Hold compliance-registre opdaterede

De registre, de fleste regulerede virksomheder fører

Hvilke registre du har brug for, afhænger af din branche, din jurisdiktion og et eventuelt ledelsessystem, du er certificeret efter. Disse er de almindelige:

Dette websted fortæller dig ikke, hvilke registre loven kræver af dig. Det afhænger af din jurisdiktion og dit arbejde, og det er værd at tjekke din myndigheds vejledning eller spørge en rådgiver.

Hvorfor registre bliver forældede

Registre svigter sjældent, fordi de var dårligt designet. De svigter, fordi vedligeholdelsen ikke er nogens hovedopgave. Det typiske mønster ser sådan ud:

• Én person byggede registret og »ejer« det stadig, men oplysningerne i det tilhører ti andre personer.
• Revisionsdatoerne står i en kolonne, som ingen filtrerer på.
• Opdateringer kommer via e-mail eller en samtale på stedet og når aldrig frem til registret.
• Underleverandørens dokumenter kommer ind, når underleverandøren første gang bliver engageret, og derefter spørger ingen igen.
• Registret får en stor oprydning ugen før en audit og glider så igen.

Hvert af disse er et opfølgningsproblem, og opfølgning er præcis den slags administration, en AI-medarbejder kan bære.

Sådan holder en AI-medarbejder dem opdaterede

The Everything arbejder med registrene der, hvor de allerede ligger, i Excel-projektmapper og SharePoint-lister, så der er intet at migrere. Typiske rutiner:

Revisionsdatoer

Den kontrollerer revisionsdatoerne i hvert register, og når en post forfalder, skriver den til ejeren i Teams eller via e-mail med den aktuelle post og et enkelt spørgsmål: er det stadig rigtigt, og hvis ikke, hvad er ændret? Den registrerer svaret og datoen ved posten eller foreslår opdateringen, så du kan godkende den.

Ændringer fanget, mens de sker

Når nogen nævner i Teams, at et nyt kemikalie er ankommet, eller at en afskærmning er udskiftet, kan du bede AI'en om at lave et udkast til registerændringen. Du ser den foreslåede rettelse, før den bliver foretaget.

Underleverandørers forsikringer og licenser

Den læser udløbsdatoer fra de beviser, du har, og markerer alt, der er udløbet eller snart udløber. At markere underleverandører med udløbet forsikring er allerede en del af dens tilbudsarbejde. Den kan sende en e-mail til underleverandøren med anmodning om et gældende bevis og arkivere svaret i den rigtige mappe.

En fast oversigt

Den kan sende en ugentlig eller månedlig besked til registerejeren med forsinkede gennemgange, åbne farer og dokumenter, der udløber, så oprydningen sker løbende i stedet for ugen før en audit. De samme registreringer indgår derefter i din auditdokumentation og din uddannelsesdokumentation.

Hvad der forbliver hos en person

Indholdet af et register er en række beslutninger, og de tilhører mennesker:

• Risikovurderinger og kontrolforanstaltninger. AI'en kan vise den aktuelle post og den seneste gennemgang. Om risikoen er acceptabel, er en vurdering for den ansvarlige person.
• Hvad der kommer på lovregistret. At afgøre, hvilke love og vilkår der gælder, kræver en person, der forstår din drift, og ofte en rådgiver.
• Lukning af farer. En fare er lukket, når nogen har kontrolleret udbedringen, ikke når en e-mail siger, at det er gjort.
• Godkendelse af underleverandører. Om en underleverandør med et udløbet bevis må fortsætte arbejdet, er din beslutning. AI'en markerer det og stopper der.

Før du begynder

The Everything kører i din Microsoft 365-tenant (din organisations Microsoft-miljø) med snævert afgrænsede tilladelser, men dine data forlader tenanten til AI-behandling. Privatlivspolitikken nævner Microsoft (Azure OpenAI) og OpenAI som AI-udbydere og oplyser, at udbyderne kan behandle oplysninger uden for dit land. Det offentlige websted påberåber sig ikke nogen certificering som SOC 2 eller ISO 27001 og nævner ikke, i hvilket land data hostes.

Registre kan indeholde navne, helbredsoplysninger (for eksempel i en farerapport) og forretningsoplysninger om underleverandører. Før du kobler dem til, så kontrollér dine egne forpligtelser vedrørende privatliv og opbevaring, og beslut, hvilke lister og mapper AI'en skal bruge. Behold selve registret som dit autoritative system; AI'en opdaterer det med din godkendelse og fører ikke en separat kopi som den officielle version.

Ofte stillede spørgsmål