Incidentrapportering: AI:n skriver utkast, en person anmäler

Anmälningsreglerna, per jurisdiktion

Vad som räknas som anmälningspliktigt har egna definitioner, och Australiens delstater och territorier har egna myndigheter och har infört modellagarna var för sig. Läs din myndighets vägledning; den här sidan ersätter den inte.

Incidenter ger också upphov till dokumentation. I USA för arbetsgivare med fler än 10 anställda OSHA Forms 300, 300A och 301 (blanketter för registrering av arbetsskador och arbetssjukdomar), med undantag för vissa branscher. För australiskt byggande anger Safe Work Australia att den aktuella riskbedömningen, WHS-planen och safe work method statements (SWMS, arbetsbeskrivningar för säkert arbete) sparas ”i två år efter incidenten”.

Ett dataintrång är en annan sorts incident. I Australien kräver Notifiable Data Breaches-systemet (anmälningsplikt vid dataintrång) att de organisationer som omfattas underrättar berörda personer och OAIC (Australiens integritetsmyndighet) när ett intrång sannolikt leder till allvarlig skada. Samma regel gäller: en person bedömer och anmäler.

Den första timmen: håll AI:n utanför den kritiska vägen

”Omedelbart” och ”på snabbast möjliga sätt” betyder ett telefonsamtal eller myndighetens egen kanal, av en person, så snart personen fått kännedom. Ingen ska vänta på ett utkast från AI:n innan anmälan görs. Ett förnuftigt upplägg:

• Er incidentrutin anger vem som anmäler och hur, och den rutinen är inte beroende av att någon programvara är tillgänglig.
• AI:n kan hjälpa någon att snabbt hitta rutinen och myndighetens kontaktuppgifter när den tillfrågas i Teams eller via sms.
• Medan personen anmäler kan andra ge AI:n fakta efter hand som de kommer in: vad som hände, när, var, vem, vad som gjordes. Den för en tidsstämplad anteckning om vad den har fått veta.
• Om myndigheten begär skriftlig uppföljning skriver AI:n ett utkast utifrån de anteckningarna som den ansvariga personen kontrollerar.

Efter anmälan: rapporter, register och åtgärder

Det mesta av incidentadministrationen sker dagarna och veckorna efteråt. Det är här en AI-medarbetare i Microsoft 365 gör verklig nytta:

• Utkast till incidentrapport. Byggt på de anteckningar, foton och vittnesmål du ger den, i din egen mall i Word.
• Registerpost. En föreslagen post i ert incidentregister (Excel eller en SharePoint-lista) för ditt godkännande.
• Bevarande av dokumentation. En påminnelse om att hålla ihop de dokument som hör till incidenten, till exempel SWMS, riskbedömning och WHS-plan för ett byggprojekt, arkiverade tillsammans och inte överskrivna.
• Uppföljning av utredningen. Förfrågningar till vittnen och arbetsledare om redogörelser, med påminnelser tills de kommer in.
• Korrigerande åtgärder. En lista med ansvariga och förfallodatum, påminnelser när datumen närmar sig och en notering till risk- och riskkälleregistren där åtgärder ändras.
• Årsloggar. För arbetsgivare i USA som för OSHA-loggar matar årets poster sammanställningen och den elektroniska inlämningen i din rapporteringskalender.

The Everything frågar innan något viktigt skickas iväg, så inget går till en myndighet, ett försäkringsbolag eller en anhörig utan att en person har godkänt det.

Det som stannar hos en människa

• Första hjälpen, räddningsinsatser och att göra platsen säker. Alltid först.
• Att avgöra om det är anmälningspliktigt. AI:n kan visa de definitioner du har sparat; beslutet är ditt.
• Att göra anmälan. Per telefon eller via myndighetens kanal, av den person som er rutin anger.
• Vad rapporten säger. Utkastet är en utgångspunkt. Den ansvariga personen bekräftar fakta och skriver under.
• Att tala med den skadade medarbetaren och de anhöriga. Det är aldrig en uppgift för en AI.

Innan du börjar

The Everything körs i din Microsoft 365-klientorganisation (tenant) med snävt avgränsade behörigheter, men dina data lämnar klientorganisationen för AI-bearbetning. Integritetspolicyn anger Microsoft (Azure OpenAI) och OpenAI som AI-leverantörer och att leverantörerna kan behandla information utanför ditt land. Den offentliga webbplatsen gör inte anspråk på någon certifiering som SOC 2 eller ISO 27001 (standarder för informationssäkerhet), och den anger inte i vilket land tjänsten driftas.

Incidentdokumentation innehåller ofta hälsouppgifter och uppgifter om skadade personer, vilket hör till de mest känsliga uppgifter ett företag har. Kontrollera dina skyldigheter kring integritet, arbetsskadeförsäkring och arkivering innan du ger något AI-verktyg åtkomst till dem, och begränsa åtkomsten till de mappar och listor det behöver.

Vanliga frågor