En rapporteringskalender som purrer på de ansvarlige

Eksempler på faste og hendelsesutløste frister

Rapporteringsplikter finnes i to typer. Faste frister faller på samme dato hvert år. Hendelsesutløste frister begynner å løpe når noe skjer, for eksempel en alvorlig skade. En nyttig kalender inneholder begge. Noen eksempler, med jurisdiksjonen oppgitt:

Dette er eksempler, ikke en fullstendig liste, og detaljene har vilkår og unntak. I USA gjelder for eksempel OSHAs registreringsregel for arbeidsgivere med mer enn 10 ansatte, og noen bransjer er unntatt. Sjekk kilden for hver forpliktelse som gjelder for deg.

Slik bygger du kalenderen

En rapporteringskalender fungerer når hver oppføring svarer på fem spørsmål:

1. Hva skal leveres? Rapporten eller varselet, og myndigheten.
2. Når? Datoen, eller utløseren for hendelsesutløste plikter.
3. Hvem eier den? Én navngitt person, pluss en stedfortreder.
4. Hvilket grunnlag trengs? Måleravlesninger, drivstoffakturaer, skadelogger, produksjonstall, og hvem som har hvert av dem.
5. Hvordan leveres den? Portalen eller kanalen, og hvem som har innloggingen.

En SharePoint-liste eller en Excel-tabell i leietakeren din er nok. AI-en kan hjelpe deg med å bygge den ut fra lisensvilkårene dine, tidligere e-poster om innleveringer og eksisterende regneark, og deretter foreslå oppføringene slik at du kan bekrefte dem. Den avgjør ikke hvilke forpliktelser som gjelder for deg.

Slik fungerer påminnelser og purring

Når kalenderen er på plass, kan The Everything drive den:

• Påminnelser i god tid. Du velger forvarslene, for eksempel 60, 30, 14 og 7 dager før en fast dato. Påminnelsene går til den ansvarlige i Teams eller på e-post, og til stedfortrederen hvis den ansvarlige er borte.
• Forespørsler om grunnlag. Før en rapport ber den hver person som har grunnlagsdata, om tallene sine, legger ved fjorårets versjon som referanse og følger opp.
• Sammenstilling. Den samler svarene i én mappe og lager et utkast til et sammendrag eller en tallpakke i Excel eller Word, og noterer alt som mangler eller avviker fra i fjor.
• Status. Du kan spørre i Teams «hva forfaller de neste 90 dagene, og hva venter vi på?» og få en tydelig liste.
• Avslutning. Etter innleveringen arkiverer den kvitteringen og flytter datoen ett år fram.

Hendelsesutløste plikter fungerer annerledes: kalenderen kan ikke minne deg på en hendelse før den skjer. For dem, se hendelsesrapportering, der poenget er å få en person raskt i kontakt med myndigheten, ikke å vente på et utkast.

Hva som blir hos en person

• Hvilke forpliktelser som gjelder. Kalenderen er bare så god som listen bak den, og den listen krever noen som kjenner lisensene og driften din.
• Tallene. AI-en kan sammenstille og sammenligne; den ansvarlige personen kontrollerer tallene og metoden.
• Signering og innlevering. Erklæringer og innsendinger gjøres av en person, i myndighetens egen portal eller kanal.
• Sene eller oversittede frister. Hvis en frist ikke kan overholdes, er det din beslutning å ta kontakt med myndigheten.

Før du begynner

The Everything kjører i Microsoft 365-leietakeren din (tenant) med strengt avgrensede tillatelser, men dataene dine forlater leietakeren for AI-behandling. Personvernerklæringen oppgir Microsoft (Azure OpenAI) og OpenAI som AI-leverandører og sier at leverandørene kan behandle informasjon utenfor landet ditt. Det offentlige nettstedet hevder ingen sertifisering som SOC 2 eller ISO 27001, og det oppgir ikke hvilket land tjenesten driftes i.

Rapporteringsgrunnlag kan være forretningssensitivt (energi- og produksjonsdata) eller personlig (skadelogger). Sjekk pliktene dine knyttet til personvern og oppbevaring før du kobler det til. La innloggingene til myndighetenes portaler bli hos de personene som leverer; AI-en trenger dem ikke for å sende påminnelser eller lage utkast til rapporter.

Spørsmål folk stiller