Vaaratilanneilmoitukset: tekoäly luonnostelee, ihminen ilmoittaa

Ilmoitussäännöt lainkäyttöalueittain

Sille, mikä on ilmoitettavaa, on omat määritelmänsä, ja Australian osavaltioilla ja territorioilla on omat viranomaisensa ja oma tapansa ottaa mallilainsäädäntö käyttöön. Lue viranomaisesi ohjeet; tämä sivu ei korvaa niitä.

Vaaratilanteista syntyy myös tallenteita. Yhdysvalloissa työnantajat, joilla on yli 10 työntekijää, pitävät OSHA Forms 300-, 300A- ja 301-lomakkeita (työtapaturmien ja -sairauksien kirjanpitolomakkeet), ja jotkin toimialat on vapautettu. Australian rakennusalalla Safe Work Australian mukaan asiaan liittyvä riskinarviointi, WHS-suunnitelma ja safe work method statements (SWMS, turvallisen työn menetelmäkuvaukset) säilytetään ”kahden vuoden ajan vaaratilanteen jälkeen”.

Tietoturvaloukkaus on erilainen vaaratilanne. Australiassa Notifiable Data Breaches -järjestelmä (ilmoitettavia tietoturvaloukkauksia koskeva järjestelmä) velvoittaa sen piiriin kuuluvat organisaatiot ilmoittamaan asianosaisille henkilöille ja OAIC:lle (Australian tietosuojaviranomainen), kun loukkaus todennäköisesti aiheuttaa vakavaa haittaa. Sama sääntö pätee: ihminen arvioi ja ilmoittaa.

Ensimmäinen tunti: pidä tekoäly pois kriittiseltä polulta

”Välittömästi” ja ”nopeinta mahdollista tapaa käyttäen” tarkoittavat puhelua tai viranomaisen omaa kanavaa, jonka ihminen käyttää heti saatuaan tiedon. Kenenkään ei pidä odottaa tekoälyn luonnosta ennen ilmoittamista. Järkevä järjestely:

• Vaaratilannemenettelysi nimeää, kuka ilmoittaa ja miten, eikä menettely riipu minkään ohjelmiston saatavuudesta.
• Tekoäly voi auttaa jotakuta löytämään menettelyohjeen ja viranomaisen yhteystiedot nopeasti, kun sitä pyydetään Teamsissa tai tekstiviestillä.
• Kun ihminen ilmoittaa, muut voivat antaa tekoälylle tosiasiat sitä mukaa kuin niitä tulee: mitä tapahtui, milloin, missä, kenelle ja mitä tehtiin. Se pitää aikaleimattua muistiinpanoa siitä, mitä sille kerrottiin.
• Jos viranomainen pyytää kirjallista jatkoselvitystä, tekoäly luonnostelee sen näiden muistiinpanojen pohjalta vastuuhenkilön tarkistettavaksi.

Ilmoituksen jälkeen: raportit, rekisterit ja toimenpiteet

Suurin osa vaaratilanteisiin liittyvästä hallinnosta tapahtuu seuraavina päivinä ja viikkoina. Tässä Microsoft 365:n tekoälytyöntekijä ansaitsee paikkansa:

• Vaaratilanneraportin luonnos. Koottu antamistasi muistiinpanoista, valokuvista ja lausunnoista omaan Word-pohjaasi.
• Rekisterimerkintä. Ehdotettu merkintä vaaratilannerekisteriisi (Excel tai SharePoint Lists -luettelo) hyväksyttäväksesi.
• Tallenteiden säilyttäminen. Muistutus säilyttää vaaratilanteeseen liittyvät asiakirjat, kuten rakennusurakan SWMS, riskinarviointi ja WHS-suunnitelma, yhdessä arkistoituina ja korvaamatta niitä.
• Tutkinnan jatkotoimet. Lausuntopyynnöt silminnäkijöille ja esihenkilöille sekä muistutukset, kunnes lausunnot saapuvat.
• Korjaavat toimenpiteet. Luettelo omistajineen ja määräpäivineen, muistutukset päivien lähestyessä ja merkintä riski- ja vaararekistereihin, kun hallintakeinot muuttuvat.
• Vuosilokit. Yhdysvaltalaisilla työnantajilla, jotka pitävät OSHA-lokeja, vuoden merkinnät syöttävät yhteenvetoa ja sähköistä toimitusta raportointikalenterissasi.

The Everything kysyy ennen kuin mitään tärkeää lähtee eteenpäin, joten mitään ei lähetetä viranomaiselle, vakuutusyhtiölle tai omaisille ilman ihmisen hyväksyntää.

Mikä jää ihmiselle

• Ensiapu, hätätoiminta ja työmaan turvaaminen. Aina ensin.
• Sen päättäminen, onko tilanne ilmoitettava. Tekoäly voi näyttää tallentamasi määritelmät; päätös on sinun.
• Ilmoituksen tekeminen. Puhelimitse tai viranomaisen kanavaa käyttäen, menettelysi nimeämän henkilön toimesta.
• Mitä raportissa sanotaan. Luonnos on lähtökohta. Vastuuhenkilö vahvistaa tosiasiat ja allekirjoittaa.
• Keskustelu loukkaantuneen työntekijän ja hänen omaistensa kanssa. Se ei ole koskaan tekoälyn tehtävä.

Ennen kuin aloitat

The Everything toimii Microsoft 365 -vuokraajassasi (tenant) tarkasti rajatuin käyttöoikeuksin, mutta tietosi lähtevät vuokraajan ulkopuolelle tekoälykäsittelyä varten. Sen tietosuojakäytäntö nimeää tekoälypalvelujen tarjoajiksi Microsoftin (Azure OpenAI) ja OpenAI:n ja kertoo, että palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja maasi ulkopuolella. Julkisella verkkosivustolla ei väitetä minkäänlaista sertifiointia, kuten SOC 2 tai ISO 27001 (tietoturvastandardeja), eikä siinä mainita, missä maassa palvelua ylläpidetään.

Vaaratilannetallenteissa on usein terveystietoja ja tietoja loukkaantuneista ihmisistä, ja ne kuuluvat yrityksen arkaluonteisimpiin tietoihin. Tarkista tietosuoja-, työtapaturmakorvaus- ja arkistointivelvoitteesi ennen kuin annat millekään tekoälytyökalulle pääsyn niihin, ja rajaa pääsy niihin kansioihin ja luetteloihin, joita se tarvitsee.

Usein kysyttyä