Das Compliance-Jahr automatisieren, ohne die Entscheidungen abzugeben
Zuletzt geprüft 2026-11-13
Diese Website handelt von der laufenden Compliance-Arbeit, also den Aufgaben, die jede Woche, jedes Quartal und jedes Jahr wiederkehren. Sie erklärt, was ein KI-Mitarbeiter Ihnen abnehmen kann und wo ein Mensch die Verantwortung behalten muss.
Was im Compliance-Jahr wiederkehrt
Eine Genehmigung oder Zulassung zu erhalten ist ein Projekt. Danach compliant zu bleiben ist Routine, und in der Routine rutschen Dinge durch. Ein Register bleibt sechs Monate ohne Überprüfung. Die Versicherung eines Auftragnehmers läuft ab, und niemand merkt es. Ein Meldetermin kommt, während die Person, die davon wusste, im Urlaub ist. Keiner dieser Fehler entsteht, weil die Regeln unbekannt wären. Sie entstehen, weil zu viele kleine, terminierte Aufgaben auf zu viele Personen verteilt sind.
Bei den meisten regulierten Unternehmen fällt die wiederkehrende Arbeit in sechs Gruppen:
Register
Risikoregister, Rechtskataster, Gefährdungs-, Gefahrstoff-, Anlagen- und Auftragnehmerverzeichnisse, die regelmäßig überprüft werden müssen und für jeden Eintrag eine verantwortliche Person brauchen.
Auditnachweise
Aufzeichnungen, die für interne Audits und Zertifizierungsaudits zusammengetragen und so abgelegt werden, dass ein Auditor ihnen folgen kann.
Meldetermine
Feste jährliche Fristen, etwa der australische Meldetermin für NGER (das nationale australische Melderegime für Treibhausgase und Energie), sowie ereignisabhängige Fristen, die zu laufen beginnen, wenn etwas passiert.
Vorfälle
Meldung, Vorfallregister, Untersuchung und Korrekturmaßnahmen.
Dokumentenlenkung
Versionen, Prüftermine, Freigaben und die Sicherheit, dass die richtigen Personen die aktuelle Verfahrensanweisung gelesen haben.
Schulungsnachweise
Befähigungsnachweise, Lizenzen, Einweisungen und die zugehörigen Ablaufdaten.
Wenn Sie Unterstützung brauchen, um eine Genehmigung überhaupt erst zu bekommen, etwa bei einer Überweisung an eine Behörde, einem Lizenzantrag oder einer Genehmigung, besuchen Sie unsere Schwester-Website regulatoryapprovalautomation.com. Diese Website behandelt, was danach kommt.
Was sich automatisieren lässt und was bei einem Menschen bleibt
Die sinnvolle Trennlinie verläuft zwischen Verwaltung und Urteilsvermögen. Verwaltung heißt finden, sortieren, erinnern, nachhaken und entwerfen. Urteilsvermögen heißt entscheiden, was etwas bedeutet, und mit dem eigenen Namen dafür einstehen. Ein KI-Mitarbeiter ist gut im Ersten und sollte das Zweite nicht tun.
| Wiederkehrende Aufgabe | Was ein KI-Mitarbeiter tun kann | Was bei einem Menschen bleibt |
|---|---|---|
| Registerüberprüfungen | Prüftermine verfolgen, jede verantwortliche Person bitten, ihre Einträge zu bestätigen oder zu aktualisieren, und die Antworten festhalten | Risiken bewerten, Maßnahmen wählen, Restrisiken akzeptieren |
| Auditnachweise | Angeforderte Aufzeichnungen aus SharePoint und OneDrive in einem Auditordner sammeln, Fehlendes auflisten, bei den Verantwortlichen nachhaken | Entscheiden, ob Nachweise ausreichen, dem Auditor antworten, auf Feststellungen reagieren |
| Meldefristen | Den Kalender führen, frühzeitig erinnern, die Ausgangsdaten sammeln, das Zahlenpaket entwerfen | Zahlen prüfen, freigeben, bei der Behörde einreichen |
| Vorfälle | Vorfallbericht und Meldetext aus den vorliegenden Fakten entwerfen, das Register aktualisieren, Korrekturmaßnahmen verfolgen | Entscheiden, ob ein Vorfall meldepflichtig ist, und ihn der Behörde melden |
| Dokumentenlenkung | Dokumente mit überschrittenem Prüftermin markieren, Entwürfe zur Freigabe weiterleiten, Lesebestätigungen einfordern | Inhalte freigeben und eine neue Version in Kraft setzen |
| Schulungen und Lizenzen | Auslaufende Befähigungsnachweise, Lizenzen und Versicherungen markieren, die Beschäftigten und ihre Vorgesetzten erinnern | Entscheiden, wer die Arbeit ausführen darf, und die Arbeit stoppen, wenn etwas abgelaufen ist |
Wie ein KI-Mitarbeiter in Microsoft 365 das umsetzt
The Everything, entwickelt von SG1 Consulting (dem Herausgeber dieser Website), ist ein KI-Mitarbeiter, der in Microsoft Teams arbeitet. Er nutzt die Werkzeuge, die ein Microsoft-365-Unternehmen bereits verwendet: Outlook und freigegebene Postfächer, den Outlook-Kalender, SharePoint und OneDrive, SharePoint-Listen, Excel, Word, To Do und Planner. Sie sprechen mit ihm in Teams oder per SMS von Ihrem Telefon.
Für die Compliance-Arbeit bedeutet das:
- Erinnerungen aus einem Meldekalender. Er arbeitet mit den Terminen, die Sie ihm geben, und erinnert die richtige verantwortliche Person mit genug Vorlauf, um zu handeln.
- Nachweise bei den Verantwortlichen einfordern. Er bittet Personen per E-Mail oder Teams um die benötigte Aufzeichnung, hakt nach und sagt Ihnen, wer nicht geantwortet hat.
- Nachweise zusammenstellen. Er findet Dateien in SharePoint und OneDrive und sammelt sie mit einem Index in einem Auditordner.
- Entwerfen. Er entwirft Vorfallmeldungen, Berichte und Registeraktualisierungen, die eine verantwortliche Person prüft, freigibt und einreicht.
- Abläufe markieren. Er markiert abgelaufene Lizenzen, Befähigungsnachweise und Versicherungen. Bei der Angebotserstellung markiert er bereits Nachunternehmer mit abgelaufener Versicherung.
- Ihre Regeln behalten. Regeln, die Sie festlegen, etwa „warne mich 60 Tage vor jeder Anlagenprüfung“, gelten über Gespräche hinweg.
Bevor etwas Wichtiges hinausgeht, fragt er nach, und wenn etwas nicht stimmt, hält er an und zeigt Ihnen, was seiner Ansicht nach falsch ist. Er ist kein spezielles EHS- oder QHSE-System (Software für Umwelt-, Gesundheits- und Arbeitsschutz bzw. zusätzlich Qualität). Er arbeitet mit den Registern und Dokumenten, die Sie bereits in Microsoft 365 führen, statt sie durch eine neue Datenbank zu ersetzen.
Was bei einem Menschen bleibt
Behörden haben es mit Menschen und Organisationen zu tun, nicht mit Software. Hinter jeder Pflicht auf dieser Website steht eine verantwortliche Person, sei es die Inhaberin oder der Inhaber, eine Führungskraft, eine WHS-Verantwortliche (Arbeitsschutz nach australischem Recht) oder wer auch immer in Ihren Systemen benannt ist. Diese Person:
- entscheidet, ob ein Vorfall, ein Verstoß oder ein Ereignis meldepflichtig ist;
- erstattet die Meldung oder reicht den Bericht ein, über den Kanal, den die Behörde vorschreibt;
- gibt gelenkte Dokumente frei und akzeptiert Risikobewertungen;
- unterschreibt Erklärungen und beantwortet Fragen von Auditoren und Aufsichtspersonen;
- entscheidet, was zu tun ist, wenn eine Aufzeichnung fehlt oder eine Lizenz abgelaufen ist.
Ein KI-Mitarbeiter sorgt dafür, dass Sie diese Entscheidungen schneller treffen können, weil Fakten, Dateien und Entwürfe schon beisammen sind. Er trifft sie nicht für Sie.
Bevor Sie anfangen
The Everything läuft in Ihrem Microsoft-365-Mandanten (Tenant) mit eng begrenzten Berechtigungen, aber Ihre Daten verlassen den Mandanten für die KI-Verarbeitung. Die Datenschutzerklärung nennt Microsoft (Azure OpenAI) und OpenAI als KI-Anbieter und weist darauf hin, dass Anbieter Informationen außerhalb Ihres Landes verarbeiten können. Die öffentliche Website nennt keine Zertifizierung wie SOC 2 oder ISO 27001 und kein Land, in dem gehostet wird.
Compliance-Aufzeichnungen enthalten oft personenbezogene Daten und Gesundheitsdaten. Prüfen Sie daher Ihre eigenen Pflichten zu Datenschutz, Datenverarbeitung und Aufbewahrung, bevor Sie ein KI-Werkzeug damit verbinden, und legen Sie fest, welche Websites, Listen und Postfächer es nutzen darf und welche nicht. The Everything kostet $400 AUD/Monat zzgl. GST pro Unternehmen bei unbegrenzt vielen Teammitgliedern und bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkarte. Wenn Sie kündigen, bleiben Ihre Dateien, wo sie immer waren: in Ihrem Microsoft-Konto.
Häufige Fragen
Ersetzt das ein EHS- oder QHSE-System?
Nein. The Everything ist ein allgemeiner KI-Mitarbeiter in Microsoft 365. Er arbeitet mit den Registern, Listen und Dokumenten, die Sie bereits in SharePoint, OneDrive und Excel führen. Wenn Sie ein spezielles Compliance-System nutzen, ersetzt die KI es nicht.
Reicht die KI Berichte für mich bei einer Behörde ein?
Nein. Sie entwirft, sammelt und erinnert. Eine verantwortliche Person prüft den Inhalt und erstattet die Meldung oder reicht ein. The Everything fragt nach, bevor etwas Wichtiges hinausgeht.
Welche Vorschriften werden abgedeckt?
Die Beispiele auf dieser Website stammen aus australischen Vorschriften (etwa der WHS-Vorfallmeldung und der NGER-Berichterstattung) und aus Vorschriften der Vereinigten Staaten (etwa den OSHA-Aufzeichnungspflichten). Es sind Beispiele, keine vollständige Liste. Prüfen Sie, welche Pflichten für Ihr Unternehmen gelten.
Worin unterscheidet sich das von regulatoryapprovalautomation.com?
Jene Website behandelt, wie man Genehmigungen, Zulassungen und Lizenzen überhaupt erst erhält. Diese behandelt die laufende Arbeit, compliant zu bleiben, sobald Sie sie haben.
Bleiben meine Daten in Microsoft 365?
Ihre Dateien bleiben in Ihrem Mandanten, aber Inhalte werden zur Verarbeitung an KI-Anbieter (Azure OpenAI und OpenAI) gesendet, was außerhalb Ihres Landes geschehen kann. Laut Datenschutzerklärung ist nicht gestattet, dass Kundeninhalte zum Training allgemeiner Modelle für andere Kunden verwendet werden.
Testen Sie es an Ihrem eigenen Compliance-Jahr
The Everything ist ein KI-Mitarbeiter, der in Microsoft Teams arbeitet und die Register, Dokumente und Postfächer nutzt, die Sie in Microsoft 365 bereits haben. Bevor etwas Wichtiges hinausgeht, fragt er nach. $400 AUD/Monat zzgl. GST (australische Waren- und Dienstleistungssteuer) pro Unternehmen, unbegrenzt viele Teammitglieder, mit 14 Tagen kostenloser Testphase und ohne Kreditkarte.
So funktioniert The Everything