Tenir les registres de conformité à jour
Dernière vérification 2026-11-13
La plupart des entreprises tiennent leurs registres dans des classeurs Excel ou des listes SharePoint. Le plus difficile n'est pas de les créer, mais de faire revoir des centaines d'entrées par les personnes qui en sont responsables.
Les registres que tiennent la plupart des entreprises réglementées
Les registres dont vous avez besoin dépendent de votre secteur, de votre juridiction et de tout système de management pour lequel vous êtes certifié. Voici les plus courants :
| Registre | Contenu habituel | Ce qui le rend obsolète |
|---|---|---|
| Registre des risques | Risques, cotations, mesures de maîtrise, responsables, dates de revue | Les mesures changent sur le terrain mais le registre n'est pas mis à jour ; les revues dépassent leur échéance |
| Registre de veille réglementaire | Lois, règlements, licences, permis et prescriptions qui vous concernent, et la manière dont vous vous y conformez | Les obligations nouvelles ou modifiées n'y sont jamais ajoutées ; les prescriptions des licences dorment dans un PDF que personne ne relit |
| Registre des dangers | Dangers signalés, emplacement, mesures prises, statut | Les dangers sont corrigés mais jamais clôturés, ou signalés oralement et jamais consignés |
| Registre des produits chimiques | Produits détenus, emplacement, quantités, fiches de données de sécurité | De nouveaux produits arrivent sans y être ajoutés ; les fiches de données de sécurité deviennent obsolètes |
| Registre des équipements | Équipements, numéros de série, dates d'inspection et d'entretien, immatriculation lorsqu'elle est exigée | Les dates d'inspection passent, des équipements sont vendus ou déplacés sans mise à jour |
| Registre des sous-traitants | Sous-traitants, assurances, licences, accueils sécurité, statut d'agrément | Les attestations d'assurance expirent entre deux chantiers ; personne ne demande le renouvellement |
Ce site ne vous dit pas quels registres la loi vous impose. Cela dépend de votre juridiction et de votre activité, et il vaut la peine de le vérifier dans les guides de votre autorité de contrôle ou auprès d'un conseiller.
Pourquoi les registres deviennent obsolètes
Les registres échouent rarement parce qu'ils sont mal conçus. Ils échouent parce que leur tenue n'est la tâche principale de personne. Le schéma typique est le suivant :
- Une personne a créé le registre et en est toujours « propriétaire », mais les informations qu'il contient appartiennent à dix autres personnes.
- Les dates de revue figurent dans une colonne que personne ne filtre.
- Les mises à jour arrivent par e-mail ou lors d'une conversation sur le terrain et n'atteignent jamais le registre.
- Les documents des sous-traitants sont reçus lors du premier engagement, puis personne ne les redemande.
- Le registre fait l'objet d'un grand nettoyage la semaine précédant un audit, puis dérive à nouveau.
Chacun de ces cas est un problème de suivi, et le suivi est exactement le type de tâche administrative qu'un collaborateur IA peut prendre en charge.
Comment un collaborateur IA les tient à jour
The Everything travaille avec les registres là où ils se trouvent déjà, dans des classeurs Excel et des listes SharePoint : il n'y a donc rien à migrer. Routines types :
Dates de revue
Il vérifie les dates de revue de chaque registre et, lorsqu'une entrée arrive à échéance, écrit au responsable dans Teams ou par e-mail avec l'entrée actuelle et une question simple : est-ce toujours exact, et sinon, qu'est-ce qui a changé ? Il consigne la réponse et la date dans l'entrée, ou vous propose la mise à jour pour approbation.
Saisir les changements au fil de l'eau
Lorsque quelqu'un mentionne dans Teams qu'un nouveau produit chimique est arrivé ou qu'un protecteur a été remplacé, vous pouvez demander à l'IA de rédiger la modification du registre. Vous voyez la modification proposée avant qu'elle ne soit effectuée.
Assurances et licences des sous-traitants
Il lit les dates d'expiration sur les attestations que vous détenez et signale tout ce qui a expiré ou va bientôt expirer. Signaler les sous-traitants dont l'assurance a expiré fait déjà partie de son travail sur les devis. Il peut écrire au sous-traitant pour lui demander une attestation en cours de validité et classer la réponse dans le bon dossier.
Un point régulier
Il peut envoyer au responsable du registre une note hebdomadaire ou mensuelle listant les revues en retard, les dangers non clôturés et les documents arrivant à échéance, pour que le nettoyage se fasse en continu plutôt que la semaine précédant un audit. Ces mêmes registres alimentent ensuite vos preuves d'audit et vos dossiers de formation.
Ce qui reste à une personne
Le contenu d'un registre est un ensemble de décisions, et ces décisions appartiennent à des personnes :
- Cotations de risque et mesures de maîtrise. L'IA peut montrer l'entrée actuelle et la dernière revue. Savoir si le risque est acceptable relève du jugement de la personne responsable.
- Ce qui figure au registre de veille réglementaire. Décider quelles lois et prescriptions s'appliquent exige quelqu'un qui comprend vos activités, et souvent un conseiller.
- Clôturer les dangers. Un danger est clôturé lorsque quelqu'un a vérifié la correction, pas lorsqu'un e-mail affirme que c'est fait.
- Agrément des sous-traitants. C'est à vous de décider si un sous-traitant dont l'attestation a expiré peut continuer à travailler. L'IA le signale et s'arrête là.
Avant de commencer
The Everything fonctionne au sein de votre locataire (tenant) Microsoft 365 avec des autorisations strictement limitées, mais vos données quittent bien le locataire pour le traitement par IA. Sa politique de confidentialité désigne Microsoft (Azure OpenAI) et OpenAI comme fournisseurs d'IA et indique que les fournisseurs peuvent traiter des informations hors de votre pays. Le site public ne revendique aucune certification telle que SOC 2 ou ISO 27001 et n'indique pas de pays d'hébergement.
Les registres peuvent contenir des noms, des informations de santé (par exemple dans un signalement de danger) et des informations commerciales sur des sous-traitants. Avant de les connecter, vérifiez vos propres obligations en matière de confidentialité et de conservation des documents, et décidez quelles listes et quels dossiers l'IA doit utiliser. Gardez le registre lui-même comme système de référence ; l'IA le met à jour avec votre accord et ne conserve pas de copie distincte comme version officielle.
Questions fréquentes
Dois-je transférer mes registres dans un nouveau système ?
Non. The Everything travaille avec des classeurs Excel et des listes SharePoint dans votre locataire Microsoft 365. Les registres restent où ils sont.
L'IA peut-elle mettre à jour un registre toute seule ?
Elle peut rédiger la modification et, avec votre accord, l'effectuer. The Everything demande votre accord avant tout envoi important, et vous pouvez fixer des règles sur les types de mises à jour qui nécessitent une validation.
Peut-elle me dire quels registres je suis légalement tenu de tenir ?
Non. Cela dépend de votre juridiction, de votre secteur et de votre activité. Référez-vous aux guides de votre autorité de contrôle ou à un conseiller. L'IA vous aide à tenir les registres une fois que vous avez décidé lesquels.
Comment sait-elle que l'assurance d'un sous-traitant a expiré ?
Elle lit les dates d'expiration sur les attestations et documents que vous détenez. Si vous n'avez pas d'attestation en cours de validité, elle signale le manque et peut en demander une au sous-traitant.
Que se passe-t-il si le responsable d'un registre ignore les rappels ?
L'IA relance, puis vous indique qui n'a pas répondu. L'escalade, c'est vous qui en décidez ; elle ne passe pas outre le responsable.
Essayez-le sur votre propre année de conformité
The Everything est un collaborateur IA qui travaille dans Microsoft Teams, avec les registres, documents et boîtes aux lettres que vous avez déjà dans Microsoft 365. Il demande votre accord avant tout envoi important. $400 AUD/mois + GST (taxe australienne sur les biens et services) par entreprise, membres de l'équipe illimités, avec un essai gratuit de 14 jours sans carte bancaire.
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