Hendelsesrapportering: AI-en lager utkast, en person varsler

Varslingsreglene, etter jurisdiksjon

Hva som regnes som meldepliktig, har egne definisjoner, og de australske delstatene og territoriene har egne tilsynsmyndigheter og har innført modellregelverket hver for seg. Les veiledningen fra myndigheten din; denne siden erstatter den ikke.

Hendelser skaper også dokumentasjon. I USA fører arbeidsgivere med mer enn 10 ansatte OSHA Forms 300, 300A og 301 (OSHAs skjemaer for registrering av arbeidsskader og arbeidsrelatert sykdom), og noen bransjer er unntatt. I australsk byggebransje sier Safe Work Australia at den aktuelle risikovurderingen, WHS-planen og safe work method statements (SWMS, beskrivelser av sikre arbeidsmetoder) skal oppbevares «i to år etter hendelsen».

Et brudd på datasikkerheten er en annen type hendelse. I Australia krever ordningen Notifiable Data Breaches (meldeplikt ved brudd på personopplysningssikkerheten) at organisasjoner som omfattes av den, varsler berørte personer og OAIC (den australske informasjons- og personvernmyndigheten) når et brudd sannsynligvis vil føre til alvorlig skade. Den samme regelen gjelder: en person vurderer og varsler.

Den første timen: hold AI-en utenfor den kritiske veien

«Umiddelbart» og «på raskest mulige måte» betyr en telefonsamtale eller myndighetens egen kanal, gjennomført av en person så snart vedkommende blir kjent med hendelsen. Ingen skal vente på et utkast fra AI-en før de varsler. Et fornuftig oppsett:

• Hendelsesprosedyren din angir hvem som varsler og hvordan, og den prosedyren er ikke avhengig av at noen programvare er tilgjengelig.
• AI-en kan hjelpe noen med å finne prosedyren og myndighetens kontaktinformasjon raskt når den blir spurt i Teams eller via SMS.
• Mens personen varsler, kan andre gi AI-en fakta etter hvert som de kommer inn: hva som skjedde, når, hvor, hvem og hva som ble gjort. Den fører et tidsstemplet notat over hva den har fått vite.
• Hvis myndigheten ber om skriftlig oppfølging, lager AI-en et utkast ut fra notatene, som den ansvarlige personen kontrollerer.

Etter varselet: rapporter, registre og tiltak

Det meste av hendelsesadministrasjonen skjer i dagene og ukene etterpå. Det er her en AI-medarbeider i Microsoft 365 gjør nytte for seg:

• Utkast til hendelsesrapport. Bygget ut fra notatene, bildene og forklaringene du gir den, i din egen mal i Word.
• Registeroppføring. En foreslått oppføring i hendelsesregisteret ditt (Excel eller en SharePoint-liste) som du godkjenner.
• Sikring av dokumentasjon. En påminnelse om å ta vare på dokumentene som er knyttet til hendelsen, som SWMS, risikovurderingen og WHS-planen for et byggeprosjekt, arkivert samlet og ikke overskrevet.
• Oppfølging av granskingen. Forespørsler til vitner og arbeidsledere om forklaringer, med påminnelser til de kommer.
• Korrigerende tiltak. En liste med ansvarlige og frister, påminnelser når fristene nærmer seg, og et notat til risiko- og fareregistrene der tiltakene endres.
• Årlige logger. For arbeidsgivere i USA som fører OSHA-logger, inngår årets oppføringer i sammendraget og den elektroniske innsendingen i rapporteringskalenderen din.

The Everything spør før noe viktig sendes ut, så ingenting sendes til en myndighet, et forsikringsselskap eller et familiemedlem uten at en person godkjenner det.

Hva som blir hos en person

• Førstehjelp, beredskap og å gjøre stedet trygt. Alltid først.
• Å avgjøre om hendelsen er meldepliktig. AI-en kan vise definisjonene du har lagret; beslutningen er din.
• Å sende varselet. På telefon eller via myndighetens kanal, av den personen prosedyren din utpeker.
• Hva rapporten sier. Utkastet er et utgangspunkt. Den ansvarlige personen bekrefter fakta og signerer.
• Å snakke med den skadde arbeidstakeren og familien. Det er aldri en jobb for en AI.

Før du begynner

The Everything kjører i Microsoft 365-leietakeren din (tenant) med strengt avgrensede tillatelser, men dataene dine forlater leietakeren for AI-behandling. Personvernerklæringen oppgir Microsoft (Azure OpenAI) og OpenAI som AI-leverandører og sier at leverandørene kan behandle informasjon utenfor landet ditt. Det offentlige nettstedet hevder ingen sertifisering som SOC 2 eller ISO 27001, og det oppgir ikke hvilket land tjenesten driftes i.

Hendelsesdokumentasjon inneholder ofte helseopplysninger og opplysninger om skadde personer, noe av det mest sensitive en virksomhet har. Sjekk pliktene dine knyttet til personvern, yrkesskadeerstatning og oppbevaring før du gir et AI-verktøy tilgang til den, og begrens tilgangen til de mappene og listene det trenger.

Spørsmål folk stiller