lesões, números de produção, e quem tem cada um deles.
5. Como é protocolado? O portal ou o canal, e quem tem o login.

Uma lista do SharePoint ou uma tabela do Excel no seu locatário é suficiente. A IA pode ajudar você a montá-lo a partir das condicionantes das suas licenças, dos e-mails de envios anteriores e das planilhas existentes, e depois propor os itens para você confirmar. Ela não decide quais obrigações se aplicam a você.

Como funcionam os lembretes e as cobranças

Depois que o calendário existe, o The Everything pode tocá-lo:

• Lembretes com antecedência. Você escolhe as antecedências, por exemplo 60, 30, 14 e 7 dias antes de uma data fixa. Os lembretes vão para o responsável no Teams ou por e-mail, e para o substituto se o responsável estiver ausente.
• Pedidos de dados. Antes de um relatório, ele pede os números a cada pessoa que detém dados, anexa a versão do ano anterior como referência e faz o acompanhamento.
• Consolidação. Ele reúne as respostas em uma pasta e redige um resumo ou um pacote de números no Excel ou no Word, apontando o que falta ou o que difere do ano anterior.
• Status. Você pode perguntar no Teams “o que vence nos próximos 90 dias e o que estamos aguardando?” e receber uma lista direta.
• Encerramento. Depois do protocolo, ele arquiva o comprovante de envio e passa a data para o ano seguinte.

As obrigações disparadas por eventos funcionam de outro jeito: o calendário não pode lembrar você de um incidente antes que ele aconteça. Para essas, veja notificação de incidentes, onde o ponto é fazer uma pessoa chegar rápido ao órgão regulador, e não esperar por uma minuta.

O que fica com uma pessoa

• Quais obrigações se aplicam. O calendário só é tão bom quanto a lista por trás dele, e essa lista exige alguém que conheça suas licenças e operações.
• Os números. A IA pode consolidar e comparar; a pessoa responsável confere os números e o método.
• Assinar e protocolar. Declarações e envios são feitos por uma pessoa, no próprio portal ou canal do órgão regulador.
• Prazos atrasados ou perdidos. Se um prazo não puder ser cumprido, conversar com o órgão regulador é uma decisão sua.

Antes de começar

O The Everything funciona dentro do seu locatário (tenant) do Microsoft 365 com permissões estritamente delimitadas, mas seus dados saem do locatário para o processamento por IA. A política de privacidade dele cita a Microsoft (Azure OpenAI) e a OpenAI como fornecedoras de IA e informa que os fornecedores podem processar informações fora do seu país. O site público não declara nenhuma certificação, como SOC 2 ou ISO 27001, e não informa um país de hospedagem.

Os dados dos relatórios podem ser comercialmente sensíveis (dados de energia e produção) ou pessoais (registros de lesões). Verifique suas obrigações de privacidade e de guarda de registros antes de conectá-los. Deixe os logins dos portais dos órgãos reguladores com as pessoas que protocolam; a IA não precisa deles para enviar lembretes ou redigir relatórios.

Perguntas frequentes